secretaresse raad van bestuur vacatures in Breda

Werken bij the Workspot is opzoek naar een secretaresse raad en bestuur.

Onze belangrijkste taak is om te kijken of iemand in aanmerking komt voor zorg vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz). Daarnaast onderzoeken we of iemand bij onvrijwillige zorg moet worden opgenomen. Dat doen we vanuit de Wet zorg en dwang (Wzd). Daarnaast hebben we nog enkele andere taken. Zo adviseren wij de SVB of een kind intensieve zorg nodig heeft en dubbele kinderbijslag kan krijgen. Als geen ander, weten wij dat ieder mens anders is. Daarom krijgt elke medewerker bij ons de gelegenheid om zich te ontwikkelen op een manier die bij hem past. Het CIZ is een open organisatie. Wij zijn flexibel en betrokken bij onze medewerkers.

Zoek je een omgeving die altijd in beweging is? Waar geen dag hetzelfde is en waar jij, samen met je collega, elke dag weer een waardevolle bijdrage levert voor het bestuur van het CIZ? Jij kunt je eigen werk prioriteren, bent proactief en je bent goed in het verbinden van mensen. Herken jij jezelf in deze omschrijving? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
Als secretaresse Raad van Bestuur bied je, samen met je twee collega’s, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de voorzitter en lid Raad van Bestuur, de bestuurssecretaris en strategisch bestuursadviseur. Je werkt in deze functie nauw samen met je collega’s met wie je samen de kern van het bestuurssecretariaat vormt, je fungeert als elkaars back-up en vervangt elkaar onderling bij afwezigheid.

Je faciliteert de mensen voor wie je werkt in de breedste zin van het woord, zodanig dat zij hun werk goed en in onderlinge verbinding kunnen doen. Je vindt het leuk om zelf je weg te vinden en contacten te onderhouden, zowel intern als extern. Je bent gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat.

Het is een zelfstandige, veelzijdige en uitdagende functie waarin je in verbinding staat met zowel collega’s uit alle geledingen binnen het CIZ als met externe partijen. Je zoekt actief de samenwerking op met je collega-managementondersteuner(s) in Utrecht en in de regiokantoren.

Concreet ga jij je bezighouden met onder andere de volgende werkzaamheden:

• Complex agendabeheer waarbij continu belangen afgewogen moeten worden om afspraken en overleggen te kunnen prioriteren. Dit zijn zowel externe overleggen, zoals bijvoorbeeld periodieke bestuurlijke overleggen met stakeholders, als interne overleggen. Je plant deze overleggen, je bereidt ze waar nodig en mogelijk voor en/of zorgt dat de juiste gegevens of documenten tijdig voor de deelnemers beschikbaar zijn en zorgt voor opvolging indien van toepassing.
• Proactieve mailbehandeling en -afhandeling, ook van de voorzitter of lid Raad van bestuur en bestuurssecretaris of strategisch bestuursadviseur, waarbij de nadruk ligt op prioriteren, communiceren en het bewaken van deadlines. Ook behoort het uitzetten en bewaken van actiepunten tot je werkzaamheden.
• Je denkt en plant vooruit, zodat je tijdig stukken kunt uitvragen, voorbereidingen kunt treffen voor (afspraken van het) bestuur en bestuurssecretaris en indien nodig kunt ingrijpen als de agenda of omstandigheden hierom vragen.
• Voorbereiding, verslaglegging en nazorg (bewaking vervolgacties) van interne overleggen. Denk hierbij aan het wekelijks management overleg, maandelijkse bestuursvergadering en Raad van Advies en Auditadvies commissie vergaderingen (in totaal ca zes keer per jaar). Dit doe je zelf, samen of roulerend met je directe collega en met de functionaris bestuursbureau Daarbij bewaak je het besluitvormingsproces en de vastlegging daarvan.
• Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie inclusief opstellen van documenten, met aandacht voor de huisstijl, en een redactieslag op aangeleverde documenten. Spoedeisende stukken worden onder de aandacht van betrokkenen gebracht en je bewaakt overall de tijdige afhandeling.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s en externe partijen.
• Adequate archivering van relevante mails en documenten.
• Aandacht voor het optimaliseren van zowel de eigen werkprocessen als die binnen het bestuurssecretariaat.
• Organiseren van (fysieke) vergaderingen en evenementen. Je regelt alles tot in de puntjes (vergaderfaciliteiten, uitnodigingen, agenda, etc.). Op de dag zelf fungeer je als gastvrouw.
• Administratieve taken op het gebied van personeels-, facturen- en orderadministratie.

Hoe pas jij in dit team?
Wij zoeken een collega die zich durft te laten zien, in woorden en daden. Je staat open voor vernieuwing en komt zelf ook met suggesties. Je vindt het fijn als je anderen kunt helpen en bent ook niet bang om een afwijkende mening te laten horen. Je bent flexibel en weet je makkelijk aan te passen in een steeds veranderende omgeving.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau;
• Je bent digitaal vaardig en hebt een goede kennis van het MS Office365 pakket, Teams en iBabs, Sharepoint.
• Je hebt een aantal jaren werkervaring als secretaresse van één of meer bestuurders, directeuren of hoger management;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je werkt gestructureerd;
• Je hebt ervaring/affiniteit met verslaglegging van overleggen;
• Je bent organisatie- en omgevings-sensitief en zet dit in bij de uitvoering van je werk;
• Je bent een ster in plannen en organiseren en weet hierbij te prioriteren;
• Je werkt proactief, oplossingsgericht, bent servicegericht en je neemt graag verantwoordelijkheid;
• Je bent toegankelijk en kunt goed samenwerken;
• Je bent in staat om feedback te geven én te ontvangen;
• Je bent integer en werkt secuur;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk met flair en overtuiging;
• Je houdt van onvoorziene zaken en kunt hier goed op anticiperen;

Enthousiast? Solliciteer voor 2 juni !

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Verwacht aantal uur: 32 per week

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfitness
• Budget voor professionele ontwikkeling
• Reiskostenvergoeding

Werkschema:

• ma-vr

Werklocatie: Fysiek