Belangrijkste zaken

Breng jij rust, overzicht en structuur? Zie jij wat er nodig is voordat iemand het vraagt? En houd jij het hoofd koel wanneer alles tegelijk lijkt te gebeuren? Dan pas jij bij Vilente. Iemand die schakelt, ontzorgt en vooruitdenkt. Een rol waarin jouw precisie, communicatieve kracht en organisatietalent écht het verschil maken.

Waar ga je werken

Miranda is doorgestroomd naar een andere afdeling binnen Vilente, daarom zijn we op zoek naar een nieuwe collega-managementassistent. Zij heeft deze functie 2 jaar met onwijs veel plezier gedaan. Je komt te werken op ons servicebureau in Doorwerth, met de mogelijkheid, in overleg, ook deels thuis te werken. Je hebt 5 collega-managementassistenten, waar je mee kunt sparren wanneer dat nodig is. Wat deze functie zo leuk maakt; je hoort en ziet veel omdat de functie erg veelzijdig is.

Wat ga je doen

In deze toffe functie komt veel samen: organiseren, plannen, communiceren en bewaken. Jij bent het vaste aanspreekpunt voor de managers van HR en ICT en zorgt dat alles soepel verloopt.

Maar dat is het niet alleen, de functie is afwisselend en een werkdag is nooit hetzelfde:

• Je beheert en bewaakt de agenda’s van directie en management en stelt prioriteiten;
• Je beoordeelt e-mails en telefoontjes en handelt waar mogelijk;
• Je ontvangt bezoekers en zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst;
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, stelt vergadersets samen, notuleert en bewaakt actiepunten;
• Je redigeert teksten, stelt documenten en presentaties op en bewaakt de huisstijl;
• Je verzorgt digitale archivering en houdt administratieve systemen actueel;
• Je regelt reserveringen, boekingen en de administratieve afhandeling daarvan;
• Je ondersteunt werkgroepen, commissies en regionale processen;
• Je signaleert relevante ontwikkelingen en koppelt deze terug aan directie en management;
• Je ondersteunt bij het organiseren van evenementen en neemt deel aan overleg en werkgroepen.

Je krijgt ruimte om de rol zelfstandig in te vullen. We vertrouwen op jouw vakmanschap. Jij houdt overzicht, ook wanneer het druk is, en durft duidelijk te zijn wanneer dat nodig is. Juist in een omgeving waar veel gebeurt, ben jij degene die rust en structuur brengt.

Wat bieden we jou

• Arbeidsvoorwaarden volgens de cao VVT, inschaling in FWG 40 (€2.981 - €3.864 bruto per maand o.b.v. 36-urige werkweek);
• 8% vakantiegeld, waarbij je de keus hebt dit per maand te laten uitbetalen;
• Eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Er is veel ruimte voor flexibele werkdagen waarbij de voorkeur op de ochtenden ligt en vanwege de bezetting zou het fijn zijn als je de vrijdagochtend kunt werken.
• Deelname aan het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden waarbij je door belastingvoordeel een financiële tegemoetkoming kunt krijgen op onder andere een nieuwe fiets, ICT-producten, museumjaarkaart en/of korting op je sportabonnement;
• Goede werk/privé-balans;
• Een warm welkom door onze organisatiebuddy's! Zij zorgen voor een fijne inwerkperiode.

Wat neem je mee

• Een afgerond mbo 4-diploma en ervaring in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende kennis van agendabeheer, administratieve processen en digitale systemen, zoals office365, Outlook, Word, Excel, Teams en Afas.
• Sterk ontwikkelde communicatieve vaardigheden, zowel mondeling en schriftelijk;
• Organisatietalent, nauwkeurig en het vermogen om prioriteiten te stellen;
• Je bent integer en representatief;
• Het vermogen om overzicht te houden, ook bij verstoringen en piekbelasting.

Je beweegt je makkelijk binnen de organisatie, schakelt snel en blijft rustig wanneer anderen dat even niet kunnen. Jij gelooft dat goede ondersteuning begint bij duidelijke afspraken, structuur en heldere communicatie en daar draag jij actief aan bij.

Informatie en solliciteren

Reageren kan via de sollicitatiebutton. Heb je inhoudelijke vragen? Bel of app dan met Miranda Schippers (06-29510402) of mail naar m.schippers@vilente.nl zij kan je inhoudelijk alles over deze toffe functie vertellen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is voor nieuwe medewerkers verplicht en maakt deel uit van de aanstellingsprocedure.