Evenementen vacatures in Utrecht (provincie)

Ben jij de aardigste Meeting Expert van Nederland? Ben jij een commercieel persoon met organisatietalent, die gelooft dat luisteren belangrijker is dan praten? Word jij blij van gast- en klanten contact en wil je samen het verschil maken? Dan zijn wij ter uitbreiding van ons team op zoek naar jou!

DE ORGANISATIE

Training- en vergaderlocatie La Vie Meeting Center, intern ook wel La Vie genoemd, ligt in het hart van Utrecht, vlakbij het Centraal Station. Geschikt voor alle soorten bijeenkomsten tot 300 personen en voorzien van alle denkbare faciliteiten. La Vie is in een nieuw jasje gestoken en zit barstensvol nieuwe energie en inspiratie. Met maar liefst 40 meetingruimtes biedt de locatie oneindig veel mogelijkheden, zowel fysiek als hybride.

Onze medewerkers zijn alleraardigst en intrinsiek gemotiveerd om anderen – zowel gasten als collega’s – blij te maken. Onze missie is om ons volledig in te leven in de wensen van onze gasten en klanten, het La Vie thuisgevoel te bieden, en iedereen zich welkom te laten voelen.

De aardigheid van onze medewerkers wordt door gasten beoordeeld met een 9,3 – daar zijn we trots op! We vormen een hecht team waarin niet alleen de gast centraal staat, maar waarin we ook goed voor elkaar zorgen. Het samen stilstaan bij bijzondere momenten doen we graag met elkaar.

We zijn zeer trots op onze Great Place To Work certificering en de waardering die we krijgen van ons team. We willen ook graag een bijdrage ‘met impact’ leveren aan de samenleving. Daarom organiseren we tal van maatschappelijke activiteiten en krijgt iedere collega een ‘impact dag’ om zelf in te vullen. Diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie zijn vanzelfsprekend in onze welkome familiecultuur.

DE FUNCTIE

In deze functie ben jij van A tot Z verantwoordelijk voor het reserveringstraject. Van het voeren van telefonische en live verkoopgesprekken, het opstellen van offertes, service verlening in het voortraject, het geven van rondleidingen tot interne communicatie, after sales en relatie beheer. Je houdt je bezig met (het):

• Voeren van verkoopgesprekken (telefonisch en per mail) voor reserveringen van onder andere trainingen, vergaderingen en congressen;
• Opstellen van offertes en bevestigingen (binnen de richtlijnen met betrekking tot prijsafspraken, prijsstructuur en yield- en aannamebeleid) en het vastleggen van de gemaakte afspraken in ons eigen reserveringssysteem;
• Bewaken en tijdig opvolgen van geboekte opties en taken;
• Verwerken van wijzigingen in boekingen en het behandelen van annuleringen;
• Verzorgen van rondleidingen;
• Bestellen van extern benodigde materialen, toezicht houden op correcte bevestiging (conform prijsafspraken) en levering van deze goederen/diensten;
• Voeren van aftersales gesprekken en onderhouden van de relatie met de klant;
• Proactief benaderen van slapende accounts;
• Relatiebeheer;
• Ontwikkelen en uitvoeren van (commerciële) ideeën ter verbetering van de klantervaring en het bedrijfsresultaat;
• Registreren en verwerken van omzetten;
• Waar nodig ontvangen en/of meehelpen tijdens evenementen.

WIE BEN JIJ?

Je bent een creatief en commercieel organisatietalent met een sterke hang naar succes en een uitstekend gevoel voor kansen en mogelijkheden. Je hart gaat sneller kloppen van het continu zoeken naar de juiste combinatie van service, commercie en organisatie. Je gelooft in de kracht van maatwerk, creatieve oplossingen en het opbouwen van relaties. Gedetailleerd werken, uitstekende sociale, communicatieve vaardigheid, commercieel gedreven, het nakomen van afspraken en ervaring is belangrijke bagage om succesvol te zijn. Je herkent je in de woorden: gastvrij en hartelijk, sterke persoonlijkheid, teamplayer, enthousiasme, drive en optimisme.

• Je bent 32 tot 38 uur beschikbaar;
• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt (minimaal) één jaar ervaring in een soortgelijke commerciële functie of stage (bij voorkeur in de hospitality branche);
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Je bent vaardig in omgang met computersystemen en in staat om nieuwe computersystemen je snel eigen te maken.

JOUW DAG

Je begint de dag met het doornemen van nieuwe reserveringsaanvragen, binnengekomen e-mails en openstaande offertes. Vervolgens neem je contact op met (potentiële) klanten om hun wensen te bespreken voor trainingen, vergaderingen, congressen of andere evenementen vanaf 50 personen. Je adviseert hen over de mogelijkheden, stelt passende offertes op en verwerkt alle afspraken zorgvuldig in het reserveringssysteem.

Gedurende de dag houd je lopende reserveringen nauwlettend in de gaten. Je volgt opties tijdig op, verwerkt eventuele wijzigingen of annuleringen en onderhoudt contact met collega's en externe leveranciers om ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes is geregeld. Waar nodig bestel je aanvullende materialen of diensten en controleer je of deze volgens afspraak worden geleverd.

Regelmatig geef je rondleidingen aan geïnteresseerde klanten, zodat zij een goed beeld krijgen van de locatie en de mogelijkheden. Ook onderhoud je actief relaties met bestaande klanten door aftersalesgesprekken te voeren, slapende accounts opnieuw te benaderen en mee te denken over commerciële kansen en verbeteringen in de klantbeleving.

Daarnaast registreer je de behaalde omzetten en werk je nauw samen met verschillende interne afdelingen om ervoor te zorgen dat iedere reservering soepel verloopt. Op dagen waarop evenementen plaatsvinden, spring je waar nodig bij met de ontvangst van gasten of de ondersteuning van het evenement. Geen dag is hetzelfde: je schakelt voortdurend tussen commercie, gastvrijheid, organisatie en relatiebeheer om iedere klant een uitstekende ervaring te bieden.

WAT BIEDEN WIJ?

• Een hartelijk welkom dat jou meteen thuis doet voelen;
• Een fijne werksfeer in een Great Place To Work, met uitdagend en afwisselend werk;
• Een werkplek in hartje centrum Utrecht, yes;
• Elke dag een geweldige lunch;
• 25 vakantiedagen o.b.v. een 38-urige werkweek, als je belooft dat je terugkomt;
• Een hartverwarmend cultuurprogramma ‘Kindest Together’ met allerlei leuke activiteiten;
• De mogelijkheid om gebruik te maken van een IMPACT-dag, een dag waarop jij IMPACT kan maken;
• De mogelijkheid om gebruik te maken van extra aanvullende arbeidsvoorwaarden middels een bruto-netto verschil, zoals een leasefiets of een sportabonnement;
• Een DISC en BLOEI & GROEI gesprekken samen met jouw leidinggevende, om jouw werkgeluk te bespreken en het door jou opgestelde GROEI-plan te bespreken, om jezelf te blijven ontwikkelen en verbeteren;
• Werken in de hospitality branche met de regelmaat van geplande meeting business (grotendeels maandag t/m vrijdag tussen 8 – 18 uur).
• Deelname aan de aanvullende pensioenregeling en ANW-Hiaatverzekering;
• Collectiviteitskorting op zorgverzekeringen (we hebben collectieve regelingen met Aevitae, Menzis en Zilveren Kruis).

SOLLICITATIEPROCEDURE

Voldoe jij aan bovenstaand profiel, heb je na het lezen van deze vacature een glimlach op je gezicht gekregen en ben je enthousiast om deel uit maken van ons team? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie, waarin je ons overtuigt van jouw talent en motivatie om bij ons te komen werken! Solliciteren kan door te mailen naar Charlotte Griffioen, Manager Reserveringen & Receptie, via charlotte.griffioen@lavieutrecht.nl.

Ben je enthousiast geraakt over deze functie én onze organisatie, maar heb je nog vragen? Voor meer informatie kan je altijd contact opnemen met Charlotte via bovenstaand e-mailadres of via telefoonnummer 030 – 234 00 88.

Let op! Zonder motivatie nemen wij de sollicitatie niet in behandeling.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Werklocatie: Fysiek