Wat zijn KPI’s in inkoop?

KPI’s in inkoop zijn meetbare indicatoren die de prestaties van de inkoopafdeling beoordelen. Ze helpen om specifieke doelen te stellen en de voortgang naar die doelen te monitoren. Het meten van KPI’s biedt inzicht in zowel de efficiëntie als de effectiviteit van het inkoopproces. Dit maakt het mogelijk om de inkoopfunctie strategisch te sturen en ervoor te zorgen dat de inkoopafdeling bijdraagt aan de bredere organisatiedoelen.

KPI’s kunnen variëren afhankelijk van de specifieke doelen van de organisatie, maar ze hebben altijd gemeen dat ze concrete, meetbare resultaten opleveren die de effectiviteit van het inkoopproces verbeteren. Het is dan ook belangrijk om de KPI’s SMART te formuleren. Dit zorgt ervoor dat de doelen meetbaar en helder zijn.

De rol van KPI’s in het inkoopproces

KPI’s zijn essentieel voor het optimaliseren van het inkoopproces, omdat ze helpen bij het nemen van beslissingen die op data worden gebaseerd. Door het vaststellen van de juiste KPI’s kunnen inkoopmanagers prioriteiten stellen, prestaties meten en verbeteringen aanbrengen in hun processen. Het gebruik van KPI’s zorgt voor meer transparantie, betere communicatie en een grotere focus op het behalen van de doelstellingen.

Door strategisch gekozen KPI’s in te zetten, kunnen inkoopteams kosten besparen door inefficiënties te identificeren, leveranciers beter beheren, relaties verbeteren en de doorlooptijd van inkoopprocessen verkorten. Het inkoopproces wordt hiermee niet alleen effectiever, maar ook transparanter, wat zorgt voor een verbeterde samenwerking tussen de inkoopafdeling en andere afdelingen in de organisatie.

Bijkomend voordeel is dat managers tijdig kunnen bijsturen als ze zien dat medewerkers achter dreigen te raken. Als ze de targets niet halen, kan men in gesprek gaan en extra ondersteuning bieden. KPI’s geven duidelijkheid en kunnen – al is het verder weg in het proces – zelfs bijdragen aan het verlagen van ziekteverzuim. Als iemand gedurende langere periode zijn of haar KPI’s niet haalt, kan dat duiden op een te hoge werkdruk.

Ook interessant: ‘OGSM-Model: doelstellingen formuleren voor je bedrijf’.

Voorbeelden van KPI’s voor inkoop

Er zijn verschillende KPI’s die specifiek gericht zijn op het inkoopproces. Hieronder enkele veelgebruikte KPI’s die de prestaties van de inkoopafdeling kunnen meten:

• Kostenbesparing
  Deze KPI meet hoeveel kosten er zijn bespaard door de inkoopafdeling, bijvoorbeeld door betere onderhandelingen met leveranciers of het optimaliseren van het inkoopproces. Het doel is om de organisatie financieel voordeel te bieden zonder in te leveren op kwaliteit.
• Doorlooptijd van inkoop
  Deze KPI meet de tijd die het duurt om een inkooporder van begin tot eind af te handelen. Het optimaliseren van de doorlooptijd zorgt ervoor dat producten en diensten op tijd worden geleverd, wat bijdraagt aan de efficiëntie van de organisatie. Ook kunnen er met kortere inkooptermijnen betere voorwaarden worden gedeeld met klanten, wat de conversie weer kan verhogen.
• Leveranciersprestaties
  Het meten van de prestaties van leveranciers is essentieel voor het inkoopteam. KPI’s kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de tijdigheid van leveringen, de kwaliteit van geleverde goederen of de mate van klanttevredenheid. Goede leveranciersprestaties verbeteren de algehele inkoopprestaties.
• Inkoop per medewerker
  Deze KPI meet de effectiviteit van de inkoopafdeling in verhouding tot het aantal medewerkers. Het geeft inzicht in hoe efficiënt de medewerkers de inkoopprocessen beheren en of er ruimte is voor automatisering of procesverbetering.
• Contractnaleving
  Deze KPI meet de mate waarin leveranciers zich houden aan de contractvoorwaarden, zoals prijsafspraken, levertijden en kwaliteitsnormen. Een hoge mate van naleving is essentieel voor het behoud van langdurige relaties en het voorkomen van onverwachte kosten.
• Voorraadniveaus
  Deze KPI meet het efficiënt beheren van de voorraad door de inkoopafdeling. Het optimaliseren van voorraadniveaus helpt om zowel tekorten als overschotten te voorkomen, wat kosten bespaart en tegelijkertijd zorgt voor een constante beschikbaarheid van producten. Een goede balans tussen vraag en aanbod kan de algehele bedrijfsvoering verbeteren door het minimaliseren van opslagkosten en het voorkomen van productieonderbrekingen door voorraadtekorten.

Het gebruik van een dashboard in inkoop

Een KPI-dashboard is een visueel hulpmiddel dat het makkelijker maakt om de prestaties van de inkoopafdeling te volgen. Het dashboard geeft een overzicht van alle KPI’s en maakt het mogelijk om snel te zien hoe de inkoopafdeling presteert vergeleken met de gestelde doelen. Dit geeft inkoopmanagers niet alleen een real-time overzicht van de voortgang, maar maakt het ook eenvoudiger om snel bij te sturen indien nodig.

Met een KPI-dashboard kunnen inkopers de prestaties monitoren, trends in het proces detecteren en mogelijkheden voor verbetering identificeren. Het helpt bij het nemen van snellere en meer geïnformeerde beslissingen, en maakt het makkelijker om de voortgang in de tijd te volgen. Zo kan de inkoopafdeling proactief inspelen op uitdagingen en kansen, waardoor het inkoopproces voortdurend kan worden geoptimaliseerd.

Waarom KPI’s in inkoop bedrijfsgroei aanjagen

Het meten van de juiste KPI’s binnen inkoop draagt direct bij aan de groei van de organisatie. Wanneer het inkoopteam efficiënt werkt, kosten bespaart en de kwaliteit verbetert, heeft dit een directe invloed op de bedrijfsresultaten. KPI’s helpen om deze processen te optimaliseren en prestaties te verbeteren, wat niet alleen de inkoopfunctie ten goede komt, maar ook de algehele bedrijfsgroei weer stimuleert. Zo zie je hoe in- en verkoop elkaar ondersteunen.

Door op de juiste KPI’s te sturen, kan een organisatie kosten verminderen door betere inkoopstrategieën, de kwaliteit en betrouwbaarheid van leveranciers verbeteren en de klanttevredenheid verhogen door efficiënte processen en tijdige leveringen. KPI’s helpen bij het realiseren van deze verbeteringen, wat bijdraagt aan een duurzamere en winstgevendere bedrijfsvoering.

Wil je weten hoe het met de klanttevredenheid zit? Lees dit artikel eens: ‘klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren: een uitgebreid stappenplan’.

Hoe implementeer je KPI’s binnen inkoop?

Het implementeren van KPI’s in het inkoopproces vereist een strategische benadering. De eerste stap is het identificeren van de juiste KPI’s die aansluiten bij de bedrijfsdoelen. Het is belangrijk om niet alleen te focussen op operationele aspecten zoals kosten, maar ook op strategische elementen zoals leveranciersrelaties en klanttevredenheid. Je klanten zijn je voelsprieten: zijn ze tevreden met de levertijd? De kwaliteit?

Zodra de juiste KPI’s zijn vastgesteld, kunnen ze in het inkoopproces worden geïntegreerd. Het gebruik van een KPI-dashboard helpt bij het monitoren en bijsturen van de prestaties. Belangrijk is om de KPI’s regelmatig te evalueren en aan te passen op basis van de prestaties. Vergeet ook niet echt actie te ondernemen. Meten is goed, maar wat met de uitkomsten doen is nog veel beter en effectiever. Op die manier kan het inkoopproces voortdurend geoptimaliseerd worden.

De sleutel tot succes ligt in het regelmatig meten van de KPI’s, het analyseren van de resultaten en het maken van data driven verbeteringen. Zo kan de inkoopafdeling bijdragen aan een duurzamere en winstgevendere bedrijfsvoering.