Management Assistent vacatures

Een overleg dat tot in de puntjes is voorbereid, afspraken die goed op elkaar aansluiten en collega’s die precies weten waar ze aan toe zijn. Jij houdt het overzicht, ziet wat er nodig is en komt in actie, vaak nog voordat iemand iets hoeft te vragen.

Voor GHOR Hollands Midden zoeken we een ervaren secretaresse die graag regelt, organiseert en mensen met elkaar verbindt. Je werkt zelfstandig, maar staat tegelijkertijd midden in het team. Met jouw gevoel voor structuur én aandacht voor collega’s lever je iedere dag een belangrijke bijdrage aan het werk van de GHOR.

Klinkt dit als een rol waarin jouw talenten goed tot hun recht komen? Dan maken we graag kennis met je!

Secretaresse / Management assistent

32 uur per week

Wat ga je doen?

Een overleg dat goed is voorbereid, afspraken die logisch op elkaar aansluiten en acties die niet blijven liggen: daar krijg jij energie van. Samen met je collega-secretaresse vorm je het secretariaat van GHOR Hollands Midden. Jullie zorgen ervoor dat collega’s kunnen rekenen op professionele ondersteuning en dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment stem je een afspraak af met een partner binnen het zorg- en veiligheidsdomein, het volgende moment bereid je een bijeenkomst voor of werk je de actiepunten van een overleg uit. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt.

In de praktijk betekent dit dat je onder andere:

• afspraken plant en afstemt met interne collega’s en externe partners;
• overleggen voorbereidt en notuleert en ervoor zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd;
• bijeenkomsten en teamactiviteiten organiseert en alles tot in de puntjes regelt;
• correspondentie verzorgt en niet-routinematige vragen zelfstandig afhandelt;
• adressenbestanden, registraties en complexe overzichten zorgvuldig bijhoudt;
• facilitaire en administratieve werkzaamheden voor het team oppakt;
• op basis van globale instructies zelf prioriteiten bepaalt en acties uitzet;
• kansen ziet om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.

Ook wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het hoofd koel. Je bepaalt wat als eerste aandacht nodig heeft, schakelt gemakkelijk en zorgt ervoor dat niets uit beeld raakt. Daarbij kijk je verder dan je eigen werkzaamheden: je ziet hoe processen met elkaar samenhangen, denkt actief mee over verbeteringen en levert tijdens teamoverleggen graag jouw bijdrage.

Naast overzicht en structuur breng je persoonlijke aandacht. Je weet wat er binnen het team speelt en hebt oog voor attenties, teamactiviteiten en bijzondere momenten. Juist die combinatie van professioneel organiseren en oprechte betrokkenheid maakt jou van grote waarde voor het team.

Kortom: een zelfstandige en afwisselende functie waarin jij achter de schermen zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.

Waar kom je te werken?

Je gaat werken bij GHOR Hollands Midden: de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio. De GHOR coördineert, regisseert en adviseert over de geneeskundige hulpverlening bij rampen en crises.

Je komt terecht in een enthousiast en zelforganiserend team. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het bepalen en behalen van de resultaten. Dat maakt jouw werkomgeving dynamisch, maatschappelijk relevant en voortdurend in ontwikkeling.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze functie of onze manier van werken? Esther Dekker, afdelingsmanager GHOR beantwoordt graag je vragen. Esther is bereikbaar via esther.dekker@vrhm.nl

Je bent welkom!

Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en dat je aan de eisen voldoet? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.

Enthousiast geworden?

Zie jij jezelf al overzicht creëren, bijeenkomsten organiseren en ervoor zorgen dat collega’s iedere dag op jouw ondersteuning kunnen rekenen? Reageer dan uiterlijk 27 augustus via de sollicitatieknop. De gesprekken vinden plaats op 1 september. Reserveer deze datum alvast in je agenda, zodat je hiermee rekening kunt houden als je wordt uitgenodigd.

Overige informatie

• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure (bij iedere vacature checken of assessment onderdeel van procedure is).
• Voor indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.

Wij zoeken graag zelf onze kandidaten, dus deze vacature is géén uitnodiging tot acquisitie.