Doorgaan naar hoofdinhoud
Plaats je cv - In enkele seconden

Zoekresultaten

Sorteer op: -
200+ vacatures
  • Vergelijkbare vacatures bij deze werkgever bekijken
  • Vergelijkbare vacatures bij deze werkgever bekijken

Anderen zochten naar:

management assistent

Job Post Details

Coördinerend managementondersteuner LFI - job post

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
3.9 out of 5
BilthovenHybride werken
Parttime, Fulltime, Bepaalde tijd
Maak een Indeed-account aan voordat je op de website van het bedrijf gaat solliciteren.

Vacaturegegevens

Kijk hoe de vacaturegegevens overeenkomen met je profiel.

Dienstverband

  • Parttime
  • Fulltime
  • Bepaalde tijd

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving


Ben jij op zoek naar betekenisvol werk en lijkt het je leuk om een bijdrage te leveren aan de LFI? Hierbij bieden wij jou een functie waarin jij het verschil kunt maken en waarin nog niets vanzelfsprekend is. Het secretariaat is de spil van de LFI. De LFI maakt onderdeel uit van politiek-bestuurlijke context van diverse partijen als VWS, RIVM en de GGD’ en, met verschillende perspectieven en belangen. Past zo’n omgeving bij jou? Lees dan verder.

Wat ga doen

Jij bent als coördinerend managementondersteuner verantwoordelijk voor het verder opbouwen en inrichten van het nieuwe secretariaat van het LFI. Dit betekent werken in een dynamische context, want we bouwen aan meer dingen tegelijkertijd binnen de LFI. Je ontwikkelt en verbetert de bestaande manier van werken van processen van het RIVM om het op de LFI te kunnen toepassen.

Jij bent verantwoordelijk voor de uitgebreide administratieve en organisatorische ondersteuning aan het managementteam en aan de medewerkers van de LFI. Dit omvat diverse taken zoals complex agenda- en mailboxbeheer. Ook bied je ondersteuning bij personeelsadministratie, urenregistratie, werving en selectie, documentbeheer, beheren MS Teams-omgevingen, financiële processen en verplichtingen. Daarnaast coördineer en ondersteun je de voorbereiding van grotere overleggen.

Aan jou ook de inhoudelijke coördinatie van de gehele managementondersteuning, bestaande uit team van twee medewerkers, met focus op kwaliteit en inrichting van processen op het secretariaat. Je bevordert binnen het secretariaat een cultuur van samenwerking, kennisdeling en continue verbetering. Je komt met voorstellen voor operationele procesverbeteringen, waaronder standaardisatie, digitalisering en automatisering. Ook ben je verantwoordelijk voor het bewaken van complexe stukkenstromen, zoals de uitvoering van informatieprocessen.

Waar kom jij te werken

Je komt te werken in een jong en dynamische organisatie in de opstartfase. Niemand werkt hier langer dan drie jaar, wat betekent dat onze teamleden nieuwe gezichten en frisse perspectieven brengen. Bij de LFI hechten we veel waarde aan sociale cohesie en een familiecultuur. In een wereld die voortdurend verandert en evolueert, is onze crisisorganisatie van het grootste belang. Daarnaast werken we aan het opbouwen van een toegewijd secretariaat, dat fungeert als het kloppende hart van onze organisatie. Hier worden alle aspecten van onze bedrijfsvoering gecoördineerd en beheerd, waardoor alle projecten soepel verlopen en onze doelstellingen worden behaald en daar kan jij deel van uit maken.

Waar staat de LFI voor?

De Landelijke Functie Opschaling Infectieziektebestrijding (LFI) is een nieuw organisatieonderdeel van het RIVM. Bij een uitbraak van een A-infectieziekte die een landelijke aanpak vraagt, zorgt de crisisorganisatie LFI voor snelle opschaling en aansturing van de medisch-operationele processen die nodig zijn voor de bestrijding, zoals testen en vaccineren. Daarnaast voert de LFI de centrale regie op de voorbereiding op dergelijke grootschalige uitbraken, bijvoorbeeld door het opzetten van een oefen- en trainingsprogramma voor personeel. Door de sterke verbinding met de regionale infectieziektebestrijding door de GGD’en en de infectieziektebestrijding door het Centrum Infectieziektebestrijding (CIb) van het RIVM, kan de LFI snel opschalen bij een infectieziektecrisis.

In samenwerking met haar partners zorgt de LFI voor ketenprocessen en strategisch en tactisch crisismanagement voor het concretiseren, inrichten en verankeren van medisch-operationele processen. De LFI bouwt en onderhoudt een netwerk voor de infectieziektebestrijding, actief in elke fase van pandemische paraatheid.

De LFI heeft modellen, processen en functies ontworpen voor Leiding (C2), Medisch-Operationele Opschaling (MOO), hieronder valt deze functie, en Planfuncties, Support en Advies (PSA). Deze functies vormen de basis voor de implementatie van de LFI. De organisatie is op 1 september 2023 gestart met de implementatiefase die naar verwachting drie jaar zal duren.

Ga voor meer informatie naar www.rivm.nl/lfi.

Informeren en solliciteren

Wil je meer weten over de rol? Bel dan met Jeroen van Leuken via 06 15246114 of Nanette Visser, via 06 31105047. Je kunt ook contact opnemen met corporate recruiter Paulien Wilde 06 41741898.


Functie-eisen


Wie ben jij

Je bent tactvol weet gemakkelijk te communiceren met diverse belanghebbenden, waarbij je vertrouwelijke informatie met discretie behandelt. In deze rol krijg je de kans om vernieuwende oplossingen te bieden en out-of-the-box te denken. Door al jouw ervaring weet jij wat het inhoudt om een managementteam te ondersteunen. Je werkt zelfstandig en proactief (daar waar jij werk ziet, pak jij het op), bent hands-on (niet te beroerd om je mouwen op te stroken) en we kunnen niet om jouw enthousiasme heen. Je kunt een goede inschatting maken over de mate van urgentie en en bent goed in het bewaken van voortgang.

Je beschikt goed ontwikkelde organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren. Daarnaast ben je in staat om effectief te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Digitale vaardigheden, met name in Office365 en MS Teams, zijn voor jou vanzelfsprekend. Je kunt goed samenwerken, bent klant- en samenwerkingsgericht, presteert onder druk en blijft stressbestendig. Werken voor en in de LFI vereist van jou wendbaarheid, samenwerking en slagvaardigheid: de kernwaarden van de LFI.

Wat heb je verder in huis

  • je hebt een relevante opleiding afgerond op mbo-niveau of aantoonbare ‘training on the job’;
  • werkervaring bij het RIVM of een andere relevante overheidsorganisaties is een pluspunt;
  • Je bent vaardig in het werken met diverse kantoorapplicaties (waaronder Word, PowerPoint, Excel, Outlook, SAP/SRM) en administratieve systemen;
  • Je hebt ervaring met thuis- en flexwerken, gebruik van digitale systemen en videobellen;
  • Je beheersing van de Nederlandse taal is goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden


  • Salarisniveau schaal 7
  • Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
  • Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contractduur Voor de duur van 24 maanden
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden


Daarnaast kent het RIVM nog vele aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,37% (vakantiegeld van 8% zit hier al in) en jaarlijks 64 IKB-uren.
Ook kennen we ruime ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden en vergoeding woon-werkverkeer. Ook vinden we een goede werk-privébalans belangrijk. Daarom kun je bij ons hybride werken, kennen we flexibele werktijden en doorbetaald ouderschapsverlof (70 % van je salaris).
Goed nieuws voor jou als toekomstig RIVM medewerker! Per 1 juli 2024 worden de salarissen met 8,5% verhoogd en daarbovenop wordt €50,- toegevoegd aan het salaris. Daarnaast wordt het Individueel Keuzebudget verhoogd naar 16,5%.

Wat kun je eigenlijk met die IKB-uren, hoeveel vakantie-uren heb ik precies en wat zijn de laatste cao wijzigingen? Het RIVM valt onder de CAO Rijk dus check https://www.caorijk.nl/ voor alle info.


Bijzonderheden


Deze functie houdt verband met de implementatiefase van de LFI waarin je een belangrijke rol hebt in het ontwikkelen van de organisatie, die in ieder geval 24 maanden loopt. De kans is groot dat de werkzaamheden continueren. In de implementatiefase zal duidelijk worden hoe de organisatie en functies er specifiek/definitief uit gaan zien. Het RIVM komt dan ook graag in contact met kandidaten, die zich voor langere tijd aan het RIVM willen verbinden. Op dit moment kan het RIVM hiervoor echter geen garantie geven. Je zal vanzelfsprekend tijdig geïnformeerd worden, over de (on)mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst te verlengen. Heb je al een (vast) dienstverband binnen het Rijk dan komen we uiteraard ook graag in contact met jou.

We vragen bij het RIVM om een motivatiebrief. Daarbij is het handig om daarin jouw motivatie voor de specifieke functie en het RIVM uiteen te zetten en niet een samenvatting van jouw cv. Tips nodig? 4 tips voor een goede motivatiebrief - Werken voor Nederland.

Het werving- en selectieproces ziet er in het algemeen als volgt uit:

  • Wanneer we een match zien, nodigen we jou uit voor een eerste gesprek.
  • Is dat van beide kanten positief? Dan nemen we contact met je op voor een tweede gesprek.
  • Zien we het allebei zitten? Dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.
  • Omdat werken bij het RIVM een maatschappelijke verantwoordelijkheid met zich meebrengt, zullen we je dan vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
  • Het kan zijn dat we voor een andere wijze van selectie kiezen, omdat dat beter bij de rol past of bij de doelgroep. We informeren je altijd hoe dat proces er uit ziet.

Speciale omstandigheden:

  • Ben je al in dienst bij het Rijk? Jouw loopbaanstap binnen de rijksoverheid moedigen we aan.
  • Als je solliciteert als “van-werk-naar-werkkandidaat” of als “herplaatsingskandidaat”, stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
  • Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
  • Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Meer weten? Klik dan hier! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en uitkomst sterker maken. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap zeer gewaardeerd.

Goed om te weten:

  • Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
  • Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
  • Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
  • De vacature heeft geen einddatum, sollicitanten worden met regelmaat beoordeeld. Je kunt daardoor relatief snel een terugkoppeling verwachten.
    We sluiten de vacature zodra we de geschikte kandidaat hebben gevonden!

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Vanuit ons hoofdkantoor in Bilthoven en vanaf 2025 vanuit een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we met ongeveer 2500 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

Ook benieuwd naar hoe anderen het werken bij het RIVM ervaren? Bekijk het op RIVM-ers aan het woord | RIVM

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Jeroen van Leuken

06-15246114

Nanette Visser

06-31105047

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Paulien Wilde, Corporate Recruiter

06-41741898
Zorg ervoor dat werkgevers je kunnen vindenUpload je cv