Zoekresultaten

Ben jij die flexibele teamspeler die voor bestuurders én collega’s de rots in de branding is? Als Provincie Professional weet jij het GS-secretariaat professioneel draaiende te houden en bestuurders te ontzorgen.

Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer

Het GS-secretariaat verzorgt alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de gedeputeerden en is het visitekaartje van de bestuurlijke organisatie. Bij afwezigheid van een vaste GS-secretaresse, spring jij als flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat in en houdt het GS-secretariaat draaiende. Hiervoor kun je snel schakelen, beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, ben je klantgericht, sterk in plannen en organiseren en heb je een proactieve, flexibele houding. Op het moment dat het GS-secretariaat weer optimaal bemenst is ben jij aan de slag met andere passende werkzaamheden binnen het cluster.

Als flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat:

• Ondersteun je de gedeputeerden, bij afwezigheid van hun vaste secretaresse, met secretariële werkzaamheden in de breedste zin van het woord, van agendabeheer tot het ontvangen van gasten;
• Stem je af en werk je samen met de bestuurs- en communicatieadviseurs van de gedeputeerden;
• Ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties en instanties;
• Vorm je de buffer tussen bestuurder(s) en externe instanties door binnenkomende mails en telefoongesprekken op inhoud te selecteren en prioriteren of indien mogelijk zelf de benodigde informatie te verstrekken;
• Treed je in overleg met de betrokken organisatieonderdelen met als doel de bestuurder(s) op de juiste tijd van de juiste informatie en vergaderstukken te voorzien.

Daarnaast verricht je overkoepelende administratieve werkzaamheden binnen het cluster waaronder het actualiseren en optimaliseren van (werk)processen. Tevens coördineer en bewaak je de centrale werkprocessen en activiteiten van de bestuurssecretariaten.

Wij zoeken een enthousiaste teamspeler met hbo werk-/denkniveau, die:

• Het vak van bestuurs-/managementsecretaresse goed beheerst;
• De hand er niet voor omdraait om op flexibele basis voor verschillende bestuurders te werken;
• Teamgevoel heeft en collega’s graag ondersteunt en helpt;
• Pro-actief is en oplossingsgericht werkt;
• Bedreven is met MS Office;
• Als pre, ervaring heeft als bestuurssecretaresse bij een overheid;
• Goed mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig is in de Nederlandse taal;
• Beschikbaar is in vakantieperiodes, met uitzondering van de dagen waarop de Provincie gesloten is (denk aan: Kerstmis, nieuwjaarsdag, carnaval, Hemelvaartsdag en 1e Paasdag) en bereid is om incidenteel ook in de avonduren beschikbaar te zijn.

Hoe wij jouw bijdrage waarderen

• Een bruto maandsalaris o.b.v. een 36-urige werkweek, van minimaal € 2.970,49 en maximaal € 4.170,46 in schaal 8;
• Individueel Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of