Public Affairs vacatures in Den Haag

Het COA

Het COA is als uitvoeringsorganisatie (ZBO) sinds 1994 verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van steeds wisselende aantallen asielzoekers in Nederland. In de opvangcentra biedt het COA hen basisvoorzieningen en begeleiding naar een toekomst in Nederland of daarbuiten. Het COA is een organisatie die meebeweegt met- en soms in het brandpunt staat van- de internationale, geopolitieke situatie. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in daarom in de genen. Het werk bij het COA is uitdagend en veelzijdig. Dit komt door de wisselende instroom van asielzoekers en de voortdurende zoektocht naar een balans tussen vraag en beschikbare capaciteit. COA streeft naar stabiele en toekomstbestendige asielopvang, oplossingen voor overlast, integratie en duurzaamheid, terwijl het thema asiel en migratie onder een politiek en maatschappelijk vergrootglas ligt.

Werken bij het COA betekent dat je echt het verschil kunt maken. Het is een organisatie met veel dynamiek; het COA staat vaak in de spotlights. Doordat de omvang van de instroom sterk kan variëren, maar ook door de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van het asielvraagstuk, is flexibiliteit in structuur en organisatie bij het COA noodzakelijk. Op dit moment huisvest het COA circa 85.000 bewoners, waarvan ruim 5.200 alleenreizende jongeren, verdeeld over vele (nood) locaties in het hele land.

Bij het COA werk je samen met circa 8.500 medewerkers en circa 1.900 vrijwilligers uit diverse disciplines aan de opvang van asielzoekers uit allerlei culturen en met verschillende achtergronden. Zij werken vanuit de kernwaarden: menswaardig, open, samen en resultaatgericht. Het hoofdkantoor van het COA is nabij Den Haag Centraal Station. Uiteraard wordt nauw samengewerkt met de regiokantoren en de ruim 350 AZC’s. In het DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij alle collega’s gelijke kansen.

Waar ga je werken?

Door de enorme groei van de organisatie en de belangrijke rol die het team Communicatie & Relatiemanagement te vervullen heeft voor het COA is een goede, professionele ondersteuning van het hoofd Communicatie & Relatiemanagement, en adjunct teamhoofd Communicatie, onontbeerlijk. Jij bent als Managementassistent van het teamhoofd en adjunct-hoofd onderdeel van het team, standplaats in Den Haag (voor minimaal 50% van de uren). Er zijn er ook veel verschillende COA-locaties waar vandaan je kunt werken, of vanuit huis natuurlijk.

Over het team Communicatie en Relatiemanagement

Het COA heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld van een wat meer introverte organisatie tot een meer omgevingsgerichte, open organisatie, die samenwerking met stakeholders centraal heeft staan. Die beweging is blijvend en daar kun jij een belangrijke bijdrage aan leveren. Openheid en samenwerking staan centraal binnen het team. Je kunt deze nieuwe en belangrijke functie binnen het team Communicatie & Relatiemanagement zelf mede vormgeven. Het team bestaat uit ongeveer 45 medewerkers, onder wie landelijke woordvoerders, communicatieadviseurs en contentspecialisten. De meesten werken vanuit het hoofdkantoor in Den Haag, terwijl een deel regionaal opereert vanuit de vier regiokantoren. Je rapporteert aan het Hoofd Communicatie & Relatiemanagement. Daarnaast werk je zeer zelfstandig als spin in het web nauw samen met alle collega’s uit het team, maar ook met bestuurs- directie- en managementondersteuning, en collega’s van andere afdelingen zoals HR-services, Recruitment, en Public Affairs.

Jouw rol als Managementassistent

Als Managementassistent is het jouw voornaamste taak om het management van het team te ondersteunen. Je denkt vanuit het hoofd/adjunct teamhoofd, staat hen bij met raad en daad en ontzorgt hen zo veel mogelijk. Als beheerder van de agenda hanteer je ’agenda-sensitiviteit’ om prioriteiten te stellen. Je schakelt snel in het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en zet belangrijke zaken direct door.

Je stelt notulen en actielijsten op bij vergaderingen. Je bewaakt gemaakte afspraken en de opvolging van acties. Met jouw organisatietalent plan en coördineer je bijeenkomsten en evenementen en zorg je voor de planning van het consignatierooster van de medewerkers. Jouw betrokkenheid gaat verder dan zakelijke taken alleen; natuurlijk verzorg jij ook de bloemetjes en cadeautjes voor collega’s. Daarnaast krijg je veel ruimte om zelf invulling te geven aan jouw taken.

Wie ben jij?

Je vindt het prettig om als een spin in het web te functioneren en samen met het teammanagement een goed geoliede machine te vormen. Je komt het beste tot je recht in een dynamische omgeving. Daarbij is het belangrijk dat je:

• Beschikt over een mbo-diploma in een secretariële/management ondersteunende richting.
• Minimaal 3 jaar werkervaring hebt in een soortgelijke functie in een complexe, grote organisatie.
• Gestructureerd werkt: je houdt overzicht en weet de juiste prioriteiten te stellen.
• Zelfstandig en proactief te werk gaat. Je wacht niet af, maar neemt zelf het initiatief om zaken op te pakken.
• De balans weet te vinden tussen vriendelijkheid en servicegerichtheid aan de ene kant, en doortastendheid aan de andere kant.
• Flexibel bent: je vervangt managementassistenten bij afwezigheid.

Het aanbod

Wij bieden je een proactieve rol die onmisbaar is bij het COA. Je komt te werken in een omgeving waar je een directe bijdrage levert aan de maatschappij. Je werkt zelfstandig, in samenwerking met het team. Het COA hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Wil je meer weten over onze arbeidsvoorwaarden kijk dan op www.werkenbijhetcoa.nl.

• Het salaris bedraagt minimaal € 3.392,30 en maximaal € 4.616,05 bruto op basis van 36 uur in schaal 5 (inschaling is op basis van kennis en werkervaring).
• We starten met een dienstverband van 1 jaar met de intentie van een vast dienstverband (onder voorbehoud van organisatieontwikkelingen en functioneren).
• Je werkt ’hybride’ in Den Haag en vanuit huis.
• Individueel keuzebudget (IKB) van ca. 18% van het jaarsalaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB).
• Vitaliteitsuren (afhankelijk van de leeftijd).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een loopbaanbudget.
• Een goede balans tussen werk en vrije tijd.
• Een goed pensioen.