Als je iemand wilt aannemen om een functie te vullen, kun je erop rekenen dat werkzoekenden zo goed mogelijk uit de verf willen komen. Ze worden vaak zelfs aangemoedigd om zichzelf in sollicitatiegesprekken aan te prijzen of hun prestaties wat aan te dikken. Het is natuurlijk heel normaal dat kandidaten indruk willen maken op een mogelijke werkgever. Maar hoe beoordelen recruiters en personeelsmanagers dan of de werkzoekende een aanwinst zou zijn voor het bedrijf?

Dat is waar referentiechecks om de hoek komen kijken. In dit artikel vind je alles wat je als recruiter of personeelsmanager moet weten over referentiechecks, inclusief de optimale werkwijzen en specifieke vragen die je kunt stellen bij een referentiecheck om de kandidaat en zijn potentieel beter te begrijpen en om te kunnen beoordelen of deze kandidaat goed past binnen jouw bedrijf.

Wat zijn referentiechecks en hoe werken ze? 

Referentiechecks dienen als een second opinion wanneer je overweegt een kandidaat aan te nemen. Ze bieden de mogelijkheid om wat dieper te graven door contact op te nemen met voormalige werkgevers, collega's en docenten van de kandidaat (ook wel bekend als de 'referenties').

Een referentiecheck gebeurt normaal gesproken in de latere fases van het sollicitatieproces, wanneer je al serieus overweegt om de kandidaat aan te nemen. Hieronder valt misschien ook contact opnemen met de referenties van de kandidaat om meer te weten te komen over zijn kennis, vaardigheden en karakter, en om zijn voormalige dienstverband te checken. 

Niet alle, maar veel werkgevers doen referentiechecks. Dit hangt vaak af van wat gebruikelijk is in het bedrijf of de bedrijfstak. Werkgevers in de financiële sector, de gezondheidszorg of de productiesector zijn bijvoorbeeld vaker geneigd om referentiechecks uit te voeren voor mogelijke kandidaten, omdat vanwege de aard van hun werk de druk vaak hoog ligt. 

Wat je te weten komt wanneer je contact opneemt met de referenties van een kandidaat, zal natuurlijk nooit helemaal objectief zijn. Maar je kunt veel te weten komen over het karakter en de werkstijl van een kandidaat door referenties vragen te stellen over zaken als zijn ervaring als het aankomt op werken met anderen.

De optimale werkwijze bij de uitvoering van referentiechecks

Voordat je contact opneemt met de referenties van een kandidaat, is het goed om een aantal punten van de optimale werkwijze in gedachten te houden om de referentiechecks vlot te laten verlopen:

  1. Stel de kandidaat er vanaf het begin van op de hoogte. Als je voor je bedrijf van plan bent om referentiechecks uit te voeren voor kandidaten, maak dit dan duidelijk in de vacature, zodat kandidaten zich hierop kunnen voorbereiden. Vraag ze om tijdens de sollicitatie zelf of na de eerste screeningsfase een aantal referenties op te geven.
  2. Vraag om toestemming voordat je contact opneemt met de referenties. Zorg ervoor dat je vraagt om toestemming, zelfs als je in de vacature vermeldt dat je misschien wel referentiechecks gaat uitvoeren. Zorg ervoor dat de kandidaat ervan op de hoogte is dat je dit gaat doen en vraag de kandidaat expliciet of je zijn referenties, vóór of als onderdeel van de sollicitatieprocedure, mag contacteren. 
  3. Ga doelbewust te werk. Neem contact op met iedereen die betrokken is bij het recruitmentproces om hun feedback over de kandidaat te verzamelen voordat je spreekt met de referenties van de kandidaat. Deze aanpak zal ertoe leiden dat je de referentiecheck instapt met een duidelijk idee van waar je naar op zoek bent en op welke gebieden je iets dieper moet graven naar de achtergrond van je kandidaat. 
  4. Laat de referenties weten dat hun antwoorden vertrouwelijk zijn. Laat ze ook meteen aan het begin van het gesprek weten dat hun antwoorden niet met de kandidaat zullen worden gedeeld. Dit vormt de basis voor een transparant gesprek.  
  5. Vermijd vragen over het persoonlijke leven van de kandidaat. Vraag de referenties niet om persoonlijke informatie van de kandidaat, zoals leeftijd, gezinssituatie, godsdienst of land van herkomst. Deze vragen kunnen niet alleen als discriminerend worden beoordeeld, het is ook onwettig om deze vragen te stellen.

Vragen die je kunt stellen aan referenties 

Bij referentiechecks is het de kunst om specifieke, maar open vragen te stellen. Vermijd vragen die met 'ja' of 'nee' kunnen worden beantwoord. Als je waardevolle inzichten uit referentiechecks wilt halen, vraag dan niet of het cv van de kandidaat wel klopt en stel geen vage vragen, zoals: "Hoe was het om met deze kandidaat samen te werken?" 

Stel in plaats daarvan de volgende vragen om een zinvoller gesprek over de kandidaat op gang te brengen: 

1. Hoe zag je relatie met de kandidaat eruit? Kun je me iets vertellen over hoe jullie met elkaar hebben samengewerkt? 

Deze eenvoudige vraag dient een aantal doeleinden. Je brengt het gesprek op gang, het antwoord verduidelijkt de relatie tussen de kandidaat en de referentie en geeft wat meer context in hoe vaak en hoe nauw de kandidaat met deze persoon heeft samengewerkt. Als je er bijvoorbeeld achter komt dat een bepaalde referentie niet heel nauw heeft samengewerkt met de kandidaat, kun je je wat meer richten op de antwoorden van een andere referentie die dat wel heeft gedaan. 

2. Welke vaardigheden heeft deze kandidaat die hem/haar zouden helpen om deze functie met succes te vervullen, en heb je de kandidaat een vergelijkbare rol zien vervullen? 

Het is goed om deze vraag aan het begin van het gesprek te stellen. Maar beschrijf eerst de functie en de specifieke vaardigheden waar je naar op zoek bent. Dan weet de referentie waar je naar op zoek bent. Je vergroot hiermee de kans op waardevolle inzichten in het werk van de kandidaat en hoe dat aansluit op deze functie. 

3. Wat was een opvallende prestatie van deze kandidaat toen je met hem/haar samenwerkte? 

In het beste geval levert deze vraag je een interessant verhaal op over de manier waarop de kandidaat een impact heeft gemaakt in zijn vorige functie. In bepaalde gevallen kan deze vraag de overdrijving van een kandidaat over zijn impact op een project blootleggen, of juist de successen benadrukken van een kandidaat die te bescheiden is geweest. 

4. Kun je twee of drie sterke punten van deze kandidaat opnoemen? 

Met deze vraag krijg je meer inzicht in waar de kandidaat goed in is. De vraag kan ook eenvoudig worden aangepast om te voldoen aan de rol die je probeert te vullen. Als je de kandidaat bijvoorbeeld voor een leidinggevende rol overweegt, kun je vragen: "Kun je twee of drie sterke punten van deze kandidaat opnoemen die hem/haar een geweldige leider maken?" Als je iemand zoekt voor een functie die veel functieoverschrijdend werk vereist, kun je de referentie vragen om een aantal sterke punten op te noemen die laten zien dat de kandidaat goed met anderen kan samenwerken. 

5. Waar liggen voor deze kandidaat de groeimogelijkheden? 

Dit is een herformulering van de typische vraag "Wat zijn de zwakke punten van de kandidaat?" Vragen naar een opsomming van tekortkomingen van de kandidaat kan ongemakkelijk zijn voor de referentie. Niemand wil immers het gevoel krijgen dat hij/zij de toekomstige baan van een collega in gevaar brengt. Vragen naar 'groeimogelijkheden' doet de vraag positiever klinken en kan licht werpen op de gebieden waarin een kandidaat nog kan groeien.

6. Hoe zou je de werkstijl van de kandidaat omschrijven?

Met deze vraag kun je beter begrijpen hoe de kandidaat in het team zal passen. Misschien bedenken de teamleden bijvoorbeeld hun beste ideeën door ideeën uit te wisselen tijdens vergaderingen, maar wordt de kandidaat beschreven als iemand die liever zelf over dingen nadenkt voordat hij/zij met een oplossing komt. Dit is belangrijke informatie met het oog op de teamdynamiek.

7. Waarom is deze kandidaat bij het bedrijf weggegaan?

Met deze vraag controleer je of de kandidaat eerlijk is en of hij/zij bijvoorbeeld geen informatie over een opvallend incident met betrekking tot zijn/haar vertrek heeft achtergehouden. Let goed op als de referentie vaag is of informatie verstrekt die niet aansluit bij wat de kandidaat heeft verteld. 

8. Zou je de kandidaat voor deze functie aanbevelen? Waarom wel of niet?

Dit is een prima vraag om als afsluiting te stellen. Deze vraag kan vooral nuttig zijn om meer inhoudelijke informatie te verkrijgen als de referentie tijdens het gesprek vaag of ontwijkend was. 

Samenvatting

Referentiechecks zijn voor personeelsmanagers een goede manier om erachter te komen of een kandidaat goed bij het bedrijf past en wat hij/zij te bieden heeft. Als je de kunst van effectieve referentiechecks onder de knie krijgt, kun je de juiste mensen voor je bedrijf aannemen. Dit bevordert de samenwerking, prestaties en het personeelsbehoud en versterkt je bedrijfscultuur.