office €30.000 vacatures in Ulicoten

English version: Below

Functieprofiel: Office Manager / Management Assistent

Organisatie: Mek Europe BV & Mek Americas

Standplaats: Tilburg, Nederland

Dienstverband: Parttime / Fulltime (in overleg)

Over de organisatie

Mek (Marantz Electronics Kabushiki Kaisha (Ltd)) is een toonaangevende internationale speler op het gebied van geavanceerde optische inspectiesystemen. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Japan, terwijl Mek Europe en Mek Americas functioneren als belangrijke regiokantoren die klanten in Europa, Midden Oosten en Noord-Amerika bedienen.

Met een focus op innovatie, kwaliteit en klanttevredenheid, leveren wij technologieën die bijdragen aan de betrouwbaarheid van elektronica over de hele wereld. Vanuit ons kantoor in Tilburg werkt ons kleine team nauw samen met het hoofdkantoor in Japan en lokale partners om oplossingen op maat te bieden aan onze klanten in verschillende industrieën.

Over de rol

Als Office Manager / Management Assistent ben jij de onmisbare spil in het web binnen onze organisatie. Vanuit ons kantoor in Tilburg ondersteun je zowel Mek Europe BV als Mek Americas op diverse gebieden, waaronder operations, HRM, boekhouding en het organiseren van (inter)nationale beurzen. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, fungeert als eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde zaken en bent een betrouwbare schakel tussen verschillende afdelingen en het management.

In deze veelzijdige en uitdagende rol komen jouw organisatorische vaardigheden, assertiviteit en proactieve houding volledig tot hun recht.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Office Management

• Beheer van kantooractiviteiten en -processen om een soepele dagelijkse werking te garanderen.
• Coördineren van reizen en facilitaire zaken.
• Het organiseren van interne en externe vergaderingen, inclusief notuleren en opvolgen van actiepunten.

2. Ondersteuning Operations & Logistiek

• Samenwerken met het operations manager om order- en logistieke processen vloeiend te laten lopen.

3. Ondersteuning Management & Boekhouding

• Assisteren bij administratieve taken zoals facturatie en rapportage.
• Ondersteunen van het managementteam bij planningen, rapportages en strategische projecten.

4. HRM

• Eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen van medewerkers.
• Ondersteunen bij personeelsadministratie, zoals arbeidsovereenkomsten, verlofregistratie en begeleiding van nieuwe medewerkers.
• Signaleren van HR-behoeften en meedenken over verbeteringen in HR-processen.

5. Organisatie van Beurzen en Evenementen

• Coördineren en organiseren van (inter)nationale trade shows, inclusief reisplanning, standbouw en marketingmateriaal.
• Fungeren als aanspreekpunt tijdens evenementen en het waarborgen van een professionele uitstraling.

Jouw profiel

Opleiding en ervaring

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, met minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.

Vaardigheden

• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk).
• Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en bekend met boekhoud- en HR-systemen.

Persoonlijke eigenschappen

• Assertief, proactief en zelfstandig; je weet prioriteiten te stellen.
• Oplossingsgericht en flexibel in een dynamische werkomgeving.
• Je bent een echte verbinder en weet mensen en processen effectief te coördineren.

Wat wij bieden

• Een veelzijdige rol binnen een internationaal opererende organisatie met een sterke link naar het Japanse hoofdkantoor.
• Flexibiliteit in werktijden en werkdagen (parttime/fulltime).
• Marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een informele en collegiale werksfeer waarin ruimte is voor eigen inbreng en groei.

Interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief naar hrm@mek-europe.com onder vermelding van “Vacature Office Manager / Management Assistent.” We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Job Profile: Office Manager / Management Assistant

Organization: Mek Europe BV & Mek Americas

Location: Tilburg, The Netherlands

Employment Type: Part-time / Full-time (to be discussed)

About the Organization

Mek (Marantz Electronics Kabushiki Kaisha) is a leading international provider of advanced optical inspection systems. Headquartered in Japan, Mek Europe and Mek Americas serve as key regional offices, supporting customers across Europe, Middle East and North America.

With a strong focus on innovation, quality, and customer satisfaction, we deliver technologies that ensure the reliability of electronics worldwide. From Tilburg, our small team works closely with the Japanese headquarters and local partners to provide tailored solutions for clients in various industries.

About the Role

As an Office Manager / Management Assistant, you are the indispensable central figure within our organization. Based in our Tilburg office, you will support both Mek Europe BV and Mek Americas in diverse areas, including operations, HRM, accounting, and organizing (international) trade shows. You ensure everything runs smoothly, act as the first point of contact for HR-related matters, and serve as a reliable link between different departments and management.

This dynamic and versatile role is perfect for someone with strong organizational skills, assertiveness, and a proactive attitude.

Your Responsibilities

1. Office Management

• Manage daily office activities and processes to ensure seamless operations.
• Coordinate travel and facility management tasks.
• Organize internal and external meetings, including minute-taking and follow-up on action points.

2. Support for Operations & Logistics

• Collaborate with the operations manager to ensure smooth order handling and logistic processes.

3. Support for Management & Accounting

• Assist with administrative tasks such as invoicing and reporting.
• Support the management team with planning, reporting, and strategic projects.

4. HRM

• Serve as the primary point of contact for employee HR-related inquiries.
• Support personnel administration, including employment contracts, leave tracking, and onboarding new employees.
• Identify HR needs and contribute to process improvements.

5. Trade Shows and Event Organization

• Plan and organize (international) trade shows, including travel arrangements, booth setup, and marketing materials.
• Act as the primary contact during events, ensuring a professional and smooth execution.

Your Profile:

Education and Experience

• MBO+/HBO level of education, with at least 2 years of experience in a similar role.

Skills

• Strong organizational and communication skills.
• Proficiency in Dutch and English (both spoken and written).
• Skilled in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and familiar with accounting and HR systems.

Personal Qualities

• Assertive, proactive, and capable of working independently.
• Solution-oriented and flexible in a dynamic work environment.
• A connector who effectively coordinates people and processes.

What We Offer

• A versatile role within an internationally operating organization with strong ties to the Japanese headquarters.
• Flexible working hours and days (part-time/full-time).
• Competitive salary and secondary benefits.
• A friendly and informal work environment where there’s room for personal growth and input.

Interested?

Send your CV and cover letter to [email address], mentioning “Vacancy Office Manager / Management Assistant.” We look forward to meeting you!

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Uitzicht op vast
Contractduur 6 maanden

Salaris: €2.750,00 - €4.000,00 per maand

Verwacht aantal uur: 16 – 40 per week

Aanvullende vergoedingen:

• Bonusregeling
• Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

• Fietsplan
• Flexibele werkuren
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Telefoon van de zaak
• Werk vanuit huis

Werkschema:

• Dagdienst
• ma-vr

Opleiding:

• MBO (Gewenst)

Ervaring:

• Officemanagement: 2 jaar (Gewenst)

Taal:

• Engels, Nederlands (Vereist)

Toestemming om te werken:

• Netherlands (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek