Hybride werken in je organisatie: hoe combineer je thuiswerken met werken op kantoor?

Steeds meer organisaties kiezen voor een model van hybride werken dat thuiswerk en werken op kantoor combineert. Bedrijven die locatieonafhankelijk werken toestaan en stimuleren, geven hun medewerkers de kans om op een productieve manier nog meer de regie te nemen over hun dagindeling. En dat zorgt voor meer tevredenheid op de werkvloer. Toch zijn er ook uitdagingen. Hoe ontwerp je als leidinggevende een bedrijfsbeleid voor een hybride werkmodel dat je personeel ondersteunt? En waar moet je op letten bij het vormgeven en implementeren van je strategie? Je ontdekt het in dit artikel.

Wat houdt hybride werken precies in?

Hybride werken betekent dat medewerkers zowel op kantoor als thuis mogen werken en dat er een flexibel werkurenbeleid is. Werknemers werken dus enkele dagen per week thuis (of op een andere locatie, zoals een co-working space) en gaan naar kantoor wanneer ze willen vergaderen of in teamverband een project willen afronden. Binnen het hybride werken bestaan er vaste momenten waarop bepaalde teams verplicht op kantoor aanwezig zijn. Hybride werken is uiteraard niet voor iedereen of in elk bedrijf mogelijk. Vooral specialistische kantoorfuncties zijn geschikt voor thuiswerk, terwijl sommige banen om aanwezigheid op de werkvloer vragen.

Evolutie van hybride werken

Hybride werken is uiteraard niet nieuw. Maar dankzij nieuwe technologieën kunnen nu ook functies die vroeger puur kantoorwerk waren, steeds vaker vanuit huis worden ingevuld. De verwachting is dat die trend zich nog verder zal doorzetten en dat hybride werken voor nog meer mensen tot de mogelijkheden zal gaan behoren. Ook de overheid promoot hybride werken als toekomstperspectief.

Voordelen en uitdagingen van hybride werken

Over de voor- en nadelen van hybride werk is heel wat onderzoek gedaan. Hier lees je over de belangrijkste voordelen en uitdagingen van hybride werken, te beginnen met de voordelen.

Meer tevredenheid op de werkplek

Medewerkers die vrij kunnen kiezen waar (en wanneer) ze werken, voelen zich vaak meer betrokken bij hun baan en hebben een betere werkbeleving. Een hybride model dat werken op afstand en op kantoor combineert, biedt de ruimte om een evenwicht te zoeken tussen werk en privé.

Meer flexibiliteit in de organisatie

Een goed uitgewerkt thuiswerkbeleid zorgt ervoor dat teams zich sneller kunnen aanpassen aan onverwachte omstandigheden. Denk maar aan stakingen, slecht weer of andere gevallen van overmacht. Met een hybride werkmodel kunnen je medewerkers meteen overschakelen naar thuiswerk. Hybride tools en procedures kunnen teams ook de mogelijkheid geven om met minimaal verlies van productiviteit vanuit andere bedrijfslocaties te werken - bijvoorbeeld tijdens buitenlandse reizen of teambuildings.

Productievere werkuren

Met een hybride werkmodel kunnen werknemers hun werkdagen zo optimaal mogelijk indelen. Zo zijn sommige personeelsleden misschien in hun eigen woonomgeving productiever voor zogeheten deep work-taken. Denk aan het schrijven van een rapport of het ontwikkelen van computercode. Vergaderingen zijn op hun beurt soms het productiefst wanneer iedereen fysiek in dezelfde ruimte aanwezig is om knopen door te hakken.

Een hybride werkmodel kan ook met enkele uitdagingen komen.

Mogelijke veranderingen in bedrijfscultuur

Thuiswerk of locatieonafhankelijk werk verandert onvermijdelijk de dynamiek tussen teams en teamleden onderling. Dat heeft vaak ook een negatieve impact op je organisatie- of bedrijfscultuur. Voor nieuwe werknemers kan het bijvoorbeeld lastig zijn om zich op afstand te integreren in een goed geoliede afdeling met medewerkers die al vlot op elkaar zijn afgestemd. Met slim gebruik van meetingsoftware en het organiseren van extra fysieke of virtuele evenementen vermijd je samen met je hr-team alvast die valkuil.

Aangepaste evaluatiemethodes

In een traditionele kantooromgeving is het voor jou als leidinggevende en voor je hr-medewerkers relatief eenvoudig om de dagelijkse relaties en prestaties van je teams in te schatten. Dat is in een hybride werkmodel vaak lastiger. De oplossing? Een evaluatiesysteem dat grotendeels afhangt van objectief meetbare prestaties (performance-based evaluation). Zo beoordeel je iedereen in je teams op een gelijke manier.

Nieuwe kantoorindeling

Als je medewerkers vaak thuis werken, is het verstandig om je kantoorruimte opnieuw te bekijken. Als je werknemers meer flexibel werken, kan je vaste bureaus bijvoorbeeld vervangen door gedeelde flexwerkplekken. Hierdoor heb je als werkgever misschien wel minder verdiepingen nodig in het kantoorgebouw dat je huurt. Je hr-team kan in dat geval ook een spreidingsschema opstellen om ervoor te zorgen dat de kantoortijd van bepaalde teams niet te veel overlapt. Zo heeft iedereen altijd een vrije werkplek beschikbaar op kantoordagen.

Hybride werken volgens de wet

Ook bij thuiswerk ben je als werkgever verplicht om te zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden voor je personeel. Het kader daarvoor is vastgelegd in de Arbowet. Die wetgeving over arbeidsomstandigheden bevat regels voor werkgevers en werknemers om de gezondheid en veiligheid van werknemers te bevorderen. De zorgplicht van bedrijven tegenover hun werknemers is ook van toepassing op thuiswerk.

Organisaties zijn verplicht om voor elke werknemer aan te geven wat er nodig is om het personeel ook van thuis uit veilig, gezond en comfortabel te laten functioneren. Denk maar aan de juiste ondersteunende software of een ergonomische bureaustoel. Je informeert je medewerkers ook over hoe ze deze hulpmiddelen efficiënt kunnen gebruiken. Je teamleden zijn zelf medeverantwoordelijk voor hun thuiswerkomgeving en ze dienen zoveel mogelijk gebruik te maken van de adviezen en tools die je hen aanbiedt. Het algemene wettelijk kader vind je op de officiële Arbowet-website.

Een effectieve thuiswerkregeling

Om thuiswerk vlot te laten verlopen in je organisatie, kun je als leidinggevende een thuiswerkbeleid opstellen. In dat document omschrijf je duidelijk de do’s en don’ts van hybride werk in je organisatie. Zo heb je meteen ook een wettelijke basis voor de afspraken tussen jou en je teamleden. Enkele elementen om op te nemen in de thuiswerkregeling van je bedrijf:

• functies die in aanmerking komen voor thuiswerk
• aantal dagen per week of maand dat er aan thuiswerk kan worden gedaan
• regelgeving voor flexibele werkroosters en eventuele verplichte meetings of werkuren
• gebruikte communicatietools, software en hardware
• ergonomie- en veiligheidsbeleid voor je medewerkers
• maatregelen voor beveiliging van personeels- en klantendata

Tips voor een beter hybride werkmodel

Zelf aan de slag met een effectieve thuiswerkregeling die je werknemers tevreden houdt, productiviteit verzekert en hr de nodige controle geeft over beheer en evaluatie? Met deze tips neem je alvast een goede start.

1. Zorg voor gestroomlijnde communicatieplatformen

Er is heel wat software voor chat en videobellen op de markt. Haast net zo belangrijk als het kiezen van de juiste tools voor de behoeften van jouw organisatie, is het uniforme gebruik van een tool in heel je organisatie. Zo vermijd je IT-problemen en kun je een efficiënt communicatiebeleid creëren en beheren.

2. Stel duidelijke verwachtingen

Zorg ervoor dat alle medewerkers in de verschillende afdelingen precies weten wat er van hen verwacht wordt tijdens hun thuiswerkdagen. Een duidelijke prioriteit van taken kan wonderen doen - bij voorkeur via managementsoftware die je als leidinggevende rechtstreeks kunt inkijken. Zo behoud je het overzicht over de efficiëntie van je verschillende medewerkers, ook wanneer die zich niet op kantoor bevinden.

3. Faciliteer training en opleidingen

Opleidingen kunnen er bij je werknemers voor zorgen dat ze de software en andere instrumenten voor thuiswerk nog efficiënter gaan gebruiken. Met virtuele trainingsmomenten die je gelijktijdig voor alle teamleden in een afdeling organiseert, zorg je meteen ook voor een moment van virtuele teambuilding.