Vind je het leuk om in een informele sfeer te werken, waar aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling en wil je deel uitmaken van een hecht team van managementassistenten voor de hele gemeente? Lees dan snel verder!

Informatie
Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.

Als Managementassistent bij Gemeente Tilburg speel je een cruciale rol bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten, waardoor het managementteam zich kan concentreren op het leiding en sturing geven aan een team. Jij bent van onschatbare waarde voor een effectieve en efficiënte werking van Gemeente Tilburg.

Wat ga je doen?
Jij bent de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden bij een uitvoerende of ondersteunende afdeling binnen Gemeente Tilburg. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. In deze cruciale rol fungeer je als de schakel die ervoor zorgt dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten. Jouw belangrijkste functie-taken:

• Jij zorgt ervoor dat de agenda's van de leidinggevende(n) die jij ondersteunt, goed worden beheerd en bewaakt. Dit is belangrijk omdat het om ingewikkeld agendabeheer gaat;
• Je houdt de correspondentie van de leidinggevende bij, zowel op papier als digitaal. Je schrijft, controleert en zorgt dat uitgaande post de juiste handtekeningen hebben. Ook hou je de (gedeelde) mailboxen in de gaten;
• Jij bereidt vergaderingen op een gestructureerde manier voor, inclusief het maken van agenda's, het kiezen van de tijd en hoe vaak, het verzamelen en sturen van documenten, en het opstellen van lijsten met acties en besluiten. Je zorgt ervoor dat alles goed verloopt, ook online, op kantoor of een mix van beide;
• Je maakt planningen en helpt bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals jubilea en evenementen;
• Je ondersteunt met administratieve taken, zoals het ordenen van documenten, omgaan met ziekmeldingen, regelen van relatiegeschenken, ondersteuning bij de in- en uitstroom van medewerkers, en het beheren van inkoop.

Waar kom je te werken?
Jij wordt onderdeel van het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten. Dit team bestaat uit ongeveer 56 managementassistenten die één of meerdere leidinggevende ondersteunen. De twee teamleiders zorgen voor de dagelijkse coördinatie en de teammanager geeft sturing en leiding aan het complete team. Het is een hechte club collega’s waar samenwerking (clusterverband) voorop staat. Elke twee maanden wordt het kenniscafé georganiseerd met een afsluitende borrel.

Ook zal je nauw samenwerken met de leidinggevende(n) die je ondersteunt. Je werkplek bevindt zich op een van onze vier gemeentelijke locaties, waaronder het moderne stadhuis en de nieuwe stadswinkel. Hier komen we samen in onze gedeelde kernwaarden van verbondenheid, daadkracht en vernieuwing. Collega’s staan echt voor elkaar klaar.

Binnen deze functie heb jij de vrijheid om je tijd in overleg net de teamleider in te delen. Zo heb je de mogelijkheid om vanuit huis te werken of op kantoor.

We zijn momenteel op zoek naar een flex-managementassistent.

Wat breng je mee?
Wij kunnen rekenen op jouw vriendelijke en gastvrije persoonlijkheid. Jij bent leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief. Jij begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau. Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn. Met deze eigenschappen ben je klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team.

• Je beschikt over minimaal een mbo-opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het managementassistenten vak;
• Heb je net je opleiding afgerond? Ook dan ontvangen we graag jouw sollicitatie!
• Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen;
• Je bent 24-36 uur per week inzetbaar.

Wat krijg je ervoor terug?
De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.700 en maximaal € 4.297,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Wil jij jouw ondersteunende kwaliteiten inzetten voor een effectieve en efficiënte werking van Gemeente Tilburg? Solliciteer dan via onderstaande button!

Vragen?
De vacature staat open t/m 28 maart. De gesprekken vinden plaats op 2 april. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Erica de Bresser - Roefs, teamleider managementassistenten, via tel nr.06-25687670 Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment[at]tilburg.nl onder vermelding van de vacaturetitel.

Overige info
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor burgers en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Wil je meer weten over het speelveld van deze vacature? Kijk dan eens op onderstaande websites:

Meer over Gemeente Tilburg: Afdelingen - Werken voor Tilburg
Meer over onze arbeidsvoorwaarden: Arbeidsvoorwaarden - Werken voor Tilburg
Meer over CAO-gemeenten: Salaris, Salaristoeslagen en vergoedingen - Cao Gemeenten

-