secretaresse m v vacatures in Hillegom

Wij zijn per direct op zoek naar een Directiesecretaresse (m/v/x) (24 uur per week)

Als directiesecretaresse ondersteun je de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht en het MT op secretarieel en administratief gebied. Je speelt een belangrijke rol bij het organiseren van activiteiten en de besluitvorming binnen de organisatie. Wil jij graag eenbijdrage leveren aan een organisatie met maatschappelijke invloed in Amsterdam en omstreken en heb je affiniteit met onze doelgroepen? Dan zoeken wij jou!

Jouw functie

Je zorgt ervoor dat er een efficiënte en effectieve voortgang is van zaken die betrekking hebben op de taken van de directeur-bestuurder en de organisatie als geheel. Je ondersteunt het MT bij het uitzetten en bewaken van acties, maar ook administratieve ondersteuning en opvolging van het jaarplan van het MT. In deze functie heb je te maken met stukken van vertrouwelijke aard en je gaat hier integer mee om.

Je bent verantwoordelijk voor een aantal zaken die de vereniging aangaan: onder andere het maken van de jaarplanning en de organisatie van de Algemene Ledenvergadering. Voor een aantal reguliere overleggen (de vergaderingen van de Raad van Toezicht, het Achterban-overleg en de Algemene Ledenvergaderingen) vervul je de functie van secretaris. Je bent de secretariële ondersteuning voor de Raad van Toezicht.

De Directeur-Bestuurder is jouw leidinggevende en je bent onderdeel van de staf. Je werkt nauw samen met de Officemanager.

Over Cliëntenbelang

Cliëntenbelang is een onafhankelijke organisatie met een duidelijk doel: de kwaliteit van leven verbeteren van mensen met een psychische, lichamelijke of verstandelijke beperking, een chronische ziekte, kwetsbare ouderen en mantelzorgers. Wij behartigen hun belangen op het gebied van zorg, welzijn, wonen, toegankelijkheid, vervoer, werk en inkomen. De cliënt staat hierbij centraal. Meer informatie over onze missie kun je vinden op onze website.

Wat ga je doen?

• Je organiseert en notuleert vergaderingen en bijeenkomsten van het MT, de RvT, de Auditcommissie en de ALV.
• Je bewaakt de uitvoering van genomen besluiten en draagt zorg voor de kennisgeving hiervan aan derden.
• Je plant, agendeert en coördineert afspraken van de directeur-bestuurder en attendeert op nakoming hiervan.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de directeur-bestuurder en beantwoordt deze vragen.
• Je coördineert informatiestromen, soms van vertrouwelijke en gevoelige aard en je informeert belanghebbenden, zowel intern als extern.
• Je draagt bij aan het structureren van de belangrijkste bedrijfsprocessen.
• Je ondersteunt de directeur-bestuurder inhoudelijk incidenteel, bijvoorbeeld in de voorbereiding van presentaties.
• Je documenteert en archiveert relevante documenten ten behoeve van de directie, MT, RvT en de vereniging.
• Je bent bereid andere voorkomende werkzaamheden te verrichten, zoals dat in een kleinere organisatie voorkomt.
• De RvT en de Auditcommissie vergadert ’s avonds, in totaal 8 keer per jaar, we vragen jouw flexibiliteit om deze bij te wonen.
• Je vervangt de office manager bij vakantie of ziekte en je bent flexibel om ook algemene werkzaamheden op te pakken die bij het secretariaat terechtkomen.

We zien graag dat je

• minimaal HBO werk- en denkniveau hebt
• zo’n 5 jaar ervaring hebt in een soortgelijke functie
• werkervaring hebt binnen een vereniging en met een Raad van Toezicht
• uitstekende beheersing hebt van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• sterke administratieve en communicatieve vaardigheden hebt
• in staat bent om op alle niveaus te communiceren
• je accuraat en doortastend bent
• een dienstverlenende houding hebt en integer bent
• ervaring hebt in het werken met MS Office
• affiniteit hebt met de doelgroepen van Cliëntenbelang
• een initiatiefrijke en flexibele persoonlijkheid bent, die zelfstandig en in teamverband kan werken.

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen is onderdeel van de indiensttreding bij ons.

Ons aanbod

Het betreft een boeiende functie voor 24 uur p/w binnen een maatschappelijk relevante organisatie, met enthousiaste collega’s en ervaringsdeskundigen. Werktijden worden in overleg vastgesteld. Je werkt samen in een prettig team (resultaatgericht met een grote vrijheid) binnen een organisatie waarin veel kennis aanwezig is en veel betrokkenheid met onze doelgroepen. Wij bieden een tijdelijk dienstverband van 1 jaar; in principe wordt dit (als de financiering het toelaat) na een jaar omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Cliëntenbelang Amsterdam volgt de cao Sociaal Werk. Dit betekent o.a. een eindejaarsuitkering, een bijdrage in de zorgverzekering en geld omzetten in verlof of andersom. Deze functie is ingedeeld in schaal 8, (tussen € 3.319,- en € 4.573,- bruto per maand op basis van 36 uur). De standplaats is Amsterdam.

Heb je interesse?

Stuur je CV met motivatie uiterlijk 30 april a.s. naar Lindy van Vliet (Directeur-Bestuurder) via sollicitaties@clientenbelangamsterdam.nl. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Frederique Hirschfeld, HRM adviseur op 06-42139100.

Cliëntenbelang streeft ernaar om een inclusieve werkgever te zijn voor haar medewerkers. We zien de meerwaarde van diversiteit en waarderen verschillen. Bij Cliëntenbelang komen alle medewerkers tot hun recht. We creëren gelijke kansen voor alle sollicitanten en nodigen daarom ook talenten met een afstand tot de arbeidsmarkt uit om te solliciteren.

Wij zoeken graag zelf onze nieuwe collega. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij dan ook niet op prijs.

Soort dienstverband: Parttime, Bepaalde tijd, Onbepaalde tijd
Contractduur 12 maanden

Salaris: €3.319,00 - €4.573,00 per maand

Verwacht aantal uur: 24 per week

Aanvullende vergoedingen:

• 13e maand
• Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

• Budget voor professionele ontwikkeling
• Dienstreizen vergoeding
• Extra vakantiedagen
• Fietsplan
• Kerstpakket
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Telefoon van de zaak
• Werk vanuit huis

Werkschema:

• ma-vr

Werklocatie: Hybride werken in Amsterdam

Deadline sollicitaties: 01-05-2025
Verwachte startdatum: 01-06-2025