Doorgaan naar hoofdinhoud
Plaats je cv - In enkele seconden

secretaresse m v vacatures in Amsterdam

Sorteer op: -
13 vacatures
  • Vergelijkbare vacatures bij deze werkgever bekijken
We hebben 1 vacature verwijderd die sterk op de al weergegeven vacatures lijkt. Om het extra resultaat te zien, kun je je zoekopdracht opnieuw uitvoeren met de weggelaten vacature erbij.

Anderen zochten naar:

secretaresse

Job Post Details

Managementassistent Sandberg Instituut (m/v/x) voor 32 uur per week - job post

Gerrit Rietveld Academie
1076 Amsterdam Zuid
Tot € 4.085,57 per maand - Parttime, Uitzicht op vast, Bepaalde tijd

Vacaturegegevens

Kijk hoe de vacaturegegevens overeenkomen met je profiel.

Salaris

  • Tot € 4.085,57 per maand

Dienstverband

  • Parttime
  • Uitzicht op vast
  • Bepaalde tijd

Locatie

1076 Amsterdam Zuid

Volledige vacaturetekst

De Gerrit Rietveld Academie zoekt ter ondersteuning van de directeur masteronderwijs Sandberg Instituut een: Managementassistent (m/v/x) voor 32 uur per week

De organisatie
De Gerrit Rietveld Academie (GRA) is een kleinschalige, zelfstandige, internationaal georiënteerde hogeschool voor beeldende kunst en vormgeving. De GRA bestaat uit de Rietveld Academie (bacheloronderwijs, onderverdeeld in 13 afdelingen) en het Sandberg Instituut (masteronderwijs, onderverdeeld in 7 afdelingen), Rietveld Sandberg Research en 23 werkplaatsen. De academie telt rond de 850 studenten en 130 cursisten. De studenten zijn afkomstig uit 55 verschillende landen en 67% van de studenten komt van buiten Nederland.

De academie kenmerkt zich door onderzoekend en experimenteel kunstonderwijs, waar (hoofd)docenten, werkplaatsmedewerkers, studenten en staf samen vorm en inhoud geven aan het onderwijs en onderzoek. Diversiteit en inclusie, ecologie en duurzaamheid zijn belangrijke prioriteiten van de GRA en vormen daarmee leidraad voor het handelen van de leden van de academiegemeenschap. Karakteristiek voor de academie is de decentrale besturingsfilosofie en de tamelijk autonome werkwijze van de afdelingen (specialisaties).

De dagelijkse leiding is in handen van het College van Bestuur (CvB), die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht (RvT). Het onderwijs wordt ondersteund door een groot aantal werkplaatsen en stafafdelingen, zoals de Financiële administratie, Studentenzaken, IT, Facilitaire Zaken, Public Rietveld en de afdeling P&O. De academie telt circa 300 medewerkers.

Het Sandberg Instituut
Het Sandberg Instituut biedt masterprogramma’s aan in Fine Arts, Interior Architecture en Design. De vijf hoofdafdelingen hebben tot doel de praktijk van kunstenaars, ontwerpers en critici te verdiepen. Daarnaast reflecteren de tijdelijke programma’s op specifieke urgenties in de samenleving en de kunsten waarbij ze zich richten op samenwerking met andere instellingen.

Afdeling: Stafbureau Sandberg Instituut
Het stafbureau Sandberg Instituut staat onder leiding van de directeur masteronderwijs en bestaat uit een managementassistent, coördinator beleid & projecten en een beleidsadviseur. Onze afdeling is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur en de verschillende staf- en onderwijsafdelingen. Op de afdeling stafbureau masteronderwijs gaan we op integere wijze om met vertrouwelijke informatie en werken we met een grote mate van zelfstandigheid en bestuurlijke sensitiviteit. Wij weten op een prettige en effectieve wijze doelen, wensen en ambities om te zetten in acties en plannen. We vinden een open houding ten opzichte van inclusiviteit en diversiteit erg belangrijk en daar geven we in onze dagelijkse werkzaamheden invulling aan.

Taken en verantwoordelijkheden
Als managementassistent werk je nauw samen met de directeur van het masteronderwijs, waarbij je ondersteuning biedt en directe aansturing ontvangt. Als managementassistent ben je de spil binnen de organisatie van het masteronderwijs en zorg je voor optimale samenhang. Je hebt het overzicht op lopende zaken, je communiceert effectief en signaleert waar nodig. Hierbij onderhoud je nauw contact tussen verschillende staf- en onderwijsafdelingen en werk je samen met het bestuurssecretariaat, het College van Bestuur en het managementteam.

Onder je taken vallen onder andere:

  • Je bewaakt en deelt de agenda in van directeur masteronderwijs en houdt overzicht op prioriteiten en deadlines;
  • Je bereidt voor en notuleert tijdens vergaderingen in afstemming met de directeur masteronderwijs;
  • Je zorgt voor beschikbaarheid van documenten en bewaakt de informatievoorziening en communicatie;
  • Je houdt overzicht op richtlijnen, actiepunten, procedures en signaleert bij lopende zaken;
  • Je organiseert de (interne) catering voor diverse bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Je behandelt de voor CvB/MT bestemde post-, mail en telefoonverkeer en bewaakt de voortgang van de afhandeling hiervan; je archiveert de (post)stukken;
  • Je behandelt algemene vragen/ inventarisaties vanuit het College van Bestuur;
  • Je houdt nauw contact met het bestuurssecretariaat;
  • Je ondersteunt bij het volgen en updaten van de jaarkalender en werkprocessen in samenwerking met het bestuurssecretariaat, conform de door directeur en algemeen Coördinator vastgestelde richtlijnen;
  • Je bent verantwoordelijk voor interne communicatie i.s.m. bestuurssecretariaat en de communicatie en projectafdeling van de Rietveld Academie Public & Projects;
  • Je bewaakt het proces van het inrichten en updaten van het CRM-systeem.

Wat voor profiel heb je?
Je bent breed inzetbaar, in staat om met verschillende soorten mensen om te gaan en je hebt sterke communicatieve vaardigheden. Omdat je stressbestendig bent, goed kan relativeren en gevoel voor humor hebt, ben je van nature een rustpunt in de organisatie en weet je goed overzicht te creëren in een dynamische omgeving. Je werkt nauwgezet en bent zorgvuldig, ook ten aanzien van vertrouwelijke informatie en gaat tactvol te werk. Je bent gericht op samenwerking maar pakt ook zaken zelfstandig met een grote mate van daadkracht en bestuurlijke sensitiviteit aan, daarbij stem je tijdig af met je leidinggevende. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies. Je staat open voor en hebt ervaring met de thema’s diversiteit en inclusiviteit, bent bereid te leren en in je dagelijkse werkzaamheden hier invulling aan te geven.

Verder heb je:

  • Een aantal jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Vaktechnische kennis van management ondersteunende werkwijzen en administratieve voorschriften;
  • Ervaring met het beheer van mailboxen, uitvoeren van mailingen, agendabeheer en het archiveren van documenten;
  • Kennis van Outlook, Teams, Zoom, Sharepoint, OneDrive en Microsoft 365;
  • Schrijf- en spreekvaardigheid in zowel Nederlands als Engels zijn een vereiste;
  • Affiniteit met kunst, cultuur en (kunst)onderwijs is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

  • De functie is volgens de cao Hoger Beroepsonderwijs ingeschaald in schaal 8 dat sinds 1 juli 2023 een maximum kent van € 4.085,57 bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling (40 uur per week). Het geboden inschalingssalaris wordt bepaald op basis van kennis en ervaring;
  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder vakantiegeld (8%), een eindejaarsuitkering van 8,3%, een zeer ruim aantal vakantiedagen, een pensioenregeling (werkgever betaalt 70% van de premie) en ontwikkelmogelijkheden;
  • Een jaarcontract voor 32 uur per week, met de intentie bij gebleken geschiktheid dit met een jaar te verlengen en hierna om te zetten in een vaste aanstelling;
  • Start per 26 augustus 2024 of zo snel als mogelijk.

Diversiteit
De Gerrit Rietveld Academie streeft een bredere vertegenwoordiging van het personeel, studenten, partners en programma’s na die de diversiteit van de stad weerspiegelt. Iedereen die daar een bijdrage kan leveren wordt nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.

Interesse?
Stuur je sollicitatiebrief en CV naar vacatures@rietveldacademie.nl met als onderwerp ‘vacature managementassistent Sandberg Instituut’. Reacties die naar het Indeed-account van Gerrit Rietveld Academie worden verstuurd nemen wij niet in behandeling.

De sluitingsdatum van deze vacature is 30 juni 2024. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats in week 27. De tweede gespreksronde is in week 28.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Soort dienstverband: Parttime, Uitzicht op vast, Bepaalde tijd

Salaris: Tot €4.085,57 per maand

Verwacht aantal uur: 32 per week

Werklocatie: Fysiek

Deadline sollicitaties: 30-06-2024

Zorg ervoor dat werkgevers je kunnen vindenUpload je cv