Overheid vacatures in Rijswijk

Werken voor de top in Den Haag? Een verantwoordelijke functie. Wij zijn op zoek naar een secretaresse (m/v/x) voor de staatssecretaris van het ministerie van BZK. Je bent, samen met je collega, de steun en toeverlaat van de bewindspersoon in een dynamische werkomgeving.

Wat je gaat doen?

De kern van deze functie bestaat uit het goed kunnen plannen en organiseren in een dynamische omgeving. Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt.

Wat je precies gaat doen? Van alles! Jouw werkzaamheden zijn heel divers.

Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert knelpunten en draagt zorg voor de stukkenstroom tussen bewindspersoon en het departement.

Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken, stukken en correspondentie op inhoud en urgentie. Je stelt prioriteit bij de afhandeling, verstrekt als dat mogelijk is zelf de benodigde informatie, of verwijs je naar de betrokken onderdelen binnen het departement of andere instanties.

Je coördineert samen met de adviseurs van bewindspersoon en de politiek assistent de informatiestroom over afspraken, vragen en stukken.

Je bent een belangrijke schakel tussen de bewindspersoon en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje voor de bewindspersoon.

Je gaat aan de slag in een dynamische omgeving. De werkdagen kunnen hectisch zijn, dus dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk niet alleen: je werkt met veel mensen nauw samen. Denk aan beleidsadviseurs van de bewindspersonen, directeuren-generaal en de secretaris-generaal en hun secretariaten. Maar ook met collega’s als kamerbewaarders en chauffeurs.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een managementondersteuner die samen met een collega een bewindspersoon kan ondersteunen. Je werkt graag samen en hebt plezier in dienstverlenende en ondersteunende taken. Dankzij jou en jouw collega’s functioneert het secretariaat goed en daar is iedereen in de organisatie blij mee. Niet alleen de bewindspersoon, maar ook je collega’s binnen én buiten BZK.

In deze functie is een grote mate van zelfstandigheid, pro activiteit en nauwkeurigheid vereist. Je bent energiek, hebt lef en denkt mee. Je bent discreet en je bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s in het werk. Een klantgerichte en flexibele houding is in deze functie essentieel. Je hebt geen negen-tot-vijf-mentaliteit en doet graag een stapje extra.

• Schaal 10, Schaal 9
  €3.404 - €5.389 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Een succesvol afgeronde opleiding managementondersteuning, minstens op MBO-4-niveau, HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring, minstens drie jaar, als secretaresse voor de ambtelijke of politieke leiding of soortgelijke bestuurder.
• Ervaring binnen de rijksoverheid is een pré.
• Je kunt goed plannen en organiseren. Complex agendabeheer is een belangrijk onderdeel van de functie. Belangrijk is dat je hier ruime ervaring mee hebt en nauwkeurig werkt.
• Je bent in staat om, soms onder druk, te werken in een hectische omgeving. Een flexibele instelling en werkhouding is daarbij belangrijk en je laat je niet gek maken door de waan van de dag.
• Je kent de digitale wereld (IBABS, outlook) en verandert moeiteloos mee met de ICT-veranderingen. Je hebt de bereidheid en affiniteit om met computerprogramma’s te werken.
• Je bent proactief, voert werkzaamheden zelfstandig uit en stelt zelf de juiste prioriteiten (en legt vragen voor wanneer nodig).
• Je bent klantvriendelijk met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent bestuurssensitief, discreet en beseft dat je vertrouwelijk om moet gaan met informatie.

Meer over Bestuursadvisering

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het betreft een functie van 36 uur (je werkt 4 x 9 uur en jouw reguliere roostervrije dag valt niet op een vrijdag).

Je bent flexibel en bereid om bij vakantie/ziekte van collega’s extra dagen te werken in onderling overleg.

Deze functie is cruciaal voor de bewindspersoon en vraagt om jouw aanwezigheid op het ministerie. Thuiswerken is daarom beperkt mogelijk.

Een veiligheidsonderzoek A door de AIVD is vereist voor deze functie.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Christine Damaisjah

Christine Damaisjah