personal assistant vacatures in IJsselstein

Secretaresse Raad van Bestuur

Ben jij een proactieve, doortastende en ervaren bestuurssecretaresse en zoek je een betekenisvolle uitdaging in een professionele organisatie? Dan zijn we op zoek naar jou! Met jouw inzet draag je bij aan maatschappelijk relevant onderzoek en nieuwe kennis voor een betere gezondheidszorg.
Het onderzoeksinstituut Nivel zoekt een secretaresse ter ondersteuning van de Raad van Bestuur.

Het Nivel, kennis voor betere zorg
Het Nivel, Nederlands Instituut voor Onderzoek van de Gezondheidszorg, doet hoogwaardig onderzoek naar de kwaliteit en effectiviteit van de Nederlandse gezondheidszorg. Onze onderzoekers doen betrouwbaar en onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek dat direct zijn weerslag vindt in de zorgpraktijk. In totaal werken er ongeveer 170 medewerkers. We zijn gehuisvest op een mooie locatie op loopafstand van Centraal Station Utrecht. Meer weten? Bekijk de video Het Nivel in 2 minuten.

Functieomschrijving
Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de RvB (telefonisch, per mail en bezoekers). Je blinkt uit in zowel samen- als zelfstandig werken. Je ondersteunt en ontzorgt de voorzitter RvB. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Je kunt moeiteloos schakelen tussen agenda’s, e-mails en last-minute verzoeken. Je vindt het een uitdaging en kans om creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda. Je werkt nauw samen met de secretaris RvB/jurist.

Wat ga je doen?

• voor de voorzitter RvB beheer je de complexe agenda. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen;
• je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de voorzitter RvB aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling;
• je bereidt het wekelijkse managementoverleg met het managementteam voor;
• je ondersteunt de reguliere vergadercycli binnen het Nivel, zoals het overleg met de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht, en maakt de jaarplanning;
• je hebt een coördinerende rol rondom de ondertekening van contracten en onderzoeksvoorstellen via ValidSign;
• je fungeert als eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties;
• je beheert het bestuursarchief;
• je houdt het relatiebestand van de Raad van Bestuur bij.

Profiel
Je hebt ervaring in een soortgelijke rol. Bent integer, precies, proactief, planmatig, communicatief en taalvaardig, flexibel en resultaatgericht maar bovenal kijk je er naar uit om binnen een klein team je rol te pakken. Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust, kan goed samenwerken en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt je de verschillende systemen van het Nivel zoals iBabs, PerfectView en ValidSign snel eigen om ook de mogelijkheden die dit digitaal biedt optimaal te benutten.

Wat je ook meeneemt
Eisen

• afgeronde hbo-opleiding;
• je hebt minimaal 5 jaar ervaring als bestuurs-/directiesecretaresse;
• je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• je hebt uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken;
• je hebt een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt;
• je bent 32 tot 36 uur beschikbaar.

Wensen

• je hebt ervaring als bestuurssecretaresse bij een onderzoeksinstituut of in de zorg;
• je hebt kennis van en ervaring met iBabs, PerfectView en ValidSign.

Wij bieden

• een tijdelijke aanstelling voor 32 tot 36 uur per week voor een periode van 12 maanden. Bevalt het van beide kanten, dan wordt deze omgezet in onbepaalde tijd;
• een salaris, binnen de opleidingseisen afhankelijk van ervaring, van minimaal € 3.395,98 en maximaal € 4.743,55 bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• een eindejaarsuitkering van 6,83%, met mogelijkheid voor uitbreiding tot 8,33%;
• een NS Business Card tegen een geringe eigen bijdrage;
• een pensioenvoorziening;
• een ruime verlofregeling;
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken en deels bij het Nivel; ons moderne kantoor ligt op loopafstand van Centraal Station Utrecht;
• ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, toegang tot GoodHabitz Online Training;
• een collegiale en informele werksfeer;
• een fiets(lease)regeling.

Reageren
Het Nivel is een inclusieve organisatie, een organisatie waarin alle medewerkers zich welkom, veilig, geaccepteerd en gerespecteerd voelen. Voldoe je aan de gestelde functie-eisen? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren.

Je sollicitatie kun je tot en met 30 maart richten aan de Nivel Sollicitatiecommissie t.a.v. Astrid Huijgen, Postbus 1568, 3500 BN Utrecht, of per e-mail naar vacatures@nivel.nl o.v.v. ‘secretaresse RvB’.

De vacature is tegelijkertijd intern en extern uitgezet. De interne procedure wordt eerst afgerond voor de externe kandidaten kunnen worden uitgenodigd. De sollicitatiegesprekken zijn gepland op 7 april a.s. (eerste gesprekken) en 10/11 april a.s. (tweede gesprekken).

Meer informatie
Voor meer informatie en algemene vragen kun je contact opnemen met Remco Coppen, secretaris Raad van Bestuur/jurist [T] 030 272 9799 of 06 1255 6388,

[E] r.coppen@nivel.nl.
Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Ilse Haverkamp, secretaresse Raad van Bestuur, [T] 030 272 9665, [E] i.haverkamp@nivel.nl.

Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.