Wat is referral recruitment en hoe zet je dit je strategisch in?

Met referral recruitment benader je potentiële kandidaten via je eigen netwerk. Met deze aanpak raken je vacatures sneller ingevuld, heb je minder wervingsbudget nodig en stijgt de kans dat je sneller geschikte medewerkers aanneemt die tegelijk bij je bedrijfsidentiteit passen. In dit artikel lees je wat referral recruitment precies inhoudt en hoe je een effectief referral-programma opzet.

Wat is referral recruitment?

De letterlijke betekenis van referral recruitment is 'referentiewerving'. In Nederland spreekt men ook wel eens van 'via-viawerving'. Dit houdt in dat bedrijven nieuw talent werven via hun eigen netwerk. Vaak zijn dit medewerkers of samenwerkingspartners die bijvoorbeeld oud-collega’s, studiegenoten of vrienden aandragen.

Referral recruitment betekent niet hetzelfde als een sterk netwerk uitbouwen. Met een beetje geluk krijg je regelmatig referrals als je bedrijf een grote naamsbekendheid heeft en ook over een groot netwerk beschikt. Bij actief referral recruitment gaat het erom dat je je netwerk doelgericht aanmoedigt om specifieke talentprofielen te vinden.

Voordelen van referral recruitment

Hoewel referral recruitment zeer effectief blijkt, krijgt het in de praktijk relatief weinig aandacht. Werkgevers zijn sceptisch, concluderen Maarten van Os en Jan Willem van den Brink in hun boek 'Collega Gezocht'. Volgens hen denken werkgevers dat referral recruitment iets is dat je niet kunt sturen of controleren. Met name in bedrijven die sterk gericht zijn op kortetermijnstrategieën is er weinig aandacht voor referrals.

Dat is zonde, want het actief inzetten van je eigen netwerk is een lucratieve manier om talent te werven.  En  dit heeft meerdere redenen:

- Kwaliteit kandidaten stijgt: Referrals trekken betere kandidaten aan, omdat zij in feite de voorselectie uit handen nemen en alleen mensen aandragen van wie ze al weten dat die een zekere affiniteit met de organisatie hebben.
- Loyaliteit en medewerkersbetrokkenheid neemt toe: Uit onderzoek blijkt dat 45% van de via referral aangenomen kandidaten uiteindelijk vier jaar of langer voor hetzelfde bedrijf blijft werken. Ook de medewerkers die de referrals aandragen blijken loyaler te zijn.
- Het bevordert een gezonde bedrijfscultuur: Succesvol referral recruitment getuigt van een sterk werkgeversmerk, wat cruciaal is voor een gezonde bedrijfscultuur. Uiteindelijk leidt dit tot gratis ambassadeurschap door je medewerkers. Hoe positiever je werknemers zijn, hoe eenvoudiger je nieuw talent aantrekt.
- De kosten zijn laag: Referral recruitment is een stuk goedkoper dan het lanceren van dure wervingscampagnes en heeft een return on investment (ROI) van 60%.

Effectief referral recruitment-programma in 5 stappen

Kijkend naar de recruitmentstrategieën van de toekomst, mag referral recruitment niet ontbreken. Deze vorm van werven is echter meer dan je medewerkers aansporen om je bedrijf te promoten. Als je alle onderstaande stappen doorloopt, vergroot je de kans om ook op lange termijn de meest geschikte kandidaten aan te trekken:

1. Communiceer helder naar je netwerk

Allereerst is het belangrijk om een helder beeld te creëren van wie of wat je precies zoekt en dit over te brengen aan je medewerkers. Wees zo transparant en duidelijk mogelijk over wat voor soort kandidaat je zoekt. Zorg er ook voor datje medewerkers de openstaande vacatures intern delen. Stuur bijvoorbeeld de link naar je vacature op Indeed ook naar al je medewerkers en vraag hen expliciet om je te helpen met het vinden van hun nieuwe collega. Hoe specifieker je bent, hoe makkelijker het voor medewerkers is om geschikte kandidaten te vinden. Daarmee voorkom je ook zogenaamde junk referrals: dat zijn doorverwijzingen zonder praktisch nut.

Met een goede interne campagne zorg je ervoor dat binnen drie maanden gemiddeld 23% van je medewerkers meedoet aan het programma. Binnen twee jaar loopt dat percentage op tot ongeveer 41%. Referral recruitment is dan ook geen sprint, maar een marathon.

2. Zorg voor een eenvoudig en snel proces

Zorg dat het voor je medewerkers duidelijk is hoe ze iemand kunnen aanbevelen. Maak het aanbevelingsproces daarom zo makkelijk mogelijk. Dat doe je bijvoorbeeld door een standaard online formulier te ontwerpen waarop medewerkers gegevens over de door hen aangedragen kandidaat kunnen invullen.

3. Creëer een beloningssysteem

Het is belangrijk dat je medewerkers volgens een vast systeem beloont voor hun inspanningen, op een manier die je zelf passend vindt. Veel bedrijven geven een financiële referralbonus aan medewerkers die een nieuw talent aandragen. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die een referralbonus uitkeren tot 8% meer mensen 'via via' recruiten dan bedrijven die dat niet doen. Er is dus een verschil, maar het is niet bijzonder groot. Een belangrijk gegeven daarbij is dat de hoogte van de bonus niet veel uit lijkt te maken. Het uitkeren van een te hoge bonus kan zelfs tegen je gaan werken, omdat dit junk referrals kan uitlokken.

Vooruitstrevende bedrijven belonen hun referees met ervaringen. Denk aan extra vrije dagen of bijvoorbeeld een diner. Dit lijkt goed te werken, omdat je daarmee minder nadruk legt op financiën en de intrinsieke betrokkenheid vergroot. Wat ook helpt, is om medewerkers per fase te belonen. Je geeft dan bijvoorbeeld een fles wijn wanneer iemand dankzij een referral op sollicitatiegesprek komt. En gaat de sollicitant effectief aan de slag? Dan kan je de referee bijvoorbeeld een financiële bonus of extra vakantiedagen toekennen.

4. Zorg voor voldoende draagvlak

Mensen die niet tevreden zijn over hun werkplek, zullen hun vrienden niet snel aanbevelen om bij hetzelfde bedrijf te komen werken. Daarom is het belangrijk dat je onderzoek doet naar de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid binnen je bedrijf. Dat kan al met een simpele vragenlijst die medewerkers anoniem invullen. Blijkt uit het onderzoek dat medewerkers (door hun eigen ontevredenheid) niet snel aanbevelingen zullen doen? Dan is dat een belangrijk teken dat het tijd is om door middel van employer branding aandacht te schenken aan je werkgeversmerk.

5. Betrek medewerkers bij het recruitmentproces

Probeer je medewerkers bij het volledig recruitmentproces te betrekken. Wanneer een medewerker iemand aanbeveelt, ga je bijvoorbeeld direct met de sollicitant-kandidaat in gesprek. Vraag waarom je referee denkt dat deze persoon goed bij de organisatie past en houd je referee vervolgens op de hoogte van hoe de sollicitatieprocedure verloopt. Daarmee geef je blijk van waardering en laat je zien dat de mening van je medewerkers er voor jou toe doet. Bovendien is het als recruiter fijn dat je met vragen terecht kunt bij je referee. Deze persoon kent de kandidaat tenslotte goed en kan daardoor inzichten en perspectieven bieden.Naast referral recruitment is ook interne mobiliteit een gewichtig punt van aandacht. Met interne werving trek je medewerkers aan en voorkom je personeelsverloop. In andere woorden: kijk niet alleen naar het netwerk van je medewerkers, maar ook naar je medewerkers zelf.