1 jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd Zit coördineren in jouw bloed? Wil je graag een leuke functie met een diversiteit aan taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden, waaraan je zelfstandig invulling geeft? Werk je al binnen een patiëntenzorgsecretariaat en wil je graag doorgroeien? Dankzij jou is onze afdeling in staat om de beste persoonsgerichte zorg te verlenen. We maken graag kennis met je!

Door jouw vermogen om vooruit én mee te denken, zorg je voor optimale ondersteuning en draag je mede bij aan het inplannen en uitzetten van werkzaamheden en activiteiten. Je houdt het overzicht en bent in staat om zaken tijdig te signaleren. Je bent betrokken en voelt je verantwoordelijk voor de optimale inrichting van de werkzaamheden die hieraan verbonden zijn.

Door je professionele optreden in samenwerking met de collega's van het patiëntenzorgsecretariaat lever je een belangrijke bijdrage aan de optimale dagelijkse gang van zaken. Onze werktijden zijn van 08.00 tot 17.00 uur. Je werkt in principe volgens een rooster, waarbij we een flexibele opstelling vragen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je wordt EPIC-superuser en bent in staat om de veranderingen die in EPIC worden doorgevoerd te vertalen naar de praktijk van de patiëntenzorg van Reumatologie.
• Je wordt agendabeheerder van de spreekuurplanning en bent verantwoordelijk voor een efficiënte poliplanning en bent bevoegd om poli’s te openen, sluiten en te verplaatsen. Je past beslisbomen aan, je maakt een plan van aanpak voor een nieuw zorgaanvraag en bent verantwoordelijk voor de uitwerking hiervan en past wijzigingen in de order aan. Je bent hiervoor het eerste aanspreekpunt voor de zorgverleners en je werkt nauw samen met de chef de policlinique.
• Je analyseert casuïstiek, verricht voorwerk, je zet lijnen uit en deelt dit met de juiste spelers / EPIC overleg.
• Je coördineert poliklinische werkprocessen voor het patiëntenzorgsecretariaat op operationeel niveau, waaronder verstrekken van werkopdrachten, prioriteren werkzaamheden, maatregelen nemen bij verstoring van een werkproces en bewaken van procedures en werkinstructies (hier hoort ook het beheren van Qportaaldocumenten bij).
• Je begeleidt en instrueert collega’s.

Kwaliteitsverbetering

• Signaleren en oplossen van knelpunten, of oplossingen aandragen bij de juiste stakeholders.
• Inventariseren van behoeftes op het gebied van complex agendabeheer en adviseren op basis van deskundigheid bij het maken van keuzes in het proces.
• Op basis van rapporten zaken bijstellen.
• Deelnemen aan het superuseroverleg (ziekenhuisbreed), inbrengen knelpunten en verbetervoorstellen, testen van ziekenhuisbrede processen, kennis ophalen en delen met het team (doormiddel van presentaties tijdens werkoverleggen/uitbrengen nieuwsbrief), implementeren nieuwe ontwikkelingen.
• Deelnemen aan werkgroepen binnen de eigen afdeling (meedenken over werkprocessen (LEAN), uitvoering in EPIC, schrijven en aanpassen van Qportaal documenten).

Je voert de volgende werkzaamheden uit omdat je naast je coördinerende rol ook meewerkend bent binnen het team van het patiëntenzorgsecretariaat:

• Maken van (combinatie) afspraken met patiënten en diens zorgverleners.
• Beantwoorden van telefonische vragen van patiënten en zorgprofessionals.
• Behandelen van postverkeer via Epic, In Basket, MijnRadboud, Outlook en papieren post en bewaken van de voortgang.
• Opvragen ontbrekende gegevens bij andere afdelingen, ziekenhuizen, huisartsen.
• Scant stukken in dossiers en bewaakt de actualiteit en volledigheid van de dossiers.
• Controleren van medische correspondentie en verantwoordelijke voor de afwikkeling hiervan.

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.599 en € 3.571 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren.)
• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen.
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof.
  • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan.
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie.
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Per 1 oktober 2024: een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

De afdeling Reumatische Ziekten van het Radboudumc heeft een belangrijke topreferente positie voor patiënten met complexe systemische auto-immuunzieken, in het bijzonder systemische sclerose en inflammatoire myopathieën. Daarnaast levert de afdeling algemeen reumatologische zorg aan patiënten met complexe comorbiditeit die daarvoor onder behandeling zijn bij één of meer andere medisch specialisten in het Radboudumc. De afdeling behandelt jaarlijks ca. 4000 patiënten, waarvan ca. 1200 voor het eerst de afdeling bezoeken. De afdeling beschikt over 5 klinische bedden welke zijn ondergebracht bij de verpleegafdeling Inwendige Geneeskunde.

Als academisch centrum geven wij de opleiding tot reumatoloog vorm samen met de Sint Maartenskliniek en het Rijnstate Ziekenhuis. Daarnaast geven we onderwijs over en doen we wetenschappelijk onderzoek naar reumatische ziekten. Alle kennis die we in huis hebben, zetten we in voor een optimale behandeling van onze patiënten. Er werken ca 100 medewerkers op de afdeling (waarvan 9 reumatologen, een wisselend aantal AIOS, 3 reumaconsulenten, 3 verpleegkundig specialisten, 1 physician assistant en 6 secretarieel medewerkers).

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken. Onze nieuwe collega heeft minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding in een secretariële richting en bij voorkeur 2 jaar of langer recente werkervaring in een soortgelijke functie. Je kan goed overweg met het Microsoft Office pakket waaronder Word, Excel en Microsoft Teams en je leert nieuwe systemen makkelijk aan. Je beschikt over goede contactuele- en communicatieve vaardigheden, je bent bijvoorbeeld in staat om de dialoog aan te gaan met anderen.

Je vindt het een uitdaging om met een professionele attitude, de spil te zijn binnen ons patiëntenzorgsecretariaat. Je neemt ruimte voor eigen initiatief en inbreng. Je draagt bij aan het creëren van een ontspannen sfeer door middel van een vriendelijke, open houding en door een goede communicatie met collega’s en patiënten.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Bij voorkeur heb je al ervaring met het administratieve patiëntenzorgproces in Epic.
• Organisatiesensitief, je hebt gevoel voor interne verhoudingen.
• Proactieve houding, toont initiatief en ziet uitdagingen.
• Besluitvaardig, meedenkend, flexibel en oplossingsgericht.
• In staat om zowel zelfstandig, als in teamverband te werken.
• Stelt prioriteiten, stressbestendig en in staat om snel te schakelen.

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel dan met Eelke Anne Engelen, teamleider Reumatologie, via (024) 361 44 92. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.