secretaresse vacatures in Amersfoort

Bedrijfsomschrijving

Hier ga je aan de slag als Managementondersteuner

Amersfoort is een groeiende stad, die zich in hoog tempo ontwikkelt. Een stad vol duurzame en sociale initiatieven waarbij iedereen mee kan doen. In 2023 leverde dat ons zelfs de internationale titel European City of the Year op. Zo’n 1.500 collega’s zorgen ervoor dat Amersfoort een geweldige stad blijft om in te wonen, werken en leven. Dat doen we samen met de stad; met inwoners, ondernemers, vrijwilligers en partners. Collega’s waarderen de positieve, resultaatgerichte en collegiale werksfeer.

De afdeling IDV biedt kwalitatief hoogwaardige en duurzame dienstverlening aan het bestuur, de collega’s binnen de organisatie en onze samenwerkingspartners. De afdeling bestaat uit drie teams: het team Opgaven, team Managementondersteuning en het team Services en Dienstverlening Bestuur.

Met wie werk je samen

Als managementondersteuner ben je onderdeel van een team waarmee je samen verantwoordelijk bent voor de ondersteuning van meerdere afdelingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor één of meerdere managers, maar achter de schermen zorg je er samen voor dat het werk gedaan wordt. Je stemt samen de werkzaamheden en werkdagen op elkaar af en vervangt elkaar waar nodig bij ziekte, piektijden en vakantie. Continuïteit, kwaliteit en flexibiliteit van de ondersteuning staan centraal. We doen het samen.

Functieomschrijving

Gemeente Amersfoort - Managementondersteuner

Ontdek de mogelijkheden die Amersfoort te bieden heeft bij onze dynamische afdeling Interne Dienstverlening (IDV). Hier gaan we verder dan alleen het geven van hoogwaardige en duurzame dienstverlening aan het bestuur, collega's en samenwerkingspartners. De afdeling IDV is jouw kans om actief deel uit te maken van een team dat streeft naar innovatie en organisatieontwikkeling. Als jij deel wilt uitmaken van een groep professionals die gedreven is om onze organisatie te ontzorgen, dan nodigen we jou uit om met ons mee te groeien en een grote bijdrage te leveren aan onze ambitieuze doelen. Welkom bij IDV Amersfoort, waar jouw talenten en inzet de sleutel zijn tot het succes van onze missie.

Jouw rol als Managementondersteuner

Als managementondersteuner ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de ondersteuning van afdelings-, team- en/of programmamanagers. Je beheert de agenda’s en mailboxen, maakt afspraken met externe partners en ontzorgt de managers door alle operationele taken uit handen te nemen. Je kunt hierbij denken aan:

• Afspraken plannen, vergaderruimtes boeken en lunches regelen.
• Beheer van agenda's en mailboxen.
• Geschenken bestellen, ziek- en betermeldingen bijhouden.
• Representatieve taken vervullen en overleggen en bijeenkomsten notuleren.
• Daarnaast hebt contact met uiteenlopende partijen: van inwoners en ondernemers tot raadsleden en andere (overheids-) organisaties.

Je bent ook de ogen en oren van de manager op de afdelingen. Je signaleert onderwerpen die spelen en aandacht behoeven. Daarnaast ben je een sparringpartner voor de manager, omdat je de collega’s van de afdeling kent. Je pakt zaken op en komt met verbetervoorstellen. Het is een afwisselende en verantwoordelijke baan waarbij zelfstandigheid, structuur en overzicht verwacht wordt.

Dit bieden we jou als Managementondersteuner

Werk dat er echt toe doet: hier kun je verschil maken voor de stad. Bij Gemeente Amersfoort werk je in een compacte organisatie aan grote opgaven. We bieden alle ruimte om je talenten verder te ontwikkelen en investeren in je groei. Je krijgt vertrouwen en verantwoordelijkheid, in een organisatie die veel van je vraagt maar ook veel mogelijk maakt.

Functie-eisen

• Je hebt een opleiding op mbo+ niveau afgerond;
• Je hebt een aantal jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je kunt scherp formuleren;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
• Je bent zorgvuldig, stressbestendig en proactief;
• Je bent een teamspeler met een positieve houding die van aanpakken weet en vindt het een uitdaging om mee te denken in veranderingen en verbeteringen.

Arbeidsvoorwaarden

• Functietitel: Managementondersteuner
• Soort dienstverband: Detachering - vervolgens vast (eerst in loondienst via Yacht)
• Aantal uren per week: 36 uur
• Startdatum: Zo snel mogelijk
• Duur van de opdracht: +/- 1 jaar
• Inschaling: CAO Gemeenten, schaal 7
• Eerste drie maanden werk je fulltime op kantoor. Daarna is hybride mogelijk, maar altijd in overleg, want afspraken en verplichtingen op het Gemeentehuis gaan voor.
• Beschikbaarheid op de vrijdag is noodzakelijk.
• Bij aanvang van de opdracht ontvang je op jouw eerste dag een laptop en indien noodzakelijk een telefoon vanuit Gemeente Amersfoort. Werken op eigen laptop en telefoon is niet toegestaan.

Deze opdracht is niet beschikbaar voor ZZP'ers. Onze ZZP-opdrachten verlopen uitsluitend via Yacht Freelance: https://yachtfreelance.talent-pool.com/

Contactgegevens
Ugur Sahan

Telefoon: 06-22073857
Email: ugur.sahan@yacht.nl