personal assistant vacatures in Alkmaar

Wat ga je doen?

• Management ondersteuning
  Als management ondersteuner ben jij de spil in de organisatie en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor het operationeel management. Je beheert de agenda’s, verzorgt correspondentie en plant overleggen waarbij je rekening houdt met de verschillende agenda’s en roosters.
  
• Ondersteuning vergaderingen en bijeenkomsten
  Je speelt een belangrijke rol in de voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen en bijeenkomsten. Van het opstellen van agenda’s, het verspreiden van stukken tot het notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten — jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
  
• Administratieve ondersteuning
  Ook ben je verantwoordelijk voor administratieve ondersteuning. Je verzamelt, controleert en verwerkt gegevens in systemen en signaleert afwijkingen: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles klopt. Daarnaast draag je bij aan een goede voorbereiding en uitvoering van projecten en organisatorische activiteiten.

Waar ga je werken?
Je gaat werken binnen het team Bedrijfsbureau Ambulancezorg met ongeveer 11 collega’s die allemaal verschillende aandachtsgebieden hebben zoals beleid, kwaliteit, huisvesting, facilitair, medisch management, wagenpark en roosterzaken.

Je werkt regelmatig op de ambulancepost in Den Helder, soms een keer in Wognum en een andere dag op ons hoofdkantoor in Alkmaar. Dit doe je samen met je naaste collega-ondersteuner. Jullie houden elkaar op de hoogte van lopende zaken en werken samen in de administratieve ondersteuning. Je dagen zijn afwisselend en het tempo ligt hoog.

Kortom, een afwisselende en veelzijdige functie waarin jouw organisatorisch talent en oog voor detail onmisbaar zijn!

“Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.”

Wie ben jij?

Ervaring & vaardigheden

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het plannen, organiseren en notuleren van (formele) overleggen.
• Je bent handig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en online vergaderen via Teams.
• Je beschikt over eigen vervoer en vindt het geen probleem om te reizen tussen onze locaties in Den Helder, Wognum en Alkmaar.

Dit typeert jou

• Je houdt van structuur aanbrengen, ziet snel wat er moet gebeuren en neemt initiatief.
• Je bent flexibel en blijft rustig onder druk – ook als de agenda ineens op z’n kop gaat.
• Je weet goed prioriteiten te stellen en behoudt altijd het overzicht.
• Je bent communicatief sterk, schakelt makkelijk met verschillende mensen en weet hoe je zaken voor elkaar krijgt.
• Je houdt van een omgeving met een directe communicatiestijl en hebt geen 9-tot-5-mentaliteit.

VOORDELEN VAN WERKEN BIJ DE VEILIGHEIDSREGIO

Ontdek de unieke veelzijdigheid van werken bij de Veiligheidsregio. Dat noemen we een baan met de &-factor!
Want kiezen voor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is kiezen voor en-en.