Remote werken: zo maak je een effectief thuiswerkbeleid

Remote werken is sinds corona niet meer weg te denken, ook nu we terug naar kantoor kunnen. Wil je remote werken strategisch inzetten? Dan is het belangrijk om een duidelijk beleid te vormen dat zowel grenzen aangeeft als genoeg flexibiliteit creëert binnen je organisatie. Maar hoe begin je hieraan? Hieronder vind je de essentiële stappen die noodzakelijk zijn om een effectief thuiswerkbeleid te ontwikkelen.

Stap 1: onderzoek wat je werknemers willen

Sinds corona kwamen vele bedrijven tot de vaststelling dat remote werken binnen vele functies mogelijk is, vaak zelfs zonder negatieve effecten op de workflow. De impact op medewerkers vertoont echter geen eenduidig beeld. Sommige medewerkers vinden het heerlijk om ongestoord en comfortabel vanuit huis te kunnen werken; anderen missen de sociale interactie met collega’s, of hebben geen geschikte plek om ongestoord te werken. Dat maakt het lastig voor werkgevers om een effectief beleid voor remote werk in te voeren: er is immers geen ‘one size fits all’ aanpak mogelijk. Kijk daarom naar wat je medewerkers zelf willen en wat ze nodig hebben om optimaal te presteren. In een recent onderzoek bleek Nederland koploper te zijn op het vlak van respondenten die remote willen werken. En ook belangrijk: ze hebben hoge verwachtingen van werkgevers op het vlak van flexibiliteit en remote werk en zoeken vaker een baan met maatschappelijke waarde.

Stap 2: bepaal wat mogelijk is

Remote werk kan in veel gevallen, maar het is niet altijd wenselijk of haalbaar. Waar ligt de uiterste grens? Bepaal voor iedere afdeling en iedere positie in welke mate remote werken mogelijk is, en ook in welke mate je het wenselijk vindt. Is er een groot verschil tussen beide? Bestudeer waarom dat het geval is.

Heb je een goede reden om werknemers te verplichten naar kantoor te komen, of gaat het eerder om een veronderstelling die bij nader inzien onterecht is? Veel werkgevers hebben namelijk last van ‘proximity bias’ of het idee dat werknemers die fysiek aanwezig zijn meer betrokken zijn en beter werk leveren. Wees je daarom bewust van je eigen vooroordelen en probeer de situatie zo objectief mogelijk te schetsen. Betrek hierbij ook de managers van iedere afdeling en bevraag je werknemers, zodat je een zo groot mogelijk draagvlak creëert.

Stap 3: zet de mogelijkheden om in richtlijnen

Nu je bepaald hebt wat er kan, is het belangrijk om deze bevindingen om te zetten in richtlijnen voor je medewerkers. Daarbij is het nodig om een gulden middenweg te vinden tussen duidelijkheid en flexibiliteit. Duidelijkheid: want anders kan je met beleid de verkeerde verwachtingen creëren. Maar ook flexibiliteit: want omstandigheden zijn voor iedereen verschillend en kunnen ook doorheen de tijd veranderen. Het belangrijkste is dat je de bedrijfsvisie over remote werken duidelijk uitlegt en onderbouwt.

Vergeet ook niet om concrete afspraken vast te leggen: geef bijvoorbeeld aan welke financiële ondersteuning jouw bedrijf biedt voor thuiswerk. Bepaal ook of medewerkers alleen van huis uit mogen werken, of ook op andere locaties, zoals op openbare plaatsen of in het buitenland. Heb je medewerkers die graag remote willen werken, maar daarvoor de nodige rust of ruimte thuis niet hebben? Probeer dan proactief samen tot een oplossing te komen. Hierdoor creëer je welzijn op het werk, waardoor je medewerkers zich beter voelen en optimaal presteren. Door samen in gesprek te gaan, weet je wat er nodig is om het werkgeluk van je werknemers te vergroten.

Stap 4: evalueer regelmatig

Een beleid opstellen betekent niet dat dit beleid onwrikbaar hoeft te zijn. Evalueer regelmatig of je medewerkers tevreden zijn en moedig feedback aan. Hoe meer inzicht je hebt in de leefwereld van je medewerkers, hoe beter je je aanpak daaraan kunt aanpassen – of uitleggen waarom iets niet mogelijk is. Zo voelen je medewerkers zich gehoord, zelfs als het beleid niet honderd procent is wat ze zouden willen. 

Stap 5: vertrek vanuit de kernwaarden van je merk

Wil je dat er een goede match is tussen jouw werkcultuur en de verwachtingen van je medewerkers? Werk dan van binnenuit en ontwikkel een krachtig employer brand. Hoe past het remote werken bijvoorbeeld binnen je bedrijfsstrategie? En hoe creëer je meer impact door een remote beleid in te voeren? Als je daar antwoord op hebt, is het makkelijker om het thuiswerkbeleid in je vacatures te vermelden. Maak in je vacaturetekst duidelijk wat de mogelijkheden voor remote werk zijn, en bespreek dit ook zeker met kandidaten tijdens het sollicitatiegesprek. Hierdoor verspil je noch je eigen tijd noch die van de kandidaat. Publiceer je bijvoorbeeld een vacature voor een functie die grotendeels of helemaal remote kan? Voorzie dan de optie om het sollicitatiegesprek virtueel te voeren; zo blijf je consistent met je eigen beleid.