Als Executive Assistant bied je administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directie van een internationale non-profitorganisatie. Je ondersteunt de Chief Executive, de Chief Operations en de voorzitter bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s en e-mail, organiseert internationale reizen en vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Het aanbod

Een bruto maandsalaris van €4.000,- tot € 5.000,- op basis van 40 uur per week;
Een internationale werkomgeving binnen een organisatie met een maatschappelijke missie;
Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en contact met verschillende internationale stakeholders.

Jouw verantwoordelijkheden

Directieondersteuning: Je ondersteunt de Chief Executive, de Chief Operations en de voorzitter bij hun dagelijkse werkzaamheden en bent het eerste aanspreekpunt voor externe contacten;
Agenda- en e-mailbeheer: Je beheert agenda’s, plant en prioriteert afspraken en bewaakt de opvolging van e-mails en actiepunten. Waar nodig stel je namens de Chief Executive conceptantwoorden op;
Vergaderingen en actiepunten: Je organiseert vergaderingen, bent hierbij aanwezig, maakt notulen en houdt actiepunten bij. Je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd;
Reisorganisatie: Je regelt internationale reizen, accommodaties en visa en verzorgt de bijbehorende administratie, zoals het bijhouden van uitgaven en bonnetjes;
Communicatie en documentatie: Je ondersteunt bij het voorbereiden van briefings en spreeknotities en houdt relevante profielen en documentatie rondom internationale vertegenwoordigingsactiviteiten actueel. Ook zorg je ervoor dat verslagen worden opgevolgd en op de juiste plek worden opgeslagen;
Interne en externe communicatie: Je behandelt vragen van interne en externe contacten en weet goed in te schatten welke zaken prioriteit hebben en wanneer je deze moet doorzetten naar de directie;
HR-ondersteuning: Je helpt bij administratieve HR-taken, zoals het beantwoorden van vragen van sollicitanten en het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Gewenst profiel

Je bent een nauwkeurige en proactieve professional die goed kan organiseren, prioriteiten stelt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je kunt zelfstandig werken, denkt vooruit en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en soms complexe situaties. Je communiceert sterk, werkt graag samen en voelt je thuis in een internationale, multiculturele omgeving.

Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, of een vergelijkbaar opleidingsniveau;
Je hebt 3 tot 5 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een internationale organisatie;
Je hebt ervaring met directieondersteuning, zoals agenda- en e-mailbeheer;
Je beheerst de Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met online samenwerkings- en communicatietools;
Je kunt goed omgaan met deadlines, meerdere prioriteiten en een hoge werkdruk;
Je werkt gestructureerd, bent oplossingsgericht en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden;
Je kunt zelfstandig beslissingen nemen en weet situaties goed in te schatten;
Je hebt oog voor gelijkheid en diversiteit en hebt bij voorkeur ervaring binnen een multiculturele en meertalige organisatie;
Ervaring met het ondersteunen van een bestuur of directieteam is een pré;
Beheersing van de Spaanse en/of Franse taal is een pré.

Het bedrijf

De organisatie is een internationale non-profitorganisatie die zich inzet voor de verbetering van de gezondheidszorg en het versterken van professionals binnen de zorgsector. Vanuit een internationaal netwerk werkt de organisatie samen met verschillende partners om de kwaliteit en toegankelijkheid van zorg wereldwijd te verbeteren.

#Stafmanagementbijbenb

Salaris: €4.000,00 - €5.000,00 per maand

Werklocatie: Fysiek