Secretaresse

Als secretaresse creëer jij overzicht in de dynamiek van een drukke werkdag. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken en werkzaamheden soepel verlopen. Klaar voor deze uitdaging? Lees snel verder.

Rijn IJssel: jouw weg vooruit

Rijn IJssel is een onderwijsinstelling voor mbo en educatie in Arnhem en omgeving. Ons doel? Onbevangen kijken naar de mogelijkheden van studenten en medewerkers. We zetten ons met hart en ziel in voor ieders ontwikkeling, in een wereld die voortdurend verandert. Samen ontdekken we wat nodig is om te groeien, verder te komen en dromen waar te maken. Zo vind je jouw weg vooruit!

Het cluster Techniek, ICT en KansRIJk is een bruisend cluster met opleidingen voor ondernemende studenten die hun unieke talent op eigen wijze ontplooien. Dit doen we met betrokken en vakbekwame medewerkers die de studenten ondersteunen en stimuleren bij het leggen van een stevige basis voor de toekomst. Samen met twee collega-secretaresses vorm je het kloppende secretariële hart van het cluster.

Dit ga je doen

Als secretaresse ben je een onmisbare schakel binnen het managementteam van het cluster Techniek, ICT en KansRIJk. Je ondersteunt en ontzorgt twee of meer onderwijsmanagers en verricht daarnaast werkzaamheden voor het cluster als geheel. Je beheert complexe agenda’s, bewaakt de planning en zorgt voor rust, overzicht en structuur.

Daarbij durf je keuzes te maken. Je vraagt door bij afsprakenverzoeken, beoordeelt de urgentie en maakt samen met betrokkenen afwegingen over wat prioriteit heeft. Je weet hierbij een goede balans te vinden tussen individuele ondersteuningsvragen en het gezamenlijke belang van het cluster. Managers vertrouwen erop dat jij overzicht houdt, vooruitdenkt en ruimte creëert voor wat echt belangrijk is.

Je beheert mailboxen, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, bewaakt de voortgang van acties en beleidsstukken en zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging en archivering. Daarnaast schrijf en redigeer je teksten en draag je bij aan een heldere interne communicatie.

Je voelt je thuis in een digitale werkomgeving en maakt nieuwe systemen en toepassingen snel eigen. Je ziet kansen om processen slimmer, eenvoudiger en efficiënter in te richten en denkt actief mee over verbeteringen in de ondersteuning van het managementteam. Ook volg je ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en AI met interesse en onderzoek je hoe deze het werk kunnen ondersteunen en verrijken.

Zo help jij ons vooruit

Als secretaresse houd je moeiteloos meerdere ballen tegelijk in de lucht zonder het overzicht te verliezen. Ook onder druk blijf je rustig en maak je weloverwogen keuzes. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en communiceert helder en prettig met collega’s, managers en externe contacten. Met jouw zelfstandigheid, flexibiliteit en gevoel voor samenwerking weet je mensen te ontzorgen én processen soepel te laten verlopen.

Verder zoek je actief de verbinding met collega’s, ben je zichtbaar op de werkvloer en je weet wat er speelt binnen de organisatie. Daardoor kun je snel schakelen en lever je een positieve bijdrage aan een professionele en prettige werksfeer. Je houdt van samenwerken, brengt energie mee en weet wanneer een glimlach of een vleugje humor het verschil kan maken.

Zo ga jij erop vooruit

• Een betekenisvolle baan in een team met gedreven collega’s die houden van aanpakken
• Arbeidsvoorwaarden volgens de cao mbo, salarisschaal 7 van het mbo cao (€ 2.650,- en € 3.920,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband), 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering. Goed om te weten: de cao-onderhandelingen zijn in een vergevorderd stadium, waarbij een salarisverhoging van in totaal 7% wordt verwacht.
• Een aanstelling van minimaal 0,6 FTE voor in eerste instantie een jaar;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een goede pensioenregeling via het ABP, collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering en bijdrage aan de ziektekostenverzekering
• Reis je met het openbaar vervoer? Dan worden je reiskosten volledig vergoed;
• Ruimte om jouw baan flexibel in te vullen. We vinden het belangrijk dat je zichtbaar en bereikbaar bent voor collega’s en managers op locatie. Thuiswerken is in overleg mogelijk, maar werken op de onderwijslocatie vormt de basis van deze functie.
• Gratis (inhouse) sportmogelijkheden en een laptop en telefoon in bruikleen;
• Volop ontwikkelingsmogelijkheden in een richting die bij je past, waaronder via ons online leerplatform, zodat je kunt investeren in jouw loopbaan en persoonlijke ontwikkeling.

Goed om te weten

Een geldige VOG is een voorwaarde om in dienst te kunnen komen bij Rijn IJssel. Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.