directiesecretaresse m v vacatures in Leiden

Als Office Manager ben jij de persoon die situaties goed aanvoelt en daarop anticipeert. Je kan goed luisteren, zorgt voor rust, houdt overzicht, bent discreet en vindt het prettig om anderen hiermee te ontzorgen. Binnen deze administratieve functie is geen dag hetzelfde, er zijn uitdagingen en kansen genoeg.

Je zult volledig ingewerkt worden door de huidige Office Manager. Daarnaast is er op woensdag en donderdag (totaal 10 uur) een collega die taken op het gebied van HR en Vastgoed opvolgt.

De werktijden zijn als volgt:

Maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 09.00 uur tot 15.00 uur

Woensdag van 09.00 uur tot 12.15 uur of tot 15.00 uur (in overleg)

Takenpakket

- Je verzorgt administratieve taken, waarvan de personeelsplanning veruit de belangrijke taak is.
- Zelfstandig verwerk je personeelsgegevens en personeelsmutaties en volgt deze op.
- Je signaleert proactief richting leidinggevende ten aanzien van knelpunten in processen, registratie, systeem.
- Je signaleert en bewaakt administratieve procedures.
- Ondersteunen van de directie in de breedste zin van het woord.
- Beantwoorden van inkomende oproepen.
- Verzorgen van de correspondentie met collega’s en externe partijen via telefoon, post en mail.
- Beheren van de agenda’s.
- Notuleren bij vergaderingen en bijeenkomsten.
- Verrichten van secretariële werkzaamheden.

Functie-eisen // Belangrijke vaardigheden & competenties

Je bent een kei in plannen! Excell kent voor jou geen geheimen!
Je kunt goed schakelen in een snel veranderende omgeving
Je behaalt je resultaten door en met je collega’s
Je hebt een hands-on mentaliteit en een kritische kijk op zaken
Je haalt je energie uit het behalen van successen die je samen met het Fruithuis team realiseert
Je bent flexibel en hebt een proactieve instelling en probleemoplossend vermogen
Je bent communicatief en sociaal vaardig
Je bent in staat om eigen prioriteiten te stellen en tijd te beheren

Je bent een echte teamspeler en hebt een groot empathisch vermogen

Je bent klantvriendelijk en service gericht
Je gaat discreet om met bedrijfs- en privacygevoelige informatie

Opleiding & Ervaring

Je hebt een relevante beroepsopleiding afgerond in de richting directiesecretaresse, management- of office support
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als office manager, directiesecretaresse of managementassistent
Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Soort dienstverband: Parttime, Uitzicht op vast
Contractduur 3 maanden

Salaris: Vanaf €19,00 per uur

Verwacht aantal uur: 30 per week

Aanvullende vergoedingen:

• Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Mogelijkheid tot promotie
• Pensioen
• Personeelskorting
• Reiskostenvergoeding

Werkschema:

• Dagdienst
• ma-vr

Opleiding:

• MBO (Vereist)

Ervaring:

• Office Manager: 3 jaar (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek

Deadline sollicitaties: 30-06-2025
Verwachte startdatum: 04-08-2025