Als organisatie wil je natuurlijk dat sollicitanten het sollicitatieproces als prettig ervaren. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat je goed communiceert en efficiënt te werk gaat. Automatisering kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren. In dit artikel leer je hoe je je recruitmentprocessen kunt automatiseren en welke voordelen dit met zich meebrengt. Ontdek hoe je een positieve en gestroomlijnde ervaring creëert voor sollicitanten en haal de beste kandidaten binnen.

Even terug naar het begin: wat verstaan we onder recruitmentprocessen?

Recruitmentprocessen bestaan uit alle stappen die je als organisatie onderneemt om nieuw talent aan te trekken en te selecteren. Het begint met het identificeren van vacatures en het plaatsen ervan op verschillende kanalen, zoals online jobboards als Indeed en je eigen website. Vervolgens screen je de ontvangen sollicitaties en nodig je geschikte kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek. Tijdens dit gesprek beoordeel je kandidaten op basis van hun vaardigheden, kennis en ervaring en kijk je of ze passen binnen de organisatiecultuur. Uiteindelijk kies je de beste kandidaat of kandidaten om bij je te komen werken. Hierna volgen onderhandelingen over salaris en voorwaarden. 

Een candidate experience experiment

Hoe is het eigenlijk gesteld met de recruitmentprocessen bij verschillende organisaties? Om hierachter te komen startte Maggie Hulce, Senior Vice President en General Manager Enterprise bij Indeed, een candidate experience experiment. Ze solliciteerde op 50 vacatures in verschillende sectoren en ervaringsniveaus. Maar liefst 74% van de werkgevers waar ze bij solliciteerde, communiceerde niet heel duidelijk. En 44% liet zelfs helemaal niets van zich horen. Zou dit bij jouw organisatie ook kunnen gebeuren? En wat is daar de reden voor? Misschien is het tijd voor een kritische blik op je eigen recruitmentprocessen.

Hoe optimaliseer je deze processen?

Door een geweldige sollicitatie-ervaring te bieden, versterk je als organisatie je employer brand. Je trekt niet alleen de beste kandidaten aan, maar zorgt er ook voor dat ze positief over je organisatie praten en anderen enthousiast maken om te solliciteren. Het optimaliseren van je recruitmentprocessen betekent dat je er voldoende aandacht aan besteedt, zonder onnodig veel tijd en kosten te verspillen. Er zijn verschillende stappen die je hierin kunt zetten:

  • Analyseer en stroomlijn het proces. Identificeer waar er vertragingen of problemen optreden in het wervingsproces en zoek manieren om deze te verminderen of op te lossen. 
  • Gebruik data. Maak gebruik van data om je processen te optimaliseren. Interessante informatie om te achterhalen is bijvoorbeeld het aantal sollicitanten per vacature, de tijd tot werving, bronnen van sollicitanten, de kwaliteit van sollicitanten en feedback van kandidaten over hun ervaringen tijdens het solliciteren. 
  • Zorg voor een duidelijke functieomschrijving. Een duidelijke en aantrekkelijke functieomschrijving is onmisbaar bij het aantrekken van de juiste kandidaten. Het vergroot de kans op sollicitanten die ook echt aansluiten bij je vacature. 
  • Betrek de juiste mensen. Zorg dat de juiste personen bij het recruitmentproces betrokken zijn, bijvoorbeeld managers of medewerkers van de afdeling waarvoor de vacature openstaat. Dit helpt je bij het selecteren van de beste kandidaat en vergroot de betrokkenheid van de werkvloer. 
  • Houd communicatielijnen open. Misschien wel de belangrijkste tip: zorg voor een open communicatie met kandidaten gedurende het gehele proces. Kandidaten hebben, als het goed is, tijd en moeite gestoken in een sollicitatie. Laat altijd weten dat je dit waardeert en geef persoonlijke feedback aan kandidaten die zijn afgewezen. Zo laat je een positieve indruk van je organisatie achter, en dat is goud waard. 

Welke rol speelt automatisering in dit verhaal?

Automatisering en gebruik van de juiste software zijn om diverse redenen niet meer weg te denken uit de wereld van recruitment. Wil je mee blijven doen in de ongewoon krappe arbeidsmarkt, dan is het noodzakelijk om eens goed te kijken naar de beschikbare mogelijkheden. Dit levert je namelijk best wat op:

  • Verhoogde efficiëntie. Door middel van geautomatiseerde tools en software kan je het wervingsproces efficiënter laten verlopen. Automatiseer bijvoorbeeld het screenen van cv's, het verzenden van e-mails en het plannen van sollicitatiegesprekken.
  • Tijdsbesparing. Automatisering kan helpen om tijdrovende taken te verminderen, waardoor je recruiters meer tijd hebben om zich te concentreren op belangrijkere taken, zoals het interviewen van kandidaten. Dit versnelt je recruitmentprocessen, waardoor je de beste kandidaten sneller binnenhaalt.
  • Verbeterde candidate experience. Hoewel persoonlijke communicatie de voorkeur heeft, kun je voor standaard e-mails (bijvoorbeeld over de voortgang of het inplannen van sollicitatiegesprekken) automatisering inzetten. Dit gaat je sowieso helpen bij het optimaliseren van je candidate experience en daardoor blijven kandidaten betrokken bij het hele proces (waardoor je ook minder snel te maken krijgt met ghosting). 
  • Verhoogde nauwkeurigheid. Geautomatiseerde tools helpen je bij het verbeteren van de nauwkeurigheid van je processen. Zo kan applicant tracking software (ATS) helpen om cv's en andere documenten te analyseren en te screenen, waardoor minder fouten ontstaan en de kwaliteit van de kandidaten verbetert.
  • Kostenbesparing. De efficiëntie die automatisering met zich meebrengt, zorgt ook voor een besparing in kosten. Zo vermindert automatisering de noodzaak om (dure) externe wervingsbureaus in te schakelen, ben je minder tijd (en dus geld) kwijt aan repetitieve taken en neem je objectievere wervingsbeslissingen, wat uiteindelijk weer een positieve invloed heeft op je personeelsverloop. 

Automatiseer recruitment-bedrijfsprocessen met het Indeed Hiring Events

Het Indeed Hiring Events is een wervingsplatform waarmee je kandidaten kunt vinden en aannemen via een geautomatiseerd proces. Het biedt verschillende manieren om je recruitmentprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, waardoor je tijd en geld kunt besparen en efficiënter werkt.

Een van de belangrijkste voordelen van het Indeed Hiring Events is dat het toegang geeft tot een enorm netwerk van potentiële kandidaten van zowel Indeed als zusterbedrijf Glassdoor. Alleen al in januari van dit jaar bereikten beide platforms gezamenlijk al meer dan 500.000 werkzoekenden, zo blijkt uit analyse van Indeed en Glassdoor op Similarweb.

De geavanceerde zoek- en filterfuncties zijn een andere interessante feature van het Indeed Hiring Events. Je krijgt zo de mogelijkheid om specifieke zoekcriteria in te stellen en alleen kandidaten te vinden die aan bepaalde kwalificaties voldoen. Ook biedt het platform functies voor geautomatiseerde screening en scoring, waardoor je snel de beste kandidaten kunt identificeren.

Ten slotte biedt het Indeed Hiring Events tools voor het beheren van sollicitaties en het bijhouden van kandidaatsgegevens. Deze tools stellen je in staat om onder andere sollicitatieformulieren aan te maken en automatische e-mails te versturen, waardoor je eenvoudig grote aantallen sollicitaties beheert. Meer info? Lees meer over de werking en mogelijkheden van het Indeed Hiring Events of kijk verder op Indeed Inspiration, daar vind je meer artikelen over recruitmentstrategie, candidate experience en employer branding. Ben je klaar om een efficiëntieslag te maken en wil je het Indeed Hiring Events graag een tijdje proberen? Neem dan contact op.