Een wereldreis, een tijdje uitblazen, meer tijd met de kinderen of werken aan een persoonlijk project: er zijn heel wat redenen waarom werknemers kunnen vragen om langdurig onbetaald verlof. Hoe ga je als werkgever om met die vraag? Ook al komt hij ongelegen, er kunnen heel wat voordelen verbonden zijn aan een sabbatical – ook voor jou als werkgever.

Er zijn twee vormen van onbetaald verlof waar je als werkgever in Nederland niet onderuit kunt: het ouderschapsverlof (zeventien weken per kind) en het langdurig zorgverlof (ongeveer zes weken per jaar). Hierop heeft iedere werknemer recht. Maar ook buiten deze bijzondere omstandigheden kan een werknemer redenen hebben om een tijdlang minder of niet te werken. 

Als werkgever vind je dat wellicht eerst alleen maar een nadeel, maar je kunt het ook zien als een kans. Door de afwezigheid van een werknemer wordt de flexibiliteit van de afdeling op de proef gesteld, en krijgen andere werknemers de kans om nieuwe skills te leren. Bovendien kan het een erg positieve invloed hebben op de motivatie van de werknemer in kwestie voor en na het verlof. Veel goede redenen om de vraag in overweging te nemen, dus.

Wat zegt de wet?

Onbetaald verlof, buiten de twee eerdergenoemde gevallen, is niet in de wet geregeld. Dit betekent dat je als werkgever zelf mag bepalen of je het verlof verleent, tenzij er in de cao of arbeidsovereenkomst een specifieke regeling over is toegevoegd. Omdat onbetaald verlof een grote toegeving is als werkgever, heb je ook ruimte om erover te onderhandelen met je werknemer. Je kunt het bijvoorbeeld goedkeuren onder bepaalde voorwaarden, zoals wanneer het verlof aanvangt of hoe lang het duurt. Op deze manier kun je de impact op je bedrijfsvoering minimaliseren.

Zorg er wel voor dat je werknemer op de hoogte is van de gevolgen voor zijn sociale zekerheid: zolang een werknemer op onbetaald verlof is, bouwt deze bijvoorbeeld geen betaalde vakantiedagen op voor het volgende jaar. Gaat iemand een heel jaar op sabbatical, dan heeft hij het jaar erna in principe geen recht op betaald verlof. Bespreek dit grondig, zodat er achteraf geen misverstanden ontstaan. Een werknemer die vol energie terugkomt van een sabbatical om dan oververmoeid te raken omdat er geen verlof meer mogelijk is, dat komt zowel werknemer als werkgever niet ten goede. 

De voordelen van onbetaald verlof

Een werknemer die onbetaald verlof neemt, brengt ontegenzeggelijk extra werk mee voor jou als werkgever. Er moet vervanging gezocht worden of de taken moeten herverdeeld worden, en er komt extra administratie bij kijken. Toch kun je een sabbatical ook van de positieve kant bekijken. 

Ten eerste blijkt door de afwezigheid van je werknemer pas echt in welke mate je bedrijf veerkrachtig is. Valt je hele werkproces in duigen omdat je het zonder deze werknemer moet stellen? Een duidelijk teken dat het tijd is om je bedrijfsprocessen te gaan evalueren en ervoor te zorgen dat er meer flexibiliteit in het systeem komt. Bovendien kan de vrijgekomen positie de rest van het team een kans geven om nieuwe vaardigheden te leren of tijdelijk te ervaren hoe een andere positie hen bevalt. Het resultaat: een veerkrachtiger team dat snel kan inspelen op problemen.

Tot slot heeft een tijdje minder of niet werken vaak een erg positieve impact op de werknemer in kwestie. Of deze nu onbetaald verlof neemt voor een vakantie, om een cursus te volgen, tot rust te komen, of tijd met het gezin te besteden: het resultaat is bijna altijd een meer ontspannen én erg dankbare werknemer, die met hernieuwde motivatie weer aan het werk begint. Keur je het onbetaald verlof van je deze werknemer niet goed, dan maak je kans dat de motivatie helemaal weg is, of zelfs dat de werknemer opstapt. Zo gaat er belangrijke ervaring verloren in je bedrijf.

En zelfs op de rest van je personeel kan een flexibel beleid rond onbetaald verlof een goede invloed hebben. Ben je bang dat iedereen plots voor langere tijd op vakantie zal willen? Maak je geen zorgen: mensen gaan niet zomaar op sabbatical, dat heeft immers ook voor hen grote financiële gevolgen. Wel is het zo dat je werknemers een positievere indruk zullen hebben van jou als werkgever, en daardoor ook meer geneigd zullen zijn om je bedrijf aan te prijzen aan zowel klanten als kandidaten voor open vacatures. Win-win, dus.

Lees ook: Zo versterk je je employer brand

Zaken om op te letten

Het mag duidelijk zijn dat onbetaald verlof zowel voor jou als voor je werknemers een positieve katalysator kan zijn. Toch is het belangrijk dat je dit onbetaald verlof grondig bespreekt en regelt, zodat geen van beide partijen voor onaangename verrassingen komt te staan. Stel dus zeker een overeenkomst op waarin je alle relevante punten bespreekt.

Wat moet in zo’n overeenkomst staan? In ieder geval wanneer het onbetaald verlof begint en eindigt. Daarnaast is het belangrijk om de secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemer te bespreken. Mag de werknemer de auto of laptop van het werk blijven gebruiken tijdens de sabbatical, of moeten die tijdelijk worden ingeleverd? Maak ook afspraken over communicatie: wil de werknemer graag op de hoogte blijven en bijvoorbeeld elke maand een halve dag inchecken met het team, of wil hij liever helemaal niet bereikbaar zijn? 

Tot slot is het ook belangrijk om te bespreken wat er gebeurt bij onvoorziene omstandigheden. Wat als de werknemer ziek wordt tijdens zijn sabbatical? Mogelijk is het niet zinvol om het onbetaald verlof bij ziekte te laten doorlopen. Maak daarom in de overeenkomst duidelijk onder welke omstandigheden het mogelijk is om het onbetaald verlof vervroegd af te breken.

Conclusie

Of je werknemer nu minder wil gaan werken, er een jaartje op uit wil of aan een passieproject gaat werken: sabbaticals en onbetaald verlof zijn geen ramp voor je bedrijf, zolang je goede afspraken maakt. Jezelf opstellen als een empathische en flexibele werkgever doet wonderen voor je reputatie, en voor de sfeer op de werkvloer – een onbetaalbaar voordeel, dat de extra moeite meer dan waard is.