Games Game vacatures in Eindhoven

Functieomschrijving: HR Assistent

Functieprofiel en Organisatie Context

Asmodee is een vooraanstaande speler in de wereld van bord- en kaartspellen en trading card games. Voor ons kantoor in Helmond zijn wij op zoek naar een accurate en proactieve HR-assistent die de HR afdeling komt versterken voor 24 uur per week.

In deze rol ben je de rechterhand van de HR teamlead en draag je zorg voor een accurate administratieve ondersteuning en een optimale medewerkersbeleving.

Locatie: Helmond
Afdeling: HR
Dienstverband: Parttime (24 uur per week)
Werkdagen: Woensdag en vrijdag zijn vaste werkdagen; de 3e werkdag (maandag, dinsdag of donderdag) is in onderling overleg af te stemmen
Rapporteert aan: HR Team Lead

Doel van de functie

De HR assistent fungeert als de vaste rechterhand van de HR Team Lead en is het directe, dagelijkse aanspreekpunt voor medewerkers op de werkvloer. Het doel is het waarborgen van een kwalitatief hoogwaardige HR-administratie en het bieden van persoonlijke ondersteuning bij praktische en administratieve zaken.

Kerntaken & Verantwoordleijkheden

1. Loonadministratie & Declaraties

· Voorbereiden van de maandelijkse loonmutaties

· Bespreken en afstemmen van de mutaties met de HR Team Lead (vier ogen principe)

· Nauwkeurig verwerken van de mutaties in de systemen en richting het loonbureau.

· Grondig controleren van de loonstroken voordat deze definitief worden doorgezet voor betaling.

· Verwerken en controleren van ingediende declaraties en er zorg voor dragen dat deze volledig in lijn zijn met het interne declaratiebeleid.

2. In-, Door- en uitstroom

· Inplannen van sollicitatiegesprekken met kandidaten;

· Opstellen van offerletters en arbeidsovereenkomsten;

· Verzorgen van de volledige aanmeldingen en registratie in alle HR-, IT-, en facilitaire systemen, zoals oa SAP Succesfactors, Xpertsuite en Nmbrs.

· Denkt mee over verbeteringen in de huidige HR processen;

· Opstellen van bevestigingsbrieven voor wijzigingen in uren, salaris of functie (loonmutaties).

· Monitoren van contracttermijnen en het tijdig voorbereiden en opstellen van contractverlengingen.

· Zorgvuldige administratieve afhandeling en afmelding van uitdienst tredende medewerkers

3. Medewerkersaanspreekpunt & Communicatie

· Fungeren als het dagelijkse aanspreekpunt voor individuele medewerkers op de werkvloer.

· Voorbereiden van interne HR-communicatie, zoals, nieuwsberichten, updates voor bijvoorbeeld zeepkistensessies over regelingen of events.

4. Compliance, verlofbeheer & kwaliteitsborging

· Uitvoeren van kwaliteitsgerichte periodieke audits op de HR-systemen en digitale personeelsdossiers.

· Monitoren en actief opvolgen van de voortgang van verplichte compliance- en onboardingtrainingen, inclusief het tijdig herinneren en aanspreken van medewerkers.

· Controleren en valideren van verlofaanvragen op volledigheid, juistheid en naleving van de interne verlofregelingen.

· Periodiek analyseren en bewaken van de verlofsaldi en medewerkers proactief stimuleren en herinneren om hun openstaande verlofbalans tijdig op te nemen (ter voorkoming van verlofstuwmeren).

· Structureren en up-to-date houden van de digitale personeelsdossier.

· Ondersteunen bij verzuimregistratie en de administratieve opvolging vanuit de Arbowet.

5. Interne HR-Communicatie & Facilitaire receptie- ondersteuning

· Voorbereiden en opstellen van heldere interne HR-berichten, updates over regelingen en mededelingen voor medewerkers. Daarbij geregeld opfrissen van de huisregels en protocollen bij medewerkers

· Bemannen van de receptie bij afwezigheid (vakantie/ziekte/verlof) van de vaste receptioniste, inclusief het gastvrij ontvangen van bezoekers en post.

Functie -eisen

· MBO+/HBO werk- en denkniveau (HRM, Bedrijfsadministratie, Management support)

· Instap-/juniorniveau; stage of eerste relevante administratieve ervaring is een pre.

· Uiterst accuraat, cijfermatig sterk, kwaliteitsgericht, communicatief en representatief

· Integer, discreet, proactief en klantvriendelijk.

· Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

· Vaardig met MS Office (word, excel, powerpoint) en HR-systemen.

Arbeidsvoorwaarden

Asmodee bied een veelzijdige en dynamische rol met een hechte samenwerking binnen het HR team, waarbij geen dag hetzelfde is.

· Salarisindicatie tussen de €2.700,- en €3.100,- per maand op fulltime basis

· 8% vakantiegeld

· Aantrekkelijke personeelskorting op asmodee spellen

· Gratis Premium account op Board Game Arena

· Een account op ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen

· Een passende bonusregeling

· Gratis fruit en soep

· Gezellige vrijmibo’s, spellenavonden en overige personeelsactiviteiten

· Werken in een gezellig en gemotiveerd team

Salaris: €2.700,00 - €3.100,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfslaptop
• Kerstpakket
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Vrijdagmiddagborrel

Screeningsvragen:

• Wat is je salarisindicatie?

Ervaring:

• (HR) administratie: 2 jaar (Gewenst)

Taal:

• Nederlands (Vereist)
• Engels (Vereist)

Toestemming om in Nederland te werken:

• Nederland (Vereist)

Werklocatie: Fysiek