De werkplek van de toekomst draait om hoe we werken, niet om waar we werken

Als er de afgelopen jaren één woord breed is ingezet, dan is dat wel 'hybride'. Van elektrische auto's tot duurzame energie: hybride wordt vaak in één adem genoemd met vooruitgang of aanpassen aan veranderende omstandigheden. Als we ons voorstellen hoe de werkplek van de toekomst eruitziet, wordt 'hybride' vaak gebruikt voor een abstract concept dat lastig concreet te maken is.

Laten we het toch concreet proberen te houden. Denk eens aan de diepere betekenis van veel van de woorden en concepten die we gebruiken, zoals werken op afstand, community, cultuur en productiviteit. Als we aan een strategie voor de toekomstige werkplek denken, moeten we proberen voort te borduren op wat we tot nu toe hebben geleerd en wat we de komende jaren nog gaan leren. Voor ons succes is het belangrijk om te weten wat de woorden die we gebruiken écht betekenen. Laten we op enkele van de belangrijkste dieper ingaan.

Geen buzzwoorden, maar echt nadenken over flexibiliteit

Volgens onderzoek van ABN Amro waren medewerkers tijdens de coronapandemie 12% gelukkiger. Dit kwam vooral door een betere werk-privébalans dankzij thuiswerken. 

Uit onderzoek van de overheid bleek ook dat Nederlandse bedrijven zich na de pandemie willen concentreren op thuiswerken en duurzamer woon-werkverkeer. 

Dit is logisch en gaat in tegen het traditionele beeld van productiviteit. De werkplek van de toekomst gaat niet zozeer om waar medewerkers op afstand zitten. Het is een manier van denken. Werk is iets wat je doet, geen bestemming.

De bovenstaande cijfers geven aan dat leidinggevenden verder moeten kijken dan een werk-privébalans vinden die voor iedereen werkt. Waarschijnlijk wordt het veel belangrijker om te kijken naar wat specifieke mensen nodig hebben. Dit kan betekenen dat het kantoor niet langer dienstdoet als centrum voor productiviteit. Misschien is het traditionele kantoor eerder een plek waar productiviteit wordt bewaakt in plaats van gestimuleerd. Dat past goed bij het idee dat managers niet zozeer willen dat je op kantoor productiever bent, maar willen zien dat je productief werkt. Intussen willen medewerkers op kantoor komen om contact te houden, of dat nu met leidinggevenden of het werk zelf is.

Maar ook contact is subjectief. De een wil fysiek met iemand bijpraten, brainstormen met een collega en informeel fysiek met anderen omgaan. Voor de ander wordt het werk tastbaarder door iets te doen met de strategische doelen, missie en waarden van het bedrijf.

Ondanks de verschillen kunnen we allemaal erkennen dat de werkplek is veranderd. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen liever twee of drie dagen in de week op kantoor werken. Deels thuiswerken leidt tot een betere werk-privébalans en weer tot hogere productiviteit. We moeten dus flexibeler omgaan met het beeld van de toekomstige werkplek, wat we ook vinden van al die buzzwoorden.

Een nieuw beeld van de werkplek van de toekomst

Als we het ideale scenario willen bereiken, moeten we nadenken over wat flexibiliteit echt betekent voor een organisatie. Flexibiliteit is een breed concept. Het is ook subjectief en laat ruimte voor interpretatie. Als leidinggevende ben je flexibel als je je medewerkers laat thuiswerken, maar echte flexibiliteit betekent eerder dat je organisatie geschikt is voor meerdere typen persoonlijkheden. Dit kan betekenen dat het idee van 'één bedrijf, één cultuur' op de achtergrond raakt. In plaats daarvan kunnen er microculturen ontstaan, wat misschien nog wel beter en leuker is.

Of we nu op kantoor, thuis of onderweg werken, we hebben altijd te maken met specifieke teams of groepen. Deze teams werken onafhankelijk. Dat kan lastig zijn voor de interne cultuur van een bedrijf, maar cultuur hoeft niet om het kantoor te draaien. Zoals prof. dr. Justin Jansen en prof. dr. Tom Mom zeggen: "Je groeiverhaal, je cultuur, die moeten tussen de oren van je mensen zitten."

Zo kun je mensen ook laten inzien dat de werkplek van de toekomst misschien heel anders functioneert. Als we beseffen dat er in plaats van één homogene culturele groep er microculturen zijn, kunnen we ons misschien ook makkelijker voorstellen dat er groepen productieve teams verspreid over de wereld zitten. En als we laten zien hoe goed die microculturen van productieve teams buiten het kantoor voor het bedrijf zijn, begrijpen we misschien ook beter hoe we ze kunnen managen.

Een werkplekstrateeg zorgt ervoor dat medewerkers zo goed mogelijk kunnen werken. Een perfect scenario bestaat hierbij niet. Je moet constant experimenteren en je aanpassen aan feedback en harde cijfers. Bedrijfsleiders moeten ook zo denken.  Fysieke ruimten kunnen nu flexibeler worden gemaakt om geschikt te zijn voor verschillende omstandigheden. Hetzelfde geldt voor vastgeroeste manieren van denken: over hoe de werkplek eruitziet, hoeveel mensen er aanwezig moeten zijn en wat zij moeten doen.

Leidinggevenden en medewerkers verwachten vaak verschillende dingen als het om thuiswerken en hybride werken gaat. De vraag zou niet moeten zijn hoeveel dagen iemand op kantoor moet werken: het gaat erom welke activiteiten beter thuis kunnen worden gedaan en hoe we de medewerker daarbij kunnen ondersteunen. Zeg eerlijk dat het even kan duren voor we best practices voor hybride werken hebben. De overheid moedigt hybride werken actief aan en wil dat werkgevers en medewerkers het samen eens worden over deze nieuwe manier van werken.

We hebben kantoren voor iedereen ontworpen, terwijl we allemaal anders zijn. Een kantoor voor een verkoper moet er anders uitzien dan een kantoor voor een architect. Toch was er vaak weinig ruimte voor nieuwe visies. Door de pandemie denken we nu wel anders na over de werkplek van de toekomst, onze carrières en hoe we willen werken.

We gebruiken in het dagelijks leven nog steeds dezelfde woorden, maar met andere doelen en resultaten. We vragen ons af wat we bedoelen met productiviteit, flexibiliteit, contact houden en hybride werken. Zo kunnen we de volgende stap zetten en deze woorden op een frisse manier gebruiken voor nieuwe concepten.

Het kan helpen om als de ontwerper van een gebruikersinterface te denken. We hebben immers een werkplek nodig die flexibel genoeg is voor wat mensen subjectief nodig hebben en willen, maar die ook tastbaar en functioneel is. Ook moeten we samen een consensus bereiken over de evolutie van zakelijk taalgebruik. Zo zorgen we dat managementteams zich gaan concentreren op het stimuleren van productiviteit in verschillende omgevingen, in plaats van hier altijd persoonlijk bij aanwezig te willen zijn.