Zoekresultaten

Medewerker Secretariaat/Business Support
Amsterdam, Deventer, Utrecht, 24 uur

Kan jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support-team (secretariaat) versterken!

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken.

"Ben jij klaar voor een 24-urige werkweek die ruimte biedt voor jouw privéleven? Sluit je aan bij ons team!". We zijn op zoek naar drie nieuwe collega's, één voor elke locatie! Sluit je je aan bij ons?

Het totale Business Support-team binnen TAUW bestaat uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

Hier word jij enthousiast van

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW-collega’s die werkzaam zijn bij TAUW. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:

• ​Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
• Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
• Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, boeken van hotels/reizen et cetera.
• Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
• Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
• Het overnemen van receptiediensten tijdens de afwezigheid van de receptioniste.

Werkdagen Amsterdam
"Een functie van drie dagen per week met vaste werktijden van 08.30 tot 17.00 uur. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk, maar je bent minimaal de helft van de tijd op kantoor!"

Werkdagen Deventer
"Vrijdag is een verplichte werkdag, en we waarderen je aanwezigheid op maandag en donderdag. De vaste werktijden zijn van 8:30 tot 17:00 uur, met de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken!"

Werkdagen Utrecht
"Woensdag en vrijdag zijn verplichte werkdagen, terwijl we je aanwezigheid op andere dagen in goed overleg afstemmen. De werktijden zijn van 08.30 tot 17.00 uur, met uitzondering van het openen van de receptie om 08.00 uur als de receptioniste afwezig is. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk!"

Het betreft een functie voor 24 uur per week. De eerste tijd zal grotendeels op kantoor zijn, om goed ingewerkt te kunnen worden. In overleg met je teammanager en de directe collega’s zullen ook de verschillende taken nader afgestemd worden.

Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.522,00 tot EUR 3.357,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Dit is onderdeel van je werkzaamheden (uitzondering van Utrecht en Deventer, hier heb je dus receptiediensten)

Wat jou de ideale aanwinst maakt

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde
MBO-opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt verwerkt.
• Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten en je kan werken met Office365 en Teams.
• Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 uur gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moet worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen. Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
• Jij beheert de agenda's voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen.

Onderdeel van de sollicitatieprocedure is dat je een dagdeel meeloopt bij je toekomstige team om te kijken of er een goede match is.

Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!

Solliciteer direct via de sollicitatiebutton. Dit kan ook als deze rol jou op het lijf geschreven is, maar jouw kennis of ervaring niet volledig aansluit op het gevraagde profiel.

Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: €2.522,00 - €3.357,00 per maand

Verwacht aantal uur: 24 per week

Werkschema:

• ma-vr

Werklocatie: Hybride werken in 1014 Amsterdam