Door Janeane Tolomeo

Overmatig vergaderen is niets nieuws. Maar wat is het toch lastig terug te dringen. 

Dit onderwerp deed me denken aan een LinkedIn-bericht dat ik begin 2022 schreef:


“In 2022 wil ik een betere balans proberen te vinden. Ik ben mijn week aan het plannen en voel nu alweer een overkill aan vergaderingen aankomen. Ik ben introvert en hou ervan om diep na te denken. Ik heb het liefst maar een paar vergaderingen per dag. Nu voelt het alsof ik de hele dag vergader, elke dag opnieuw en hoewel ik graag met collega’s spar, geven die voortdurende vergaderingen me een enorm leeg gevoel.”

Gaan we terug naar het hier en nu, dan blijft het een uitdaging. In de afgelopen twee jaar zaten er in mijn planning af en toe fijne werkmomenten. Dan had ik genoeg tijd om me te focussen, al mijn werk af te ronden, mijn team te ondersteunen en zelfs lunch klaar te maken. Op deze momenten dacht ik: “Ja! Ik heb het door! Ik heb het eindelijk voor elkaar.”

Maar dan sluipen er weer weken in waarin ik voortdurend vergaderingen heb en voel ik me aan het eind van de dag afgemat. Overweldigd. Op zulke dagen heb ik het idee dat ik helemaal niets heb geleerd. Ik zet de knop dan weer snel om en zeg tegen mezelf dat ik gewoon weer opnieuw kan beginnen. Ik moet alleen opnieuw leren wat ik al weet. Zoals met de meeste dingen in het leven, hangt het allemaal af van de gewoonten die ik heb aangeleerd (goede én slechte), wat ik voorrang geef en hoe ik omga met wat er op me af komt. 

Dit artikel geeft je twee inzichten in je eigen vergadercultuur:

  1. Waarom het indammen van overmatig vergaderen zo noodzakelijk is. Niet alleen voor het welzijn van jezelf en je medewerkers, maar ook voor de resultaten van je bedrijf. 
  2. Zes slimme ideeën om de gewoontes en culturele normen binnen je bedrijf te veranderen voor een gezondere vergadercultuur. 

De verborgen kosten van overmatig vergaderen

De tijd die mensen besteden aan vergaderingen is met 250% omhooggeschoten sinds de periode voor de pandemie. Hierdoor raken medewerkers steeds meer gestrest en overbelast. Als de lead van het initiatief Welzijn op het Werk van Indeed en als kenniswerker en people-manager kan ik niet om de weerslag heen die dit heeft op het welzijn op het werk.

Onderzoek van Microsoft toont aan dat een constante stroom aan vergaderingen zonder pauzes de focus en het engagement kan verminderen, wat leidt tot hoge stressniveaus. Uit andere onderzoeken blijkt dat veel vergaderen ervoor zorgt dat werknemers minder beleefd zijn en vaker geestelijk en lichamelijk uitgeput zijn. Velen besteden extra uren buiten werktijd om hun taken af te krijgen, waardoor er weinig ruimte overblijft voor werk dat verdieping en voldoening biedt. Daarnaast kan de inspanning van non-stop videovergaderingen extreem belastend zijn, vooral voor introverte mensen. 

Buiten de menselijke kosten kent de overkill aan vergaderingen ook financiële kosten. Naast de miljoenen aan uren die verloren gaan aan onnodige, niet-productieve vergaderingen, kan de negatieve invloed op het welzijn op het werk zich ook vertalen in een lagere winst, een lager rendement op vermogen en lagere bedrijfswaarderingen. Als je geen oog hebt voor de overmaat aan vergaderingen, betaal je duidelijk een hoge prijs.

Zes manieren om overmatig vergaderen tegen te gaan

Sommige bedrijven hebben extreme maatregelen genomen om het aantal vergaderingen terug te dringen. Shopify voerde bijvoorbeeld de beruchte vergaderingsschoonmaak in, waarbij meer dan 300.000 uur aan vergaderingen werd geschrapt. Dat is veel. In de nieuwe realiteit van hybride werken hebben teams immers ook tijd nodig om samen te werken, contact te hebben en vertrouwen en saamhorigheid op te bouwen. Hiermee wordt ook het welzijn op het werk versterkt. 

Klaar om de vergadergekte de baas te worden en je werknemers gelukkiger te zien? Hieronder lees je zes op onderzoek gebaseerde strategieën. 

1. Vergadermomenten verminderen 

Goed nieuws: alleen al een beperkt aantal vergaderingen schrappen, heeft veel positieve effecten, vooral in productiviteit. Bij een enquête uit 2022 onder 76 bedrijven ontdekten onderzoekers dat door het aantal vergaderingen met 40% te verminderen de productiviteit met 71% toenam. Ook de tevredenheid van medewerkers steeg met 52% en het stressniveau daalde met 57%.

Om het aantal onnodige vergaderingen te verminderen, is het slim om te beginnen met een onderzoek waarbij je denkt in termen van ‘aftrekbaarheid’: Welke terugkerende vergaderingen kun je combineren, minder vaak laten plaatsvinden of helemaal schrappen? Voordat je een nieuwe vergadering opzet, ga je na of het onderwerp echt een vergadering waard is of kan worden afgehandeld via Slack, e-mail of op een andere manier. In welke gevallen kan asynchroon werken de behoefte aan vergaderen verminderen? Overweeg het invoeren van bedrijfs- of afdelingsbrede 'samenwerkingsuren' of speciale tijdvensters voor vergaderingen. Zo voorkom je dat ze volledige werkdagen in beslag nemen. Daarnaast kunnen managers en andere leiders 'kantooruren' instellen om het aantal vergaderingen terug te dringen, terwijl ze nog wel beschikbaar blijven voor advies en expertise.

2. Vergadervrije dagen invoeren

Uit het onderzoek van hierboven blijkt ook dat “autonomie, communicatie, engagement en tevredenheid stijgen door de introductie van een vergadervrije dag per week, wat leidde tot minder micromanagement en stress en tot meer productiviteit.” 

Als dit niet wekelijks mogelijk is, probeer het dan maandelijks. Bij de marketingafdeling van Indeed is de eerste vrijdag van de maand uitgeroepen tot vergadervrije 'Focus Friday.’ Zo hebben marketeers minder afleiding, hoeven ze minder te schakelen tussen taken en kunnen ze zich richten op werkzaamheden waarvoor concentratie nodig is.

3. Micropauzes inbouwen in de werkdag

Voor het verminderen van vergaderingen is geen alles-of-nietsaanpak nodig; zelfs tien minuten eerder stoppen met een vergadering kan al een groot verschil maken. Onderzoek toont namelijk aan dat het nemen van 'micropauzes' van maximaal 10 minuten al zorgt voor meer energie en welzijn op het werk. Uit andere onderzoeken blijkt dat een korte onderbreking stress kan verminderen of voorkomen, prestaties gedurende de dag op peil kan houden en de behoefte aan een lange herstelperiode aan het eind van de dag kan verminderen. 

In plaats van de standaard tijdsblokken van 30 of 60 minuten, moeten degenen die de vergadering organiseren, bepalen hoeveel tijd ze daadwerkelijk nodig hebben om de agenda te behandelen. Mocht dit slechts 5 of 10 minuten zijn, plan de vergadering dan ook als zodanig. Als er 30 of 60 minuten nodig zijn, kan 5 of 10 minuten eerder stoppen de gelegenheid bieden om weer 'mens te worden' voor de volgende vergadering begint. Werknemers kunnen zo even bijkomen.

4. Wandelend overleggen

Wie zegt dat vergaderen betekent dat je aan een tafel moet zitten en naar elkaar of naar een scherm moet staren? Als de pandemie ons één ding heeft geleerd, is het wel dat taken op verschillende manieren uitgevoerd kunnen worden én productiever. Nog een pluspunt: ze dragen zelfs bij aan het welzijn op werk.

Als je de vergadersleur wil verminderen, maak dan wandelvergaderingen onderdeel van je bedrijfscultuur. Als je nog nooit wandelend hebt vergaderd, probeer het dan eens uit tijdens je volgende vergadering: stop je telefoon in je zak, doe je oordopjes in en ga op pad tijdens je gesprek. Zo kom je niet alleen aan je stappen, wat goed is voor je algehele gezondheid, maar even afstand nemen van het scherm en een ander ritme kan je net de ruimte geven voor meer creativiteit en samenwerking. Als leidinggevenden in het bedrijf hiervan een gewoonte maken, kan dat anderen inspireren om hetzelfde te doen.

5. Medewerkers stimuleren om hun tijd te bewaken

Als bekend is dat te veel vergaderingen killing zijn voor de productiviteit en energie, waarom zijn we dan nog steeds verplicht om ze allemaal bij te wonen? Er zijn verschillende verklaringen: van de angst om een vergadering te missen, de angst om niet gezien of afgerekend te worden op je afwezigheid, tot bedrijfsnormen, en - laten we eerlijk zijn - omdat je baas het van je eist. Om deze druk terug te dringen, zouden managers moeten doen aan jobcrafting of medewerkers in staat stellen hun werkdagen zelf in te richten. Ook moet het geoorloofd worden dat medewerkers nee zeggen tegen vergaderverzoeken zonder angst voor de gevolgen.

Aan het begin van elke werkweek moet iedereen die een vergaderverzoek krijgt, eerst het volgende overwegen:

  • Hoe kan ik bijdragen aan het gesprek? 
  • Wat kan ik uit deze vergadering halen en in hoeverre helpt de input bij mijn werkzaamheden?
  • Hoe kan ik anderen helpen op manieren die niemand anders kan? 

Als je jezelf bovenstaande vragen stelt, dan krijg je een duidelijker beeld van welke vergaderingen je wil accepteren en welke je beleefd wil afwijzen. Ook een optie: een vervanger regelen, bijvoorbeeld een collega die energie krijgt van persoonlijk contact. 

Daarnaast kun je medewerkers stimuleren om in de agenda tijdsblokken te reserveren voor focustijd zodat ze zich kunnen richten op verdiepend werk of werk waarvoor veel concentratie nodig is. Deze tijd moet worden beschermd, het is geen 'vrij te besteden tijd' die beschikbaar is voor onverwachte dringende vergaderingen. Om hier een nieuwe norm van te maken, kunnen managers en andere leidinggevenden het goede voorbeeld geven wat grenzen stellen betreft. Denk aan focustijd voor zichzelf te reserveren en onnodige vergaderingen zichtbaar af te wijzen. Ze kunnen hierbij anderen stimuleren hetzelfde te doen. (Pro-tip: vergroot de kans dat anderen je focustijd respecteren door je agenda op 'openbaar' te zetten, zodat ze zien wat je tijdsblokken inhouden).

6. De vergaderprincipes van het bedrijf duidelijk definiëren

Als je je eenmaal hebt ingezet voor het veranderen van je vergaderaanpak, maak het dan officieel. Maak een document met vergaderprincipes waarin de best practices en verwachtingen van het bedrijf worden beschreven, waaronder strategieën die medewerkers helpen bij een gezondere vergadercultuur. Beschrijf je beleid voor vergadervrije dagen, micropauzes, focustijd en de vrijheid om je af te melden voor een vergadering en vermeld criteria voor het organiseren van effectievere vergaderingen, zoals:

  • Aanwezigheid: beperk verplichte aanwezigheid tot deelnemers die echt essentieel zijn voor de vergadering en nodig alle anderen uit als optionele aanwezigen.
  • Agenda's: deel een duidelijke schriftelijke agenda en doelen voorafgaand aan elke vergadering, zodat de genodigden kunnen beslissen of hun aanwezigheid iets toevoegt en, indien dit zo is, ze zich goed kunnen voorbereiden. 
  • Opnames: verstuur bij belangrijke vergaderingen achteraf een opname en een samenvatting van hoofdpunten, om te voorkomen dat medewerkers alleen aanwezig zijn om op de hoogte te blijven van belangrijke beslissingen.

Dit zijn slechts enkele manieren om de druk van vergaderingen te verlagen en mensen (waaronder jezelf) te helpen zich productiever en tevredener te voelen op het werk. Overmatig vergaderen indammen gaat niet vanzelf, ook niet door volledig te vertrouwen op individuele effiëntie. Zoals ik zelf heb ervaren, moet je jezelf er misschien constant aan herinneren om vergadergewoonten toe te passen die in je voordeel werken (en niet in je nadeel). Met inspanning, discipline en ondersteuning van het management, kun je vergaderingen onder controle houden en effectiever inzetten in je bedrijf.