directiesecretaresse m v vacatures in Leiden

Als directiesecretaresse (m/v) ondersteun jij de twee directieleden van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd worden om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven.

Ben jij een flexibele en servicegerichte secretaresse? Heb jij ervaring als secretaresse en zit ontzorgen jou in het bloed? Reageer dan nu!

Wat ga je doen?

De ondersteuning van de directie is bij jou in goede handen. Je werkt nauw samen met de twee directeuren, de directiesecretaris en de managementassistenten van de teams. Zo wordt de optimale support van de directie gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties.

De werkzaamheden bestaan uit:

• agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• doornemen van de agenda met de algemeen directeur (gemeentesecretaris) en de directeur
• klaarzetten van de juiste documenten voor de directeuren
• prioriteren en ordenen van e-mails en acties
• het waar nodig rappelleren van acties
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent. Bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams;
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Wat bieden wij jou?

Naast een brutosalaris tussen € 3052,- en € 4297,- op basis van een 36-urige werkweek, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% boven op je salaris.
• Reiskostenvergoeding: Per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer.
• Thuiswerkvergoeding: Een tegemoetkoming voor thuiswerkkosten.
• Pensioenopbouw: Bij het ABP-pensioenfonds.
• Vakantiedagen en verlof: Regelingen passend bij diverse levensgebeurtenissen.
• Ontwikkelmogelijkheden: Toegang tot opleidingen en trainingen om jouw vaardigheden en passies verder te ontwikkelen, of je nu geïnteresseerd bent in duurzaamheid, stadsontwikkeling, technologie of sociale projecten.

Je start met een tijdelijk contract van 12 maanden. Bij een positieve evaluatie en wederzijdse tevredenheid is het voornemen om dit om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Over het team

Je komt te werken binnen het team Concern-en Bestuurszaken. Samen dragen we bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit ongeveer 20 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie, onder leiding van een teammanager. Zij werken allemaal op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Werken voor Schiedam?

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente, waar je de kans krijgt om binnen jouw functie van begin tot eind verantwoordelijkheid te dragen. We bieden je de mogelijkheid om zowel op vakinhoudelijk gebied als op het gebied van competenties en vaardigheden te blijven groeien. Wij bieden coaching en training aan om je op gevraagde competenties te ontwikkelen.

Bij de gemeente Schiedam geloven we in diversiteit en inclusie. Een inclusieve stad verdient een inclusieve gemeente. Bij ons ben je onderdeel van een organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie de norm zijn. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen, waarbij we barrières actief wegnemen om te zorgen dat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen, ongeacht hun achtergrond. We werken met elkaar aan een duurzame, diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich gewaardeerd, gehoord en gesteund voelt.

Bijzonderheden

• We streven ernaar om de gesprekken op donderdag 22 mei te voeren. Kun je deze datum niet? Geef dit aan in je sollicitatiebrief.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Mogelijk vragen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties op bij je huidige en/of vorige werkgever(s).
• De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en relevante ervaring.
• Het heeft onze voorkeur als je grotendeels op kantoor je werkzaamheden verricht.