Secretaresse vacatures in Haarlem

Bestuurssecretaresse

Wil jij deel uitmaken van een klein en hecht team waar je nauw samenwerkt met collega’s en direct schakelt met de burgemeester, de wethouders en het managementteam? En doe jij dit het liefst in een dynamische omgeving? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen als bestuurssecretaresse?
Als bestuurssecretaresse van de gemeente Heemstede bied je organisatorische ondersteuning aan de burgemeester, de wethouders, de gemeentesecretaris en het managementteam. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat afspraken worden gepland. Geen dag is hetzelfde, want jouw werk is veelzijdig:

• Verzorgen van complex agendabeheer en behandeling van (vertrouwelijke) post.
• Verzamelen en ordenen van (digitale) vergaderstukken voor de collegeleden.
• Onderhouden van de interne en externe contacten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoongesprekken, e-mails en correspondentie.
• Gastvrij en correct ontvangen van gasten.
• Vervangen van jouw collega’s op het bestuurssecretariaat bij ziekte en vakantie.

Korte lijnen en direct samenwerken met bestuurders en collega’s maken jouw werk bij ons dynamisch en veelzijdig. Je werkt hoofdzakelijk op het gemeentehuis, met flexibiliteit voor thuiswerken.

Wat zoeken wij?
Je bent iemand met een sterk organisatorisch vermogen, die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken. Verder beschik je over:

• Minimaal een mbo-opleiding of gelijkwaardig denk- en werkniveau; een afgeronde secretaresseopleiding is een pré.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Ervaring en goede kennis van Microsoft Office-programma’s (Outlook, Word en Excel).
• Ervaring bij een gemeente is een pré.

Aan competenties breng je verder mee:

• Nauwkeurigheid: je werkt precies en zorgvuldig, zonder details over het hoofd te zien.
• Flexibiliteit: je past je moeiteloos aan en schakelt snel in veranderende omstandigheden.
• Plannen en organiseren: je houdt het overzicht en weet precies welke activiteiten prioriteit hebben. Jij stemt jouw werk en dat van collega’s op elkaar af, zodat alles soepel verloopt.

Wat bieden wij?

• Een functie voor 24 - 32 uur per week, met de woensdagmiddag en vrijdagochtend als vast dagdeel;
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een salaris van maximaal € 4.065,- (functieschaal 7) bruto per maand o.b.v. 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Bovenop jouw salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05% (inclusief 8% vakantiegeld). Elke maand kan jij kiezen hoe je dit budget wilt inzetten. Wil je extra salaris ontvangen, of toch liever extra verlofdagen bij kopen?
• Andere extra’s, zoals een vitaliteitsbudget van € 195,- bruto per jaar, een tegemoetkoming in de ziektekosten van € 168,- bruto per jaar en korting op je maandelijkse premie;
• Een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen via het ABP;
• Aandacht voor jouw ontwikkeling met uitstekende studiefaciliteiten;
• Mogelijkheid om deels thuis te werken met flexibele werktijden. We zorgen voor een ingerichte thuiswerkplek naast een flexwerkplek op het gemeentehuis en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag;
• Betaald ouderschapsverlof (13 weken) naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof.

Waarom werken bij het Bestuurssecretariaat in Heemstede?
Het team bestaat uit vier enthousiaste collega’s (inclusief deze vacature). Eén van hen vervult een ondersteunende rol binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces. Een bestuurssecretaresse ondersteunt één of twee bestuurders. Het secretariaat is niet zomaar een ondersteunende afdeling, maar echt de spil van de organisatie. Vanuit deze centrale positie heb je met vrijwel alle teams contact en draag je direct bij aan een soepele bedrijfsvoering. Daarnaast is er volop ruimte om collega’s uit de hele organisatie te ontmoeten: tijdens de gezamenlijke lunch, maar ook bij het maandelijkse koffiemoment waar de gemeentesecretaris iedereen bijpraat over actuele ontwikkelingen.

Samen met 251 collega’s werken wij aan een fijne leefomgeving voor onze 27.556 inwoners. We kennen brede functies met veel zelfstandigheid en vrijheid. Werken bij Heemstede is werken binnen een gezellige en collegiale werkomgeving, waar iedereen elkaar kent. We investeren graag in jouw groei. Of het nu gaat om trainingen, workshops of doorstroommogelijkheden, jouw ontwikkeling staat centraal. Ook vinden wij een goede werk/privébalans belangrijk. Daarom bieden wij flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.

Enthousiast geworden over de vacature van bestuurssecretaresse?
Neem voor meer informatie contact op met Lennard Kadiks, domeinmanager Bestuurs- en Juridische Zaken, telefoonnummer (023) 548 56 08 – hij vertelt je graag meer!

Wil je reageren?
Wat leuk! Solliciteren kan tot en met 2 november 2026. We kijken uit naar je reactie via ons sollicitatieformulier! Lees meer over ons sollicitatieproces.

Hoe komen wij met elkaar in gesprek?
Wij nodigen kandidaten uit op gesprek aan de hand van de brief, CV én een online selectietest. De online selectietest is geen lange vragenlijst, maar bestaat uit games zodat het ook leuk is om te doen. De online games brengen jouw cognitieve capaciteiten in beeld. We krijgen hiermee inzicht in hoe jij observeert, denkt, besluit, organiseert en handelt. En dat terwijl jij gewoon aan het gamen bent! De games zijn leuk en uitdagend om te doen, maar ook volledig wetenschappelijk onderbouwd door neurowetenschappers.

Door middel van deze games kunnen wij het potentieel van onze kandidaten beoordelen. Ook van kandidaten die normaal gesproken misschien minder goed zijn in het doen van games of testjes. Als je reageert op onze vacature met brief en CV ontvang je binnen de reactietermijn nadere uitleg over de games en de link om de games te starten. Je ontvangt altijd een waardevol rapport over jouw breinprofiel.

We kijken uit naar je reactie!

Locatie: Heemstede

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Bekijk onze privacyverklaring.

Arbeidsvoorwaarden:

• Budget voor professionele ontwikkeling
• Extra vakantiedagen
• Gezondheidsprogramma
• Pensioen

Werklocatie: Hybride werken in 2101 Heemstede