management assistent vacatures

Jij hebt als managementondersteuner van de directeur-generaal (dg) een dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden, met name rondom het beheren van de agenda. Je vindt het leuk om afspraken in te plannen en te puzzelen op lastige afspraken, kunt snel schakelen als de agenda verandert en bent dienstverlenend ingesteld. Naast het inplannen van de afspraken zelf, zorg je ook dat de dg de benodigde informatie heeft voor het overleg en dat alle faciliteiten (bijv. zaal) zijn geregeld.
Op het secretariaat van de dg werk je samen met je directe senior collega, op haar vrije dagen en tijdens haar vakantie kun jij ook alleen werken.

Als managementondersteuner van de dg Migratie ligt de nadruk de volgende werkzaamheden:

• het in overleg met de dg plannen van afspraken, inschatten van prioriteiten, anticiperen op ontwikkelingen en aanpassen van de agenda daarop
• het organiseren van vergaderingen (van uitnodiging tot zaalreservering)
• het uitzetten van verzoeken tot en met verzamelen van input ten behoeve van annotaties bestemd voor de dg
• het completeren, archiveren en verzenden van vergaderstukken
• het zorgdragen voor bij het secretariaat ingekomen post voor de dg

De functie eisen zijn:

• Je kan snel schakelen en bent een organisatietalent, zeker in snel veranderende omstandigheden
• Je hebt een stevige maar vriendelijke persoonlijkheid en bent dienstverlenend
• Je kunt goed samenwerken, maar bent ook zelfstandig
• Met het oog op continuïteit en rust in het dynamische migratiedomein is fysieke aanwezigheid belangrijk. Je bent daarom een deel van de dagen in de week fysiek aanwezig op de Turfmarkt.

Het is een pré als je de weg in Den Haag en binnen het ministerie kent.

• Salarisniveau schaal 7, schaal 8
• Maandsalaris Min €3.016 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 24
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

De functie van managementondersteuner van de dg is een vertrouwensfunctie, een screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

Inschaling is afhankelijk van je ervaring.

Een aantal uren meelopen op de afdeling kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Selectiegesprekken vinden plaats in de weken 39 en 40.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.