office assistant vacatures in Utrecht (provincie)

Ben jij een organisatorisch talent dat houdt van dynamiek en uitdaging? Weet jij moeiteloos overzicht te houden en ben je een kei in plannen? En werk je graag voor een organisatie die er toe doet? Dan hebben wij dé baan voor jou!
Vanwege uitbreiding zijn wij op zoek naar meerdere management assistenten voor de directies Strategie, Handhaven, Handelstoezicht en Slachttoezicht.

Wat ga je doen?
Als management assistent ben jij de onmisbare schakel in ons team. Geen dag is hetzelfde, want jij bent verantwoordelijk voor:

• Complex agenda beheer van 1 of meerdere managers: jij zorgt ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit, van belangrijke afspraken tot last-minute wijzigingen.
• Dagelijkse secretariële werkzaamheden: denk aan het reserveren van vergaderzalen (zowel intern als extern), het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van 1 of meerdere managers.
• Notuleren: het kan zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt.

Verder ondersteun je indien nodig, de werving & selectieprocedures en zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Kortom, jij bent het kloppend hart van de organisatie, het klankbord en rustpunt van het management en zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt.
Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen. Zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Je krijgt namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus te volgen. Daarnaast staan wij open voor zij-instromers. Dus ook als je een andere achtergrond hebt, ben je van harte welkom om te solliciteren!

Hoe vinden jouw collega’s het om bij de NVWA te werken als managementondersteuner?
Julia, managementondersteuner afdelingshoofd directiestaf:
“Als managementondersteuner geniet ik ervan om als onmisbaar onderdeel van het team te worden gezien. Het is geweldig om te ervaren hoe ik het leven van mijn manager zoveel makkelijker kan maken en rust kan brengen in de chaos van hun dagelijks leven. Het proactief regelen van zaken voordat anderen bedacht hebben dat dit moet gebeuren, maakt mijn werk elke dag weer uitdagend. Ik vind het fantastisch om bij te dragen aan een gestroomlijnde werkomgeving en ik ben blij dat ik daar ook alle ruimte voor krijg binnen de NVWA. Als managementondersteuner bij de NVWA ben je nooit uitgeleerd! “

Alicia, managementondersteuner afdelingshoofd Regie:
“Het werk is erg divers. Het ene moment ben je bezig met de agenda voor de desbetreffende manager waarvoor je werkt en het andere moment moet je alles rondom een locatie regelen voor een teamleider. Geen 1 dag is hetzelfde. Wat maakt dat het heel erg afwisselend is en daar houd ik van.”

In de functie als Management assistent bij de NVWA kan je waar mogelijk tijd- en plaats onafhankelijk werken. Het werk is flexibel en we geven je veel ruimte voor eigen inbreng. Daar tegenover vragen wij het volgende van je; je bent energiek, flexibel, communicatief sterk en stressbestendig. Je hebt er plezier in de manager te ontzorgen, je hebt oog voor detail en kan goed prioriteiten stellen. Je bent proactief en houdt van aanpakken. Je kan goed zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamspeler.

Daarnaast zien we graag het volgende:

• Een afgeronde MBO opleiding.
• Ervaring met MS office.
• Ervaring als Management assistent is mooi meegenomen, maar sta je open om het vak gebied te leren, dan staan wij hier ook voor open.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Organisatiesensitiviteit

Ben jij klaar om jouw organisatietalent in te zetten in een uitdagende functie? Aarzel niet en stuur vandaag nog je cv in. In plaats van een motivatiebrief, ontvangen wij graag een aantal vragen die jij aan ons zou willen stellen! Op dinsdag 25 februari hoor je of je door de eerste selectie bent. Als dit het geval is, dan ziet de sollicitatieronde er als volgt uit:

We nodigen 25 sollicitanten uit voor ons Meet, Snack & Select evenement op dinsdag 4 maart van 16:00 – 18:00 op ons hoofdkantoor in Utrecht. Je maakt dan kennis met de organisatie en de directies. Kan je dan niet? Laat het ons even weten.
Hierna volgt er een klikgesprek met een leidinggevende.
Tot slot een arbeidsvoorwaardengesprek.

Werken als managementondersteuner bij de NVWA

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• Salarisniveau schaal 6
• Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.