Veel bedrijven die als gevolg van de coronamaatregelen zijn overgeschakeld op thuiswerken, hebben gemerkt dat werken op afstand veel effectiever en productiever is dan ze vooraf hadden verwacht.

In onze dagelijkse praktijk werken we nauw samen met werkgevers en recruitmentmanagers met jarenlange ervaring in het aantrekken en vasthouden van talent. Gewend als ze zijn om snel in te spelen op veranderingen in de markt, besloten zij als een van de eersten deze transitie te omarmen, ervan te leren en de kansen optimaal te benutten. En uit onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat blijkt dat werkgevers ook in de toekomst blijven investeren in thuiswerken.

Nu veel medewerkers thuiswerken, besteden werkgevers extra aandacht aan het welbevinden van werknemers, de medewerkersbeleving. Maar even belangrijk als je huidige medewerkers, zijn je toekomstige collega’s. Zaak dus om te investeren in de candidate experience. Als kandidaten voornamelijk remote deelnemen aan het sollicitatieproces, is het belangrijk om ook hen een beleving te bieden die recht doet aan jouw organisatie. In deze tijden van schaarste aan talent hebben kandidaten immers de werkgevers voor het uitzoeken. Het is dus zaak dat jij het verschil maakt, vanaf het allereerste contact tot aan het tekenen van het contract, én daarna.

Een virtuele rode loper 

Een groot deel van het wervingsproces vindt tegenwoordig op afstand plaats. We vertrouwen op digitale tools en platforms om kandidaten aan te trekken, sollicitatiegesprekken te plannen en te voeren, assessments te doen en er zijn zelfs digitale onboardingprogramma’s. Maar ook al vindt een sollicitatieproces op afstand plaats, dan hoeft dat nog niet te betekenen dat het daarmee ook afstandelijk is. Gouden regel in recruitment is: ga voor een persoonlijke relatie en stel de kandidaat centraal

Solliciteren naar een (nieuwe) baan is een belangrijke stap in ons leven. Het is spannend, opwindend en soms ook stressvol. Tijdens het recruitmentproces wil je als werkgever kandidaten op elk moment in de journey laten merken dat je hen waardeert en respecteert. Je legt als het ware de rode loper uit. Net als je een kandidaat op locatie persoonlijk en gastvrij ontvangt, wil je kandidaten die remote solliciteren met open armen verwelkomen. Technologie kan je daarbij helpen.

#1 Houd persoonlijk contact tijdens de gehele candidate journey

Niets is vervelender in een sollicitatieproces dan onzekerheid. Laat de kandidaat weten waar hij of zij aan toe is en houd regelmatig contact. Het begint al bij duidelijkheid in de vacaturetekst. Een helder verhaal over bedrijf en de rol, met relevante informatie zoals een sluitingsdatum en het verloop van het sollicitatieproces. Stuur na ontvangst van een sollicitatie altijd een bedankje en vertel wat de kandidaat verder in het proces kan verwachten. 

De candidate journey kent een aantal belangrijke touchpoints, en in elke fase is persoonlijk contact cruciaal. Daarbij hoef je niet altijd letterlijk in actie te komen. In je recruitmentsysteem kun je processen inrichten die jou als recruiter ondersteunen. Zodat je een kandidaat op elk belangrijk moment in het sollicitatietraject een positieve beleving kunt bieden. Dankzij slimme workflows, alerts en handige templates kun je met minimale inspanning gestructureerd contact onderhouden met kandidaten, ongeacht of het er nu veel of juist weinig zijn. 

#2 Maak het de kandidaat zo gemakkelijk mogelijk

Recuitmenttechnologie is er natuurlijk in de eerste plaats om het leven van jou als recruiter zo gemakkelijk mogelijk te maken. Maar tegelijkertijd zijn het krachtige tools om kandidaten een optimale beleving te bieden. Neem bijvoorbeeld de Virtual Hiring Events op het Indeed Hiring Platform. Hiermee kunnen kandidaten eenvoudig remote sollicitatiegesprekken voeren. Gewoon vanuit hun luie stoel, in hun eigen vertrouwde omgeving, zonder files, lange reistijden en parkeerproblemen, laagdrempelig en zonder gedoe. 

Het organiseren van interviews kost recruiters in het algemeen behoorlijk wat tijd. Denk alleen al aan alle administratie, het schakelen met kandidaten en de interne afstemming. Dankzij het Indeed Hiring Platform gaat alles stukken efficiënter. 

Zo kunnen kandidaten zelf een gesprek inplannen op een tijd die hen het best uitkomt. Vervolgens stuurt het systeem automatisch een agenda-uitnodigingen voor een sollicitatiegesprek aan de kandidaat en de desbetreffende hiring manager. Verder kun je als recruiter tevoren belangrijke taken inplannen, herinneringen en alerts aanmaken en mijlpalen aangeven die een feestje waard zijn. Recent onderzoek van Indeed wijst uit dat recruiters die hun werk automatiseren, gemiddeld maar liefst 9 uur besparen per vacature.*

Een mooi voorbeeld hoe technologie je helpt om efficiënter te werken, terwijl je tegelijkertijd de candidate experience naar een hoger niveau tilt.

#3 Wees eerlijk en transparant

Mensen hebben behoefte aan zekerheid en aan bevestiging. Misschien nog wel meer als het contact voornamelijk digitaal plaatsvindt. Speel hierop in tijdens het recruitmentproces. Bijvoorbeeld door het toevoegen van knock-out questions aan de voorkant van het recruitmentproces. 

De term knock-out klinkt misschien hard, maar wat het eigenlijk doet, is de kandidaat al op voorhand duidelijkheid geven of het zinvol is te solliciteren op de vacature. Dit geeft geschikte kandidaten een bevestiging dat je graag wilt dat ze solliciteren. Ook geeft het direct duidelijkheid aan ongekwalificeerde kandidaten. Het bespaart hen niet alleen tijd en energie, maar ook de teleurstelling van een onvermijdelijke afwijzing. 

Voor jou als recruiter zorgt deze preselectie ervoor dat je minder kandidaten hoeft af te wijzen en je alleen nog hoeft te focussen op kansrijke kandidaten. Dit maakt je werk stukken effectiever en positiever. 

#4 Help waar je kunt

Wil je een kandidaat uitnodigen voor een online interview? Dan heb je weer een belangrijk touchpoint te pakken. Neem hierbij altijd de kandidaat als uitgangspunt. Kruip in zijn huid en bedenk waaraan hij op dit moment behoefte heeft. Laat merken hoezeer je het waardeert dat hij bij jouw bedrijf solliciteert. Geef tips voor een succesvol remote interview, compleet met alle relevante informatie over de vorm en aanpak van het gesprek. Ga waar mogelijk nog een stapje verder. Bijvoorbeeld door tips te geven hoe de kandidaat zich het best kan voorbereiden op het gesprek. Is er een dresscode bij jouw bedrijf? Zijn er stukken die goed zijn om alvast te bekijken? 

Datzelfde geldt voor een assessment of een test. Geef waar mogelijk een steuntje in de rug, bied tips voor een zo goed mogelijke voorbereiding en wees ondersteunend. Op die manier voelt de kandidaat zich gewaardeerd en komt hij goed beslagen ten ijs bij de test.

#5 Geef alvast een kijkje achter de schermen

Sollicitanten willen graag vooraf al een indruk krijgen van de cultuur van het bedrijf. Een mooi podium hiervoor zijn je recruitmentsite of de Indeed Bedrijfspagina’s waarin verhalen, foto’s en reviews staan van huidige medewerkers en alumni. Verwijs hiernaar in je uitnodiging. Of geef de contactgegevens door van een collega die meer informatie kan geven over de rol en de afdeling. 

Wees alert en reageer snel. We leven in een snelle tijd, waarin we als consument gewend zijn 24/7 op onze wenken te worden bediend. Diezelfde service verwachten sollicitanten, dus zorg ervoor dat je vragen snel en adequaat kunt beantwoorden. Richt je processen zo in, dat je voldoet aan hun verwachtingen en ze misschien wel overtreft. Anticipeer op veel voorkomende vragen, bijvoorbeeld met een FAQ-sectie, geautomatiseerde berichten of zelfs een chatbot. 

#6 Werk aan warme relaties

Een sollicitatiegesprek is tweerichtingsverkeer. Beide partijen willen immers aftasten of er een goede match is. Denk aan het belang van de ‘personal touch’. In een persoonlijk gesprek gaat het wellicht iets meer vanzelf, maar let op dat je ook bij een online interview voldoende ruimte biedt voor interactie en spontaniteit. Zorg dat er voldoende ruimte van beide kanten is om informatie, vragen en inzichten uit te wisselen. 

In plaats van kandidaten het vuur aan de schenen te leggen, is het veel effectiever het vuurtje aan te wakkeren. Bekijk voor elk touchpoint in de journey op welke manier je de relatie kunt verstevigen. Doe onderzoek, volg je gevoel, neem de proef op de som, test, evalueer en vraag feedback. Recruitment draait om het bouwen van relaties en een sollicitatiegesprek is hiervoor een mooie start. Ongeacht of het resulteert in een aanname of niet, een positieve candidate experience versterkt op allerlei manieren jouw employer brand.

Vaste plek

Online solliciteren heeft een vaste plek ingenomen in het moderne recruitmentproces. Ten opzichte van fysieke interviews en assessments biedt het vele voordelen. Niet alleen voor drukbezette recruiters, maar evengoed voor kandidaten. Haal maximaal rendement uit deze vorm van selecteren. Grijp elk touchpoint van de candidate journey aan om sollicitanten ook online een optimale experience te bieden. Zorg ook op afstand dat zij zich gekend en gewaardeerd voelen, zodat zij vol overtuiging kiezen voor een glansrijke carrière bij jouw organisatie.


*Gegevens van Indeed, gemiddelde tijdsbesparing (VS).