Management Secretaresse vacatures

Leuke nieuwe vacature in de omgeving van Haarlem!

Jij houdt de boel strak, zodat de directie kan bouwen

Er zijn mensen die rustig worden van een volle agenda. Die een rommelige gedeelde schijf zien en meteen de mappenstructuur in hun hoofd hebben. Herken je jezelf? Dan zoeken we jou.

Onze opdrachtgever is een familiebedrijf dat al tientallen jaren vastgoed ontwikkelt en beheert, met oog voor architectuur, comfort en duurzaamheid. De lijnen zijn kort en iedereen is betrokken bij de projecten. Hier ben je geen nummer: iedereen kent je naam en weet dat jij degene bent die alles voor elkaar krijgt.

Als Junior Directieassistent vorm je samen met de teamassistent het supportteam van de directie. Jij zorgt voor structuur, overzicht en soepel lopende afspraken en vergaderingen. Je werkt dicht op de directie en krijgt verantwoordelijkheid die hoort bij wat je kunt. Verdiepen in vastgoedprojecten, meer bestuurlijke stukken oppakken of breder groeien in jouw vak? Het fundament ligt er al, maar als je initiatief laat zien, bepaal je zelf welke kant je op gaat.

Wat ga je doen?

Je dag begint met een kop koffie en een blik op de agenda van de directie. Daar staat een overleg dat verzet moet worden, een vergadering die voorbereid moet worden en een stapel papieren stukken die nog digitaal moeten. Geen paniek, want jij hebt het al gezien. Je plant, je regelt en je schakelt. Tussendoor neem je de telefoon op, beantwoord je mails en zorg je dat de vergaderruimte klaarstaat en de lunch op tijd op tafel staat. Aan het eind van de dag ziet de directie vooral dat alles soepel loopt.

Dit zijn je taken:

• Je plant afspraken in voor de directie en houdt de agenda’s strak.
• Je bereidt directievergaderingen voor, van het verzamelen en printen van de stukken tot het verspreiden ervan.
• Je digitaliseert fysieke (vergader)stukken. Papier eruit, overzicht erin.
• Je helpt collega’s met het digitale vergaderplatform. Je bent de vraagbaak als iemand het even niet meer weet.
• Je regelt samen met de teamassistent de facilitaire zaken: vergaderruimtes, de lunch en alle andere dingen die een kantoor draaiende houden.
• Je bent samen met de teamassistent het eerste aanspreekpunt van de organisatie, aan de telefoon en via de mail, voor collega’s én externe relaties.
• Je organiseert de jaarlijkse werkevenementen. Eindelijk een excuus om slingers te bestellen.
• Je houdt de mappenstructuur netjes geordend, zodat iedereen alles in één keer vindt.

Quote

“Jij houdt de boel strak, zodat de directie kan bouwen.”

Over jou

Je bent hands-on en no-nonsense en je hebt een hekel aan “dat zoeken we later wel uit”. Je pakt het direct op. Je communiceert helder, je luistert goed en je hebt aan een half woord genoeg. Loopt iets anders dan gepland? Dan bedenk jij een oplossing en durf je een knoop door te hakken. Je werkt graag zelfstandig en de directie kan blind op je vertrouwen.

Dit neem je mee:

• Je werkt en denkt op hbo-niveau.
• Een paar jaar ervaring in een ondersteunende functie, bijvoorbeeld als (management)assistent, secretaresse of officemanager.
• Je werkt vlot met MS Office en met iBabs.
• Je schrijft en spreekt foutloos Nederlands. Een dt-fout ontgaat jou niet.
• Je bent flexibel, integer en proactief.

Wat bieden wij jou?

• Een contract voor 24 tot 32 uur per week. De voorkeur gaat uit naar maandag, dinsdag en vrijdag, dus je hebt elke week vrije dagen voor wat jij belangrijk vindt.
• Een passend salaris dat aansluit bij je kennis, ervaring en verantwoordelijkheden.
• Een goede pensioenregeling.
• 25 vakantiedagen (op fulltime basis).
• Reiskostenvergoeding.
• Een goede balans tussen werk en privé. Maar dan écht :-)
• Een betrokken familiebedrijf met korte lijnen, waar je werk gezien en gewaardeerd wordt.
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen in een veelzijdige rol.

Competenties

• Zelfstandig
• Proactief
• Communicatief

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Junior Directieassistent?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.Meer weten of direct solliciteren?

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Werklocatie: Fysiek