office manager vacatures in IJsselstein

Voor een kennisgedreven organisatie zoeken we een zelfstandige, ervaren en energieke officemanager/directiesecretaresse met organisatietalent en een praktische instelling. Jij zorgt dat het kantoor op rolletjes loopt en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Het gaat om een tijdelijke opdracht van 1 juni t/m medio december 2025.

Officemanager/directiesecretaresse

In deze rol ondersteun je het directieteam en houd je het kantoor draaiende. Je zorgt voor goed georganiseerde agenda’s, organiseert diverse bijeenkomsten en vergaderingen en bewaakt deadlines. Ook zorg je voor een zorgvuldige verslaglegging van de vergaderingen en bewaak je de actiepunten. Je hebt daarnaast een coördinerende rol bij verschillende projecten en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van beleidsprocessen en het stroomlijnen van administratieve werkzaamheden. Aan het eind van jouw opdracht geef je praktisch advies over hoe de processen eventueel nog verder geoptimaliseerd kunnen worden.

Je komt terecht in een organisatie met korte lijnen, waar samenwerken centraal staat. De sfeer is professioneel maar laagdrempelig, en er wordt waarde gehecht aan initiatief en helderheid. Fysieke aanwezigheid op kantoor is belangrijk – je bent zichtbaar en aanspreekbaar in een rol die draait om verbinding en structuur.

Jouw werkzaamheden:

• Ondersteunen van de directie en het MT: agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging;
• Voorbereiden van bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, inclusief jaarplan- en begrotingsstukken;
• Administratieve coördinatie van diverse projecten;
• Bijhouden reserveringsysteem;
• Zorgdragen voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe medewerkers;
• Organiseren van evenementen, zoals teamdagen en de organisatiebrede bijeenkomst in september;
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in de dagelijkse kantoororganisatie;
• Samenwerken met collega’s binnen bedrijfsvoering, waaronder facilitair en hospitality en contact onderhouden met kennispartners.

Jouw profiel

• Je beschikt over minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent zelfstandig, proactief en houdt van duidelijkheid;
• Sterk in plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende taken;
• Je denkt vooruit, blijft rustig onder druk en communiceert helder;
• Je werkt graag samen, maar weet ook goed je eigen koers te varen;
• Je hebt een scherp oog voor detail én overzicht over het geheel;
• Het is voor jou mogelijk om op de kantoorlocatie te werken.

Soort dienstverband: Parttime, Freelance / zzp, Detachering
Contractduur 5 maanden

Verwacht aantal uur: 24 per week

Arbeidsvoorwaarden:

• Pensioen
• Reiskostenvergoeding

Werkschema:

• ma-vr

Opleiding:

• HBO (Gewenst)

Ervaring:

• Office Manager: 3 jaar (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek

Verwachte startdatum: 02-06-2025