Tips om thuiswerk te organiseren in je bedrijf

Hoe kun je als leidinggevende efficiënt thuiswerk organiseren voor je medewerkers? In de transitie naar een hybride werkmodel dat thuiswerk en werken op kantoor integreert, kampen veel bedrijven met uitdagingen. Door je teams de vrijheid te geven om af en toe fulltime locatieonafhankelijk aan de slag te gaan, stijgt hun tevredenheid en productiviteit. Tegelijk bots je als bedrijfsleider nog vaak op obstakels die de effectiviteit van thuiswerken ondermijnen. In dit artikel vind je concrete tips om leiding te geven aan je thuiswerkende collega’s en om de samenwerking met je teams nog vlotter te laten verlopen.

Stel een thuiswerkregeling op die aan de Arbowet voldoet

Bedrijven zijn ook bij thuiswerken verantwoordelijk voor de veiligheid van hun medewerkers. Daarvoor gelden enkele regels, die in Nederland zijn vastgelegd in de Arbowet. Zo moet je er met je organisatie voor zorgen dat elke thuiswerker over de juiste hulpmiddelen beschikt, zoals een goed beeldscherm en een ergonomische bureaustoel. Ook vertel je je medewerkers hoe ze die instrumenten optimaal kunnen gebruiken. Hoewel je teamleden uiteraard ook zelf medeverantwoordelijk zijn voor hun thuiswerkomgeving, blijft je zorgplicht als bedrijf ook bij thuiswerk van toepassing. 

Wanneer je een officiële thuiswerkregeling op papier zet, zorg je voor een formeel document dat de regels voor thuiswerk duidelijk maakt voor iedereen. Zo beschik je over een wettelijke grondslag voor de afspraken tussen jou en je medewerkers, waarmee je aan de Arbowet voldoet. In het document neem je bijvoorbeeld op wat de gebruikte communicatietools zijn, hoe je ergonomie- en veiligheidsbeleid eruitziet en hoe vaak er aan thuiswerk kan worden gedaan.

Zorg voor duidelijke communicatierichtlijnen

Om efficiënt te communiceren met je thuiswerkende medewerkers documenteer je liefst het interne communicatieproces in je bedrijf en stel je duidelijke verwachtingen over bereikbaarheid. Geef bijvoorbeeld aan wat de voorwaarden zijn om een dringend telefoontje te rechtvaardigen en welke praktische dingen eerder via een e-mail of chatbericht opgelost kunnen worden. Ook een richtlijn voor de verwachte reactietijd op berichten tijdens de werkuren geeft je teams meer duidelijkheid over de bereikbaarheid die van hen verwacht wordt tijdens thuiswerk.

Toon betrokkenheid en houd voldoende contact …

Blijf dagelijks in contact met je remote medewerkers via e-mail, videocall of chat. Als je dat niet doet, kan dat ervoor zorgen dat je teamleden zich niet verbonden voelen of zelfs gedemotiveerd raken, met verminderde prestaties en zelfs verzuim en verloop tot gevolg. Geregelde interactie met iedereen op de fysieke en virtuele werkvloer zorgt ervoor dat je iedereen betrekt en voorkomt dat je bedrijfscultuur afbrokkelt.

… maar wees geen micromanager

Werken op afstand biedt je medewerkers autonomie, maar vanop afstand is het moeilijker om het overzicht te bewaren over hun productiviteit en de manier waarop ze hun taken uitvoeren. Je trapt als leidinggevende dan ook sneller in de val van overmatig micromanagement. Regelmatige communicatie met je thuiswerkende medewerkers is uitstekend, maar buitensporige check-ins en verplichte voortgangsrapportages creëren al snel een contraproductief effect. Het leidt alleen maar tot meer werkdruk bij zowel je personeel als jezelf en wakkert onderling wantrouwen aan. Focus liever op doelstellingen en behaalde resultaten dan op gepresteerde uren en zichtbare aanwezigheid. Wees je er wel van bewust dat sommige medewerkers nu eenmaal minder goed zijn in zelfdiscipline wanneer ze thuis werken en probeer eventuele signalen hiervan op te merken, zodat je op tijd kunt ingrijpen.

Plan vaste momenten in voor teamvergaderingen

Met een uitgebalanceerde mix van videocalls tussen teams, virtuele evenementen en (fysieke) teambuilding zorg je als leidinggevende voor meer onderlinge verbondenheid en betrokkenheid bij je medewerkers. Dat is vooral belangrijk op lange termijn. Medewerkers in teams die elkaar al goed kennen, kunnen best een hele poos verder blijven werken vanop afstand in een positieve en constructieve sfeer. Heb je daarentegen nieuw talent aangetrokken, bijvoorbeeld via een van onze innovatieve recruitmentstrategieën? Werk dan actief aan de onboarding en integratie van die medewerkers in de betreffende teams. Zo bouw je vertrouwen op en kunnen je teamleden werken aan het versterken van hun relaties en hun communicatiestijl. Regelmatige teamvergaderingen zorgen er ook voor dat thuiswerkers voldoende gehoord worden in het bepalen van de strategie van hun team. Het geeft hen ook de kans om nieuwe ideeën in de groep te gooien, als tegenwicht ten opzichte van medewerkers die altijd op kantoor aanwezig zijn.

Geef het goede voorbeeld en wees transparant

Met je leiderschapsstijl geef je het voorbeeld voor rolgedrag op de werkvloer. Je medewerkers zijn geneigd om zich te spiegelen aan hoe je je als leidinggevende gedraagt. Als je altijd transparant communiceert, moedigt dat je medewerkers dus aan om ook zelf open en eerlijk te zijn over de uitdagingen waarmee ze in hun thuiswerk worden geconfronteerd. Volledige transparantie vraagt om een extra inspanning als je met zowel kantoor- als thuiswerkers rekening moet houden. Let er bijvoorbeeld op dat je belangrijk team- of bedrijfsnieuws voor alle medewerkers tegelijkertijd aankondigt in een meeting die ook vanop afstand gevolgd kan worden. Als je transparantie geeft, krijg je die ook terug. Teamleden zullen zich comfortabeler voelen om eventuele problemen waar je op kantoor niet meteen lucht van krijgt, aan je voor te leggen. Dat helpt de persoonlijke groei en ontwikkeling van je talent en zorgt voor een betere, productieve werksfeer.