Referenties schrijven voor werknemer: tips en voorbeelden

Een referentie schrijven voor een voormalig werknemer hoort bij je takenpakket als werkgever. Maar hoe pak je dat aan, hoe moet een aanbevelingsbrief eruitzien, en wat zet je erin? In dit artikel lees je hoe je een goede referentie schrijft en vind je voorbeelden van referentiebrieven.
 
Wanneer een medewerker op zoek gaat naar een nieuw avontuur, is het gebruikelijk dat deze persoon je als werkgever om een referentie vraagt. Dat helpt je ex-werknemer om bij een nieuwe sollicitatie te laten zien dat hij of zij betrouwbaar is en geschikt is voor de baan. Het is dan ook niet meer dan normaal om op deze vraag in te gaan en een aanbeveling te schrijven. Hier lees je wat er in zo’n referentiebrief moet staan en hoe je het schrijven ervan efficiënt aanpakt.
 

Vacature plaatsen

Soorten referenties

Niet iedere potentiële werkgever vraagt dezelfde soort referentie. Sommige werkgevers willen geen brief, maar alleen contactgegevens van een voormalige werkgever, zodat ze rechtstreeks kunnen nagaan of de kandidaat betrouwbaar is. Het is dus een goed idee om altijd aan te geven hoe medewerkers of hun nieuwe werkgevers je kunnen bereiken na hun afscheid.
 
Daarnaast kan het zijn dat een medewerker een specifiek soort referentie nodig heeft, bijvoorbeeld om aan een academische opleiding te mogen beginnen. Soms wordt ook gevraagd naar een karakterreferentie, zoals wanneer iemand solliciteert voor een hoge positie of een visum of een nieuwe nationaliteit aanvraagt. Ga dus steeds na met je voormalig werknemer om wat voor referentie het gaat. Zo kun je de inhoud van je aanbevelingsbrief naar behoren aanpassen.
 

Wat moet er in een referentiebrief voor een werknemer?

Denk als werkgever zelf na wat je graag op voorhand zou willen weten over een nieuwe werknemer. Dat is een goed uitgangspunt als je aan een aanbevelingsbrief begint. Vraag ook op voorhand aan de ex-medewerker in kwestie of de referentie dient voor een specifieke functie, of eerder algemeen moet zijn. Het is niet zinvol om op te sommen wat iemand de perfecte accountant maakt, als die persoon een carrièreswitch wil maken.
 
Deze elementen moeten in ieder geval in een goede referentie zitten:

  • Een beschrijving van jouw relatie met de medewerker, zodat de nieuwe werkgever context heeft om te begrijpen vanuit welk perspectief je schrijft. Geef daarbij weer wat jullie professionele verhouding was, hoe lang je de medewerker in deze rol gekend hebt, en in welke mate je de medewerker ook persoonlijk kent.
  • Een omschrijving van de (goede) kwaliteiten van de medewerker. Geef daarbij concrete voorbeelden van situaties waarin de medewerker die kwaliteiten gedemonstreerd heeft. Daaruit kan een nieuwe werkgever immers meer opmaken dan uit een vage opsomming.
  • Een omschrijving van de verantwoordelijkheden van de medewerker. Wat waren de taken van de werknemer en wat heeft diegene voor het bedrijf en/of voor jou betekent?
  • Een bevestiging dat je de medewerker aanbeveelt.
  • Dat de nieuwe werkgever contact met je op mag nemen indien deze meer wil weten over de medewerker.

 

Template voor een referentiebrief

Hieronder vind je een eenvoudige template voor een referentiebrief.
 
[Datum en plaats]
 
[Aanspreking]
 
[Openingszin: legt uit dat je contact opneemt in verband met een referentie voor medewerker X]
 
[Beschrijving van jouw relatie met de medewerker]
 
[Beschrijving van de verantwoordelijkheden van de medewerker binnen het bedrijf]
 
[Beschrijving van de kwaliteiten van de medewerker, met voorbeelden]
 
[Expliciete aanbeveling van de medewerker]
 
[Afsluitende zin met uitnodiging om contact op te nemen]
 
[Jouw naam en contactgegevens]
 

Voorbeeld van een referentiebrief

Hieronder vind je een concreet voorbeeld van een referentiebrief op basis van de bovenstaande template.
 
Amsterdam, 6 januari 2022
 
Geachte heer/mevrouw,
 
Ik schrijf u met een aanbeveling van [naam medewerker]. Van [datum] tot [datum] heeft zij bij [naam bedrijf] de functie van communicatiemedewerker vervuld, waarbij ik haar als hoofd communicatie van nabij heb leren kennen.
 

 
Tijdens deze periode heeft [naam medewerker] voor ons bedrijf fantastische resultaten geboekt. Zo is ze op eigen initiatief gestart met een maandelijkse nieuwsbrief, waardoor zowel ons klantenbereik als onze verkoopcijfers gestegen zijn. Ook in andere aspecten van haar werk heeft ze zich steeds getoond als een efficiënte en proactieve medewerker die veel inzicht en een duidelijke passie voor het vak heeft.
 
Dankzij onze samenwerking heb ik [naam medewerker] ook beter leren kennen als collega en ik kan bevestigen dat zij een grote aanwinst zal zijn voor uw team. Ze is punctueel en toont veel zorg voor haar collega’s in alles wat ze doet. Ik beveel [naam medewerker] dan ook met veel plezier aan, al vinden we het zeer jammer dat ze ons gaat verlaten.
 
Als u deze referentie graag in meer detail bespreekt, kunt u altijd contact opnemen. Mijn gegevens vindt u hieronder.
 
Met vriendelijke groet,
 

 
[naam] [functietitel] [e-mailadres] [telefoonnummer]
 

Kun je een referentie weigeren?

Een lastige vraag: is het oké om als werkgever te weigeren een aanbeveling te schrijven voor je voormalige werknemer? Het antwoord is ja, maar denk hier wel goed over na. Weiger een referentie alleen maar als je de voormalige werknemer in alle eerlijkheid niet kunt aanbevelen aan een andere werkgever, bijvoorbeeld omdat diens gedrag niet professioneel was of omdat die een grote fout gemaakt heeft.
 
Het is ook van belang om genuanceerd te blijven in je denken. Heb je een werknemer ontslagen wegens een conflict met een collega, of omdat deze persoon niet de juiste vaardigheden had voor het werk dat hij deed? Dat betekent niet dat deze medewerker geen enkele goede kwaliteit bezit. Je kunt nog steeds een referentie schrijven waarin je aangeeft wat de goede eigenschappen van deze persoon zijn, en voor wat voor baan je denkt dat hij of zij geschikt zou zijn. Daarnaast kun je zeggen dat de medewerker met wat meer begeleiding een goede aanwinst zou zijn.
 
Blijf wel eerlijk in je aanbevelingsbrief: als je echt geen vertrouwen hebt in de competentie van je ex-medewerker, dan is de referentie weigeren de beste keuze. Je wil immers niet verantwoordelijk gehouden worden voor het aanbevelen van een slechte medewerker bij een bedrijf binnen je sector: dat komt je reputatie niet ten goede.
 
Op zoek naar meer tips voor het werven of omgaan met medewerkers? In het helpcenter voor werkgevers van Indeed vind je alle informatie die je nodig hebt.
 
Het voorbeeld in dit artikel dient alleen ter illustratie en dient mogelijk aangepast te worden om aan de marktstandaard te voldoen.

Vacature plaatsen
Klaar om te beginnen?Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.