Laatst bijgewerkt: 14 januari 2019

1. Inleiding

Indeed heeft de verantwoordelijkheid om de privégegevens van iedere sollicitant bij Indeed te beschermen en bewaren. Deze verantwoordelijkheid nemen we uiterst serieus. Dit Privacybeleid wordt beschikbaar gesteld door Indeed, Inc. en zijn dochterondernemingen ('Indeed') om sollicitanten bij Indeed te informeren over onze activiteiten die de omgang met persoonsgegevens van sollicitanten ('Persoonsgegevens van sollicitanten' of 'PGS') betreffen, te weten gegevens waardoor u als specifiek individu te identificeren bent. Dit Privacybeleid is van toepassing op iedereen die naar functies solliciteert bij Indeed, ongeacht of deze functies voor onbepaalde of bepaalde tijd zijn. De primaire toepasselijke verwerkingsverantwoordelijke is telkens de Indeed-entiteit die de arbeidsovereenkomst of het dienstcontract met de sollicitant wenst aan te gaan.

2. PGS die we verzamelen

2.1 Rechtstreeks door u verstrekte PGS

Tijdens het sollicitatie-, wervings- en introductieproces bij Indeed kunnen we de volgende soorten PGS rechtstreeks van u verzamelen, opslaan en verwerken:

  • identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, adres, telefoonnummer/e-mailadres, identiteitsbewijs-/paspoortgegevens, bankrekeninggegevens en burgerservicenummer
  • sollicitatiegegevens, zoals academische en professionele kwalificaties, cv, cijferlijsten en referenties van eerdere werkgevers, motivatiebrieven, informatie over sollicitatiegesprekken, verzoeken voor compensatie/arbeidsvoorwaarden, verhuisinformatie en andere gegevens die u ter ondersteuning van en tijdens het wervingsproces aan ons verstrekt
  • informatie over uw werkgeschiktheid, zoals uw immigratiestatus, werkvergunningen en visa

In bepaalde situaties kunnen we u verzoeken om op vrijwillige basis beperkt en doelgericht gevoelige PGS, zoals uw raciale/etnische achtergrond, arbeidsongeschiktheidsstatus en geslacht, te verstrekken voor onze verplichte rapportage aan de overheid en/of voor de voortdurende bewaking van gelijke kansen en diversiteit, voor zover toegestaan door de wet. Daarnaast kunt u persoonsgegevens verstrekken zodat Indeed een eventueel noodzakelijk onderkomen kan regelen tijdens het wervingsproces. Sollicitanten kunnen ook gevoelige PGS aan Indeed verstrekken wanneer dit niet door Indeed is gevraagd. In alle gevallen behandelt Indeed dergelijke PGS in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving.

2.2 PGS verstrekt door externe partijen

Waar nodig kan Indeed ter ondersteuning van het wervingsproces eveneens informatie over u verzamelen die afkomstig is van externe partijen of openbare bronnen. Vóór uw dienstbetrekking bij of afspraak met Indeed kunnen we bijvoorbeeld gegevens van geschikte socialmediabronnen verzamelen voor wervingsdoeleinden. Ook kunnen we via een externe partij uw achtergrond natrekken of informatie verzamelen over uw onderwijs-, beroeps-, krediet- en/of criminele verleden (voor zover toegestaan en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving). Daarnaast kunnen externe partijen u doorverwijzen naar of aanbevelen bij onze recruiters.

2.3 De wettelijke basis waarop Indeed uw PGS verzamelt en verwerkt

 Indeed verzamelt en verwerkt uw PGS op basis van verschillende rechtsgronden, afhankelijk van de aard van de PGS die worden verstrekt en hoe deze worden verwerkt.

- Uitvoering van een overeenkomst

De meeste PGS die door Indeed worden verwerkt, zijn nodig voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of dienstcontract met u, of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een dergelijke overeenkomst wordt aangegaan.

- Rechtmatig belang

Een tweede rechtsgrond waarop Indeed zich berust voor andere soorten verwerking van uw PGS, is dat de verwerking nodig is voor het nastreven van rechtmatige belangen van Indeed, bijvoorbeeld om u te benaderen voor andere functies bij Indeed waarvoor we u geschikt achten.

- Naleving van een wettelijke verplichting

Een derde rechtsgrond voor bepaalde vormen van verwerking is als er een noodzaak bestaat met betrekking tot het voldoen aan een wettelijke verplichting.

- Toestemming

In sommige situaties heeft Indeed mogelijk uw toestemming nodig voor het verwerken van uw PGS. Als Indeed uw toestemming nodig heeft voor het verzamelen en verwerken van bepaalde PGS, vragen wij om uw toestemming wanneer u de gegevens verstrekt en vindt deze verwerking alleen plaats als u toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar applicantprivacy@indeed.com.

3. Doeleinden van de verwerking en het gebruik van uw PGS

PGS worden door ons verzameld, verwerkt, opgeslagen, bewaard en overgedragen voor zover we dit redelijkerwijs noodzakelijk achten voor het wervingsproces van Indeed. PGS worden tijdens het wervingsproces gebruikt voor bijvoorbeeld:

  • het vaststellen van de kwalificaties, vaardigheden en achtergrond van de sollicitant voor een bepaalde functie;
  • het bepalen van het recht om te werken van de sollicitant;
  • het uitvoeren van antecedentenonderzoeken en soortgelijke onderzoeken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en anders om te voldoen aan alle toepasselijke wetgeving;
  • het communiceren met een sollicitant tijdens het wervingsproces;
  • het uitvoeren van functies met betrekking tot de toekomstige dienstbetrekking van de sollicitant; en
  • het beheren en verbeteren van het wervingsproces van Indeed.

We kunnen elementen van PGS verstrekken aan medewerkers van externe partijen en contractanten die ons ondersteunen bij het uitvoeren van deze specifieke functies. Wanneer u PGS verstrekt, geeft Indeed aan of deze vereist zijn.

4. Openbaarmakingen en overdrachten van uw PGS

PGS worden alleen na toestemming vooraf van de sollicitant door Indeed gedeeld of anderszins openbaar gemaakt voor doeleinden die niet in dit Privacybeleid zijn vermeld. Daartoe neemt Indeed redelijke voorzorgsmaatregelen waardoor alleen de medewerkers, agenten, contractanten of soortgelijke entiteiten die toegang tot de PGS nodig hebben voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden uiteengezet, toegang tot de PGS krijgen. Indeed verkoopt geen PGS.

Dergelijke openbaarmakingen van PGS tijdens het wervingsproces hebben meestal betrekking op de overdracht van PGS aan landen waar de informatie niet oorspronkelijk is verzameld. Dergelijke overdrachten worden uitgevoerd met volledige inachtneming van de toepasselijke regelgeving voor gegevensbescherming en met inachtneming van de nodige voorzorgsmaatregelen, voornamelijk door het gebruik van uitgebreide gegevensbeschermingsovereenkomsten.  

4.1 Overdrachten van uw PGS aan entiteiten die aan Indeed zijn gelieerd

PGS kunnen worden gedeeld met aan Indeed gelieerde bedrijven voor de doeleinden die in dit Privacybeleid zijn uiteengezet.

4.2 Overdrachten van uw PGS aan bepaalde externe dienstverleners

Tijdens onze wervingsactiviteiten kan Indeed bepaalde PGS beschikbaar stellen aan externe partijen die diensten aan ons verlenen die deze activiteiten ondersteunen. Indeed doet dit alleen als een dergelijke overdracht noodzakelijk is en waarbij aan de toepasselijke gegevensbeschermingsregels wordt voldaan.  

Zo kunnen sommige PGS beschikbaar worden gesteld aan externe bedrijven die verantwoordelijk zijn voor of een ondersteunende rol vervullen met betrekking tot onze sollicitantendatabase, onze verhuisdiensten, onze payrolldiensten en onze antecedentenonderzoeken. Deze dienstverleners kunnen na verloop van tijd veranderen, maar we maken altijd gebruik van betrouwbare dienstverleners die uw PGS behandelen in overeenstemming met dit Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving.

4.3 Overdrachten van uw PGS aan andere externe partijen

Naast de in paragraaf 4.2 genoemde overdrachtsactiviteiten kan Indeed uw PGS ook in bepaalde beperkte omstandigheden met andere externe partijen delen, onder andere:

  • om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen;
  • om potentiële, dreigende of daadwerkelijke rechtszaken aan te spannen, uit te voeren of aan te vechten;
  • indien noodzakelijk om Indeed, uw vitale belangen of die van iemand anders te behartigen; of
  • in verband met de verkoop, toewijzing of andere overdracht van ons hele bedrijf of een deel van ons bedrijf.

5. Bewaren van uw PGS

U gaat ermee akkoord dat Indeed en haar dochterondernemingen de gegevens die u voor uw sollicitatie verstrekt, mogen bewaren, zodat Indeed in de toekomst contact met u kan opnemen in verband met andere functies waarvoor u mogelijk geschikt bent. Als u een medewerker van Indeed wordt, gaat deze informatie deel uitmaken van uw arbeidsverleden. Als u niet wilt dat Indeed uw cv en motivatiebrief (waar van toepassing) voor deze doeleinden in zijn sollicitantendatabase bewaart, verzoeken we u contact op te nemen met de contactpersoon van uw initële sollicitatie.

Als u niet wordt aangenomen of aangesteld door Indeed en het bewaren van uw PGS niet nodig is voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden uiteengezet, worden dergelijke gegevens vertrouwelijk verwijderd in overeenstemming met de geldende voorschriften.

6. Uw rechten uitoefenen

U heeft een aantal rechten met betrekking tot de PGS die door Indeed worden bewaard. Deze omvatten:

  • het recht om uw PGS te corrigeren;
  • het recht om de verwerking van uw PGS te beperken of er bezwaar tegen aan te tekenen;
  • het recht op toegang tot en overdraagbaarheid van uw PGS; en
  • het recht om uw PGS te verwijderen.

Als u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u een e-mail sturen naar applicantprivacy@indeed.com. We verzoeken u deze e-mail te versturen vanaf het e-mailaccount dat u heeft verstrekt aan Indeed, zodat we uw identiteit kunnen verifiëren.

Gegevens die door een sollicitant zijn verstrekt, kunnen eveneens te allen tijde worden bijgewerkt en verbeterd op dezelfde manier waarop de gegevens aan Indeed zijn verstrekt.

7. Algemene vragen en klachten

7.1 Contact opnemen met Indeed 

U kunt contact opnemen met Indeed door een e-mail te sturen naar applicantprivacy@indeed.com. Als u contact op wilt nemen met de Functionaris gegevensbescherming van Indeed, kunt u een e-mail sturen naar privacy-dept@indeed.com.

7.2 Klachten

Als u van mening bent dat Indeed inbreuk heeft gemaakt op uw rechten betreffende gegevensbescherming, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in uw rechtsgebied. Als u zich bijvoorbeeld in de EU bevindt, richt u zich tot het EU-hoofdkantoor van Indeed: Indeed Ireland Operations Limited in Ierland. Dit kantoor is onderworpen aan de Irish Data Protection Commission en u kunt deze link raadplegen voor bovengenoemde doeleinden.

8. Updates van dit Privacybeleid

Ga naar 'Laatst bijgewerkt' bovenaan deze pagina om te bekijken wanneer dit Privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt. Wijzigingen aan dit Privacybeleid zijn van kracht vanaf de datum bij 'Laatst bijgewerkt' die hierboven wordt aangeduid. We raden u aan dit Privacybeleid regelmatig te bekijken om op de hoogte te zijn van de recentste versie.

9. Overig

Houd er tevens rekening mee dat dit Privacybeleid beschrijft hoe Indeed omgaat met uw PGS als sollicitant voor een functie bij Indeed. Dit Privacybeleid is niet van toepassing op uw gebruik van producten of diensten van Indeed. Raadpleeg het aan die producten en diensten gerelateerde privacybeleid voor meer informatie over onze activiteiten omtrent de verzameling van gegevens voor onze producten of diensten.