Zoekresultaten

Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)
mbo
junior, medior
Kan jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support team (secretariaat) in Deventer versterken!

Medewerker Business Support (secretariaat) Deventer

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een

vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken. Is deze uitdaging jou op het lijf geschreven? Kom dan jouw idealen, ideeën en oplossingen verbinden aan onze ambities!

Het Business Support team van onze vestiging in Deventer bestaat op dit moment uit drie collega’s, waar jij nauw mee zal samenwerken. Er zijn daarnaast nog een aantal andere Business Support teams, bestaande uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

VACATURE INFORMATIE

Standplaats: Deventer
Vakgebied: Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)
Niveau: mbo
Ervaring: junior, medior

Hier word jij enthousiast van

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW collega’s die werkzaam zijn binnen de vestiging Deventer. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:

Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, boeken van hotels/reizen et cetera.
Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
Het overnemen van receptiediensten tijdens de pauzes van onze receptioniste volgens een vastgesteld roulatieschema.

Het betreft een functie voor 24-28 uur per week. Donderdag en vrijdag zijn verplichte werkdagen. Je aanwezigheid op de andere dagen zullen we in goed overleg afstemmen. In verband met de bereikbaarheid zijn er vaste werktijden, van half negen tot vijf uur. Het is mogelijk om gedeeltelijk thuis te werken. De eerste tijd zal grotendeels op kantoor zijn, om goed ingewerkt te kunnen worden. In overleg met je teammanager en de directe collega’s zullen ook de verschillende taken nader afgestemd worden.

Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.522,00 tot EUR 3.357,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Wat jou de ideale aanwinst maakt

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde MBO opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt aangepast.
Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten en je kan werken met Office365 en Teams.
Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moeten worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen. Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
Jij doet het agendabeheer voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen.

Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!

Waarom TAUW?

Minimaal 30 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra verlof aan te kopen, en een uitstekende pensioenregeling.

Daarnaast krijg je bij ons veel vrijheid: jij bepaalt waar je werkt en wanneer.

Werk je regelmatig thuis? Je krijgt een thuiswerkvergoeding en TAUW richt jouw thuiswerkplek in.

Onze mensen zijn onze belangrijkste waarde. Daarom zijn we trots op onze bedrijfsstructuur.

Alle vaste medewerkers krijgen de kans om mede-eigenaar te worden van TAUW. Samen bereiken we onze resultaten en daar heeft iedereen een even groot aandeel in. Bij een vaste aanstelling krijg jij alvast de eerste vijf aandeelcertificaten cadeau.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat we plezier hebben met elkaar, gezond en vitaal blijven.

Daarvoor organiseren we verschillende activiteiten en programma’s.

Daarnaast kan je altijd blijven groeien en jezelf ontwikkelen door deel te nemen aan TAUW University.