Management Assistent vacatures in Utrecht (provincie)

Over het werk

Als Directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen Samenwerkende Kinderopvang. Je ondersteunt vier directieleden en zorgt ervoor dat hun agenda's, afspraken en vergaderingen goed georganiseerd zijn. Je bereidt vergaderingen van onder andere het DirectieTeam (DT) en de Raad van Commissarissen (RvC) voor, stelt agenda's en vergaderstukken samen en verzorgt waar nodig de notulen. Ook bewaak je actiepunten en deadlines, zodat afspraken worden nagekomen en de directie goed voorbereid aan tafel zit. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft.

Samen met de afdeling Officemanagement zorg je voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden rondom de directie. Je bent een aanspreekpunt voor collega's en externe relaties, handelt correspondentie zelfstandig af en verzamelt informatie ter ondersteuning van besluitvorming en projecten. Daarnaast beheer je vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers, verzorg je de administratieve afhandeling van budgetten en declaraties en organiseer je bijeenkomsten, zakenreizen en attenties bij bijzondere gelegenheden. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, vooruit te denken en verbeteringen aan te dragen. Zo zorg je niet alleen dat alles goed geregeld is, maar draag je ook bij aan een effectieve samenwerking en professionele ondersteuning van de directie.

Jouw werkzaamheden op een rij:

• Je beheert de agenda's van vier directieleden en organiseert afspraken en vergaderingen, inclusief de voorbereiding van vergaderstukken en het bewaken van actiepunten.
• Je verzorgt correspondentie, stelt presentaties en rapportages op en verzamelt informatie voor besluitvorming en projecten.
• Je beheert vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers en zorgt voor een correcte archivering van besluiten en notulen.
• Je verzorgt de administratieve afhandeling van directiebudgetten, declaraties en uitgaven en beheert bestuurlijke lidmaatschappen.
• Je organiseert bijeenkomsten, zakenreizen en attenties en denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en de samenwerking binnen de organisatie.

Wij bieden jou

• Een afwisselende functie voor 32-36 uur per week, waarin je nauw samenwerkt met vier directieleden.
• Een salaris conform schaal 10 van de cao Kinderopvang (€ 3.952 - € 5.375 o.b.v. 36 uur per week).
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij wederzijdse tevredenheid.
• De mogelijkheid om één dag thuis te werken op woensdag of vrijdag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer of volledige vergoeding van het openbaar vervoer.
• Een goede pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg & Welzijn.
• Een moderne werkplek op ons servicebureau in Maarssen.
• Ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en processen verder te verbeteren.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via ons Ontwikkelhuis.
• Deelname aan ons vitaliteitsprogramma, gratis sporten bij SportCity en toegang tot het welzijnsplatform Empowr.
• Personeelskorting op kinderopvang bij een van onze aangesloten locaties.

Over jouw kwaliteiten

Jij bent iemand die graag vooruitdenkt en het overzicht bewaart, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je voelt goed aan wat prioriteit heeft, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en neemt initiatief wanneer dat nodig is. Je werkt nauwkeurig, communiceert helder en weet hoe belangrijk discretie is wanneer je met vertrouwelijke informatie werkt. Je bent servicegericht, maar durft ook kritisch mee te denken en zaken bespreekbaar te maken. Je begrijpt dat een goede voorbereiding en een zorgvuldige opvolging het verschil maken in de ondersteuning van de directie.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante opleiding op het gebied van directiesecretariaat, managementondersteuning of officemanagement.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de ondersteuning van een directie of bestuur.
• Ervaring met complex agendabeheer, vergadercoördinatie en het voorbereiden van vergaderstukken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office en andere administratieve systemen.
• Een zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkhouding. Je bent analytisch, stressbestendig en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

Over Samenwerkende Kinderopvang

Samenwerkende Kinderopvang is een groeiende organisatie met verschillende kinderopvangorganisaties, ieder met een eigen karakter en identiteit. Samen bieden we kinderen van 0 tot 12 jaar een veilige, vertrouwde en uitdagende omgeving waarin zij zich kunnen ontwikkelen.

Vanuit ons servicebureau in Maarssen ondersteunen we onze labels op onder andere het gebied van HR, recruitment, IT, marketing en financiën. We combineren de slagkracht van een landelijke organisatie met de betrokkenheid van lokale kinderopvangorganisaties. Daarbij werken we samen aan goede kinderopvang, met oog voor kinderen, ouders en medewerkers. Als Directiesecretaresse draag jij eraan bij dat onze directie zich kan richten op de koers en ontwikkeling van de organisatie.

Enthousiast geworden?

Zie jij jezelf als de organisatorische spil die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? En krijg je energie van een functie waarin je vooruitdenkt, verantwoordelijkheid neemt en nauw samenwerkt met de directie? Dan maken we graag kennis met je!

Solliciteer via de sollicitatieknop. Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met onze recruiter Asmara via recruitment@samenwerkendekinderopvang.nl.