bestuursassistent vacatures

Ben jij een proactieve, enthousiaste professional die energie krijgt van het ondersteunen van de directie én het managementteam? Heb je een scherp oog voor detail, weet je van aanpakken en voel jij je thuis in een dynamische omgeving, een organisatie in transitie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Bestuursassistent speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen, en ondersteun je de directie en het MT op hoog niveau. Met jouw organisatietalent en oog voor detail zorg je dat afspraken, vergaderingen en planningen vlekkeloos verlopen. Je beheert de agenda’s van de directeur en het MT en stemt prioriteiten zorgvuldig af, waardoor je een overzichtelijke structuur aanbrengt in drukke schema’s.

Naast de dagelijkse ondersteuning regel je ook de faciliteiten voor (online) vergaderingen en bijeenkomsten, bereid je deze voor en zorg je dat de juiste stukken op tijd beschikbaar zijn. Tijdens MT vergaderingen notuleer je en leg je actie- en besluitenlijsten vast, waarbij je de opvolging nauwgezet bewaakt.

Samen met de teamassistenten draag je bij aan het waarborgen van een constante kwaliteit in de dienstverlening. Daarnaast ondersteun je de Raad van Toezicht, waarbij je onder meer vergaderingen voorbereidt en verslag legt van de besprekingen. Tot slot regel je reizen, accommodaties voor het MT en directie en zorg je dat alle documenten en communicatie volledig in de huisstijl zijn. Indien nodig verricht overige ondersteunende werkzaamheden op verzoek.

Over LKCA

Kunst en cultuur zijn essentieel voor een creatieve en veerkrachtige samenleving. LKCA werkt aan een toekomst waarin cultuurbeoefening binnen ieders bereik ligt. Doordat elke school in heel Nederland structureel een vorm van cultuureducatie biedt. En doordat er zich op elke plek in heel Nederland buiten school en in de vrije tijd een netwerk bevindt waar cultuur beoefend kan worden.

Met ongeveer 60 collega’s werken we voor en samen met overheden, het culturele veld, het onderwijsveld en andere partners. LKCA ontvangt op dit moment subsidie van het Ministerie van OCW voor de uitvoering van het beleidsplan dat een periode van vier jaar beslaat. Het wettelijke adviesorgaan van het Ministerie van OCW brengt advies uit over LKCA aan het Ministerie van OCW en voert monitoringsgesprekken met LKCA over voortgang van het beleidsplan.

Wat neem je mee?

Je bent een ervaren assertieve ondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan, zonder het overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooral vooruit. Je staat stevig in je schoenen en kunt omgaan met vertrouwelijkheid. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agenda-beheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding te leggen met de rest van de organisatie. Verder:

• Heb je een afgeronde MBO+ secretariële opleiding en meerdere jaren ervaring als ondersteuner, assistent of secretaresse voor directie, management en/of teams, met een scherp oog voor prioriteiten, ook in een dynamische omgeving.
• Flexibel als je bent, pas je je werktijden moeiteloos aan als de situatie daar om vraagt.
• Ben je digitaal goed onderlegd en bekend met systemen zoals MS Office, Teams, CRM en Afas.

Wat bieden we jou?

Als organisatie is LKCA continu in beweging, waarbij wij ieders inbreng vragen. Er is volop ruimte voor training, opleiding en ontwikkeling. Naast een contract voor één jaar voor 28 uur per week, bieden wij:

• Een salaris, afhankelijk van de ervaring, van maximaal €4.829 (salarisschaal 8, CAO LKCA) bruto per maand op basis van 36 uur;
• Ruimte voor hybride werken, max 50% van de werktijd. Onderdeel hiervan is de beschikking over een laptop, thuiswerk- en telefoonvergoeding;
• Een OV treinvrij abonnement;
• Een pensioenregeling van pensioenfonds Zorg en Welzijn
• Op fulltime basis 144 uur verlof, plus 47,6 uur bovenwettelijk verlof;
• Je gaat werken in ons kantoor in hartje Utrecht.

Solliciteren of meer weten?

Ben je enthousiast? Solliciteer direct via het sollicitatieformulier. Je kunt solliciteren met je CV en een motivatie. De vacature wordt zowel in- als extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben voorrang.

De vacature heeft geen sluitingsdatum. Na ontvangst van je sollicitatie zullen we deze zo snel mogelijk bekijken en hoor je of je uitgenodigd wordt voor een gesprek. Heb je nog inhoudelijke vragen over de functie en/of procedure? Neem dan contact op Betty Gijsbertse, adviseur HRM), bereikbaar via +31 30 711 51 00.

Soort dienstverband: Parttime, Bepaalde tijd
Contractduur 12 maanden

Salaris: €3.348,00 - €4.829,00 per maand

Verwacht aantal uur: 28 per week

Aanvullende vergoedingen:

• Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

• Dienstreizen vergoeding
• Flexibele werkuren
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Werk vanuit huis
• Zorgverzekering

Werkschema:

• ma-vr

Screeningsvragen:

• Ben je bereid om een motivatiebrief op te sturen?

Werklocatie: Hybride werken in 3511 BK Utrecht