Management Adviesbureau vacatures

Voor Spark, een landelijk opererend adviesbureau op het gebied van parkeren en mobiliteit in Leidschendam, zijn wij op zoek naar een stevige en georganiseerde Office Manager voor 30 tot 36 uur per week. Een brede rol voor iemand die overzicht houdt, HR-processen goed laat verlopen, collega’s ondersteunt en zorgt dat de interne organisatie soepel blijft draaien.

Wat je gaat doen

In deze functie ben jij een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je ervoor dat de dagelijkse processen goed verlopen. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en ondersteunt directie en medewerkers bij praktische, administratieve en organisatorische zaken.

Een belangrijk deel van de functie ligt op HR-gebied. Je ondersteunt bij de processen rondom instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Denk hierbij aan onboarding, personeelsmutaties, verzuimregistratie, personeelsdossiers en het regelen van praktische zaken voor nieuwe en bestaande collega’s. Ook ben je een laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers en directie bij HR-gerelateerde vragen.

Daarnaast ben je betrokken bij het overzicht van de urenadministratie en financiële processen. De financiële administratie wordt extern belegd en een deel komt bij de adviseurs te liggen. Ook denk je mee over het slimmer en eenvoudiger inrichten van administratieve processen en systemen.

Je komt terecht in een platte organisatie met veel zelfstandige adviseurs, variërend van junior tot senior met allen eigen persoonlijkheden. Dat vraagt om iemand die stevig in de schoenen staat, overzicht houdt en op een prettige manier collega’s kan meenemen in afspraken en processen. Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar denkt ook mee over hoe zaken binnen de organisatie beter, duidelijker en efficiënter kunnen worden ingericht.

Wie ben jij

Je bent iemand die structuur aanbrengt, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt. Je voelt goed aan wat er binnen een organisatie nodig is en weet makkelijk te schakelen tussen directie, adviseurs, externe partijen en collega’s. Je staat stevig in je schoenen, communiceert duidelijk en vindt het leuk om een centrale rol te vervullen binnen een professionele maar informele organisatie.

Daarnaast:

• Heb je HBO werk- en denkniveau, door opleiding en/of ervaring
• Ben je 30 tot 36 uur per week beschikbaar
• Heb je ervaring in een brede office-, HR-, operations- of administratieve rol
• Heb je affiniteit met HR & finance-processen zoals onboarding, mutaties, verzuim en personeelsadministratie
• Kun je goed prioriteiten stellen en overzicht bewaren in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt
• Ben je communicatief sterk en weet je op een prettige manier collega’s aan te spreken op afspraken
• Kun je zowel praktisch als strategisch meedenken binnen de organisatie
• Heb je ervaring met Excel en administratieve systemen
• Beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk

Wat je krijgt

• Een dienstverband voor 30 tot 36 uur per week
• Salarisindicatie tussen €4.500 en €5.000 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van kennis en ervaring
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een mobiliteitsbudget, pensioenregeling via Zwitserleven en een bruto onkostenvergoeding van €60 per maand op fulltime basis
• Mogelijkheid om hybride te werken, waarbij aanwezigheid op kantoor belangrijk is vanwege de centrale rol binnen de organisatie
• Een werklocatie in Leidschendam, goed bereikbaar met het openbaar vervoer en met gratis parkeergelegenheid
• De mogelijkheid om op termijn toe te treden tot de coöperatie van Spark
• Ruimte om actief mee te denken over de verdere professionalisering van de interne organisatie
• Een verzorgde en gezonde lunch op kantoor op werkdagen
• Regelmatig leuke teamactiviteiten en informele momenten met collega’s
• Een professionele, betrokken en ondernemende werkomgeving met veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid

Procedure

Na het tweede gesprek maakt een assessment onderdeel uit van de procedure. Dit assessment richt zich onder andere op persoonlijkheid en enkele cognitieve onderdelen, zodat goed kan worden ingeschat hoe iemand past binnen de organisatie en de rol.

High Quality Recruitment ondersteunt Spark in deze procedure. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Brett Michiels via b.michiels@high-quality.nl of +31 6 21 93 79 65.

Over de organisatie

Spark is een gespecialiseerd adviesbureau op het gebied van parkeren en mobiliteit. De organisatie adviseert onder andere gemeenten, overheden en andere opdrachtgevers over vraagstukken rondom parkeerbeleid, mobiliteit, bereikbaarheid, beheer en exploitatie.

De werkzaamheden van Spark zijn grofweg verdeeld over drie werkvlakken: visie en beleid, ontwikkelingen rondom parkeervoorzieningen en beheer en exploitatie. Veel adviseurs hebben ervaring opgedaan binnen gemeentelijke of private parkeeromgevingen en brengen daardoor veel inhoudelijke kennis mee.

Spark bestaat uit ongeveer 20 medewerkers, waarvan het grootste deel werkzaam is als adviseur. Binnen het adviesteam werken junior, medior en senior adviseurs, waarbij senior adviseurs vaak hoofdverantwoordelijk zijn voor nieuwe en lopende opdrachten. Daarnaast zijn er enkele staffuncties.

De cultuur is open, informeel en plat. De lijnen met de directie zijn kort en medewerkers krijgen veel ruimte en verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd vraagt de groei van de organisatie om meer structuur, duidelijkheid en overzicht in de interne processen. Als Office Manager speel jij hierin een belangrijke rol.

Je werkt vanuit het kantoor in Leidschendam. Het kantoor bestaat uit een grote kantoortuin, enkele kleinere werkruimtes en verschillende vergaderruimtes. Er wordt flexibel gewerkt, zonder vaste bureaus.