Definitie van performance management

Eerst maar eens een definitie om de term performance management te verhelderen: het betreft alle activiteiten die ertoe leiden dat de doelen van een organisatie worden behaald. Het proces is niet alleen gericht op de prestaties van de organisatie als geheel, maar ook op de prestaties van de verschillende afdelingen, teams en individuele medewerkers. Door ervoor te zorgen dat teams en medewerkers zo effectief en efficiënt mogelijk werken, kunnen zij hun doelstellingen behalen en  goed presteren.

Het is belangrijk dat er een prettige en gezonde omgeving is voor de werknemers waarin ze optimaal kunnen presteren. Een dergelijke sfeer scheppen maakt ook deel uit van prestatiebeheer. Verder is het een doorlopend proces. In tegenstelling tot een meer traditioneel beoordelingssysteem waarbij werknemers aan het eind van het jaar een beoordelings- en functioneringsgesprek hebben, wordt de output van medewerkers het hele jaar door gemonitord en indien nodig bijgestuurd. Hierdoor worden eventuele knelpunten of problemen direct verholpen voordat de zaken kunnen escaleren. Een performance management systeem heeft dus eigenlijk ook een detecterende en preventieve functie.

Een effectief performance management systeem volgt het volledige pad van een werknemer binnen een organisatie; dus vanaf het moment dat iemand wordt aangenomen tot het moment waarop die persoon het bedrijf verlaat. De achterliggende gedachte hierbij is dat er een stimulerende omgeving wordt gecreëerd waarin de werknemers en de managers gericht zijn op continue verbetering, het verhogen van de productiviteit en het behalen van betere resultaten. Het is hierbij belangrijk dat de controle en beoordeling op een positieve manier worden gedaan waarbij de nadruk ligt op wat er goed gaat. Eventuele kritiek is onderbouwend en een medewerker wordt niet afgestraft. Dit zal de motivatie onder de medewerkers vergroten wat weer een gunstige uitwerking op de prestaties heeft. Meer tips over het motiveren van je medewerkers lees je in het artikel ‘Medewerkers motiveren: hoe doe je dat?’.

De doelen

Een performance management systeem gebruik je natuurlijk niet voor niets. Je wilt er wel wat mee bereiken, maar wat zijn precies de doelen ervan?

Ten eerste kunnen werknemers met een goed werkend systeem hun werk beter op een lijn brengen met de verwachtingen en doelen van het bedrijf waar ze voor werken. Ze krijgen inzicht in de visie van het bedrijf, de dagelijkse werkethiek en de verschillende beleidsrichtlijnen wat betreft interactie met collega’s, klanten en andere externe partners.

Er is geen precieze norm of standaard voor performance management. Je wilt door de dagelijkse bezigheden harmonie krijgen tussen je werknemers en de zakelijke doelstellingen. Dit klinkt misschien een beetje vaag. Daarom gebruiken veel systemen meetbare doelen waar de werknemers zich op kunnen richten. Je kunt je werknemers bijvoorbeeld duidelijke targets geven die ze moeten behalen. De nadruk ligt hierbij echt op de uitkomst en niet zozeer op hoe de werknemers de doelen behalen. Je kunt ze veel vrijheid en vertrouwen geven. Dit zorgt vaak voor een ontspannen werksfeer die veel werknemers als prettig ervaren en die ze stimuleert om beter hun best te doen.

Wat valt er onder een performance management systeem?

Er zijn veel verschillende systemen mogelijk. Elk systeem is uniek en moet op de organisatie worden afgestemd. Over het algemeen bevatten ze wel een aantal van dezelfde kernelementen. De meest voorkomende daarvan zijn:

• Afstemming op missie en visie: met het systeem worden de doelen van de werknemers afgestemd op de missie en visie van het bedrijf.
• Analyse van prestaties: werknemers krijgen inzicht in wat hun werkzaamheden het bedrijf opleveren en wat het effect ervan is op de bedrijfsresultaten. Dit omvat ook inzicht in de impact van hun prestaties op collega’s, managers, klanten en andere betrokkenen.
• Meetbare verwachtingen en resultaten: samen met de manager stellen werknemers meetbare doelen en resultaten op en bepalen ook hoe die gemeten zullen worden.
• Bepaling van taken en best practices: werknemers en managers komen samen tot een duidelijke en heldere definitie van wat de werkzaamheden en taken inhouden en hoe ze die kunnen verbeteren met nieuwe procedures, werkwijzen of beleidswijzigingen. Centraal hierin staat een optimale productiviteit en een soepele workflow.
• Regelmatige besprekingen: performance management is een actief proces waarbij er regelmatig feedback gegeven wordt. Het is belangrijk dat er frequente communicatie, discussies en (beknopte) vergaderingen plaatsvinden.

Voordelen

Als een performance management systeem op juiste wijze wordt geïmplementeerd, is er sprake van verantwoording en rekenschap, eerlijke en open communicatie (in twee richtingen) en worden de prestaties van werknemers verbeterd.

Als je afstapt van de traditionele jaarlijkse beoordelingen en overgaat op een prestatiebeheersysteem, krijg je een meer open en communicatieve werkomgeving. Door open en eerlijke discussies tussen managers en werknemers voelen werknemers zich meer betrokken en hebben ze het idee dat zij er ook toe doen. Ze zullen minder werkstress ervaren en zijn gemotiveerd om voor het bedrijf te werken en te blijven werken. Het personeelsverloop kan hierdoor afnemen en de productiviteit kan stijgen. Lees het artikel ‘Hoe verminder je personeelsverloop?’ voor meer tips om verloop tegen te gaan.

Hoe kan zo’n systeem eruitzien?

Over het algemeen bestaat een effectief performance management systeem uit vier onderdelen:

Planning

Performance management begint al bij het begin van het dienstverband, of eigenlijk al daarvoor: bij het opstellen van de functiebeschrijving. Maak een duidelijk plan voor de werving en selectie waarin je de vaardigheden, kwaliteiten en eigenschappen die je zoekt opneemt. Om ervoor te zorgen dat je kandidaten aantrekt die bij het bedrijf passen, vermeld je ook de visie en missie van het bedrijf in de functieomschrijving.

Houding

Managers moeten goed op de hoogte zijn en blijven van de projecten en activiteiten van hun medewerkers. Door regelmatig contact, bijvoorbeeld in de vorm van (korte) teamvergaderingen en een-op-eengesprekken, weet de manager wat er speelt en of de teams en medewerkers nog op de juiste koers liggen. Doordat deze gesprekken geen eenrichtingsverkeer zijn, voelen de medewerkers zich serieus genomen en gewaardeerd. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken en zijn ze gemotiveerder om de gestelde doelen te behalen. Daarnaast kun je de tevredenheid en motivatie verder vergroten door een aantrekkelijke beloning (gekoppeld aan de prestaties) en mogelijkheden voor ontwikkeling en zelfontplooiing te bieden.

Toezicht

Door de voortgang van de medewerkers te monitoren, kun je als manager tijdig mogelijke obstakels detecteren waar medewerkers tegenaan lopen. Voordat de problemen oplopen, kun je bijsturen en voorkomen dat de zaken escaleren. Zoals eerder vermeld, is het belangrijk bij prestatiemanagement dat je de nadruk vooral op het positieve legt. Dit betekent dat je uitstekend werk en goede prestaties ook erkent en uitspreekt. Laat de werknemers weten wat ze goed doen en geef ze er de waardering voor. Dit motiveert mensen om nóg beter te worden. Monitoring biedt ook mogelijkheden om werknemers de juiste training, opleiding en coaching te bieden.

Evaluatie

Bij de evaluatie kijk je natuurlijk naar de resultaten en doelen. Zijn die bereikt? Voer een persoonlijk gesprek met de medewerkers en bied hen ook de gelegenheid om zich uit te spreken. Zijn ze zelf tevreden? Wat hebben ze geleerd van het proces? Waar willen ze zich in de toekomst op richten?

Grijp deze gelegenheid ook aan om de bijdragen van de werknemer aan de bedrijfsdoelen en de impact van diens werkzaamheden op anderen en het bedrijf in het algemeen te benadrukken. Als je de waarde van werknemers erkent en je waardering voor hun werk toont, zien ze zelf ook welke rol ze in het bedrijfsproces spelen.

Tot slot

Als je van een traditioneel systeem waarin je werknemers jaarlijks worden beoordeeld overstapt naar een performance management systeem, zal het enige tijd kosten voordat alles helemaal loopt. De uitkomst ervan is echter dat het je tevredenere en gemotiveerdere medewerkers oplevert. Als je bovenstaande stappen volgt, kun je het performance management systeem stukje bij beetje in je organisatie integreren waarbij de productiviteit zo min mogelijk wordt verstoord.