Medical Management Assistant vacatures

Wil jij bijdragen aan hoogwaardig internationaal onderwijs binnen een toonaangevende academische omgeving? Ben je organisatorisch sterk, servicegericht en werk je graag samen met studenten, docenten en internationale partners? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen
Als programma-assistent ben je een belangrijke schakel binnen het GSMS-masterteam. Je ondersteunt twee internationale opleidingen: de International Master in Innovative Medicine (IMIM), een internationale track binnen de master MMIT, en de postgraduate opleiding Management of Transfusion Medicine (MTM), die wordt aangeboden in samenwerking met Sanquin. De IMIM-track wordt georganiseerd in samenwerking met de universiteiten van Heidelberg, Tartu en Uppsala. Dit betekent dat je regelmatig overlegt en afstemt met collega’s van deze instellingen. Omdat onze studenten en contactpersonen vanuit de hele wereld komen is alle communicatie in het Engels.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en administratieve coördinatie van beide opleidingen. Daarbij werk je zelfstandig, houd je overzicht over de verschillende processen en zorg je ervoor dat afspraken en deadlines niet alleen worden uitgevoerd, maar ook worden bewaakt en opgevolgd. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de opleidingsdirecteur, programmamanager en de programma-assistenten van de andere masteropleidingen.

Tot je taken behoren onder andere:

• je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en externe partners;
• je verzorgt de administratie en communicatie rondom aanmeld- en toelatingsproces. Dit vormt het grootste onderdeel van de functie;
• je verzorgt de registratie en verwerking van studieresultaten;
• je ondersteunt bij de organisatie van reizen, stages, de IPIM Summer School en diverse onderwijsactiviteiten zoals diploma-uitreikingen en docent- en studentbijeenkomsten;
• je bereidt cursusevaluaties voor en verwerkt deze ten behoeve van de opleidingscommissie;
• je onderhoudt contact met de partneruniversiteiten in Heidelberg, Tartu en Uppsala;
• je biedt secretariële ondersteuning aan het managementteam, waaronder het plannen, notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten;
• je ondersteunt de organisatie van de studieprogramma’s, waaronder cursusplanning, roostering, zaalreserveringen en het beheer van de digitale leeromgeving (Brightspace);
• je beheert en actualiseert de websites van de opleidingen.

We zoeken een collega die niet afwacht, maar eigenaarschap toont. Iemand die overzicht houdt, zelfstandig werkzaamheden organiseert en ervoor zorgt dat afspraken, planningen en administratieve processen zorgvuldig worden opgevolgd. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en bent een betrouwbare spil binnen de opleidingen.

Daarnaast:

• beschik je over HBO werk- en denkniveau;
• heb je ervaring met administratieve, organisatorische of coördinerende werkzaamheden;
• werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail;
• beschik je over goede communicatie vaardigheden;
• beheers je de Engelse taal uitstekend, zowel in woord en geschrift;
• ben je bij voorkeur vanaf september beschikbaar.

• Het betreft een dienstverband voor 28 uur per week. In eerste instantie wordt een tijdelijk dienstverband geboden voor de duur van 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.
• Een internationale en dynamische werkomgeving met betrokken collega's bij de Graduate School of Medical Sciences van het UMCG.
• Je salaris bedraagt maximaal € 4.182,- (schaal 7 CAO UMC), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband.
• Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een budget voor ontwikkeling. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Links
Graduate School of Medical Sciences
International Master in Innovative Medicine (IMIM)
Management of Transfusion Medicine