Ghosting in recruitment komt vaker voor dan je denkt. Denk aan kandidaten die zonder enige aankondiging ineens van de aardbodem lijken te verdwijnen. Maar ook aan werkgevers die plotsklaps niets meer van zich laten horen. Dit lijkt ons een perfecte missie voor de Ghostbusters.

Ken je ze nog, de Ghostbusters? De onverschrokken spokenjagers waren in de jaren ‘80 populaire filmhelden. Tegenwoordig zijn ze bezig aan een comeback, zoals blijkt uit de film Afterlife die afgelopen november in première ging. Zoals de spokenjagers die de strijd aangaan met ongrijpbare elementen, kunnen wij samen proberen het fenomeen ghosting in recruitment uit de wereld te helpen. 

In onze serie over ghosting onderzochten we al eerder wat we verstaan onder ghosting in recruitment en waarom kandidaten werkgevers ‘ghosten’ tijdens het sollicitatieproces. In dit blog verzamelen we de uitkomsten en de verhalen van respondenten. De inzichten die we kregen, vertalen we naar strategische beslissingen en concrete acties. Zodat jij snel en doeltreffend korte metten kunt maken met ghosting.

Allerlei factoren spelen een rol

Je zou natuurlijk kunnen denken: ”is ghosting niet gewoon het probleem van de kandidaat? Hij of zij laat immers een super leuke baan bij mijn geweldige bedrijf schieten?” Maar dat is een beetje kort door de bocht. 70% van de recruiters neemt aan dat kandidaten plotseling afhaken, omdat ze een beter aanbod hebben gekregen. Toch is dat lang niet altijd het geval. Werkzoekenden geven namelijk aan dat dit slechts in 40% van de gevallen waar is. Welke andere factoren spelen dan een rol? En hoe kunnen werkgevers hen van gedachten laten veranderen? We zoomen in op 4 belangrijke factoren.

#1 Communicatie

Communicatie is de bouwsteen voor elke goede relatie. Het is belangrijk voor persoonlijke verhoudingen, maar net zo goed voor de relatie tussen werkgever en kandidaat. Uit ons onderzoek blijkt dat beide partijen het belang van communicatie onderkennen. 63% van de werkgevers gelooft dat betere communicatie ghosting kan verminderen. Van hun kant geven werkzoekenden aan dat slechte communicatie één van de belangrijkste oorzaken is waarom ze plotseling afhaken tijdens het recruitmentproces.

63% van de werkgevers denkt dat betere communicatie ghosting zal verminderen

Bron: Indeed

Dit gevoel speelt sterker bij Generatie Z en Millennials dan bij oudere generaties. Bijna een derde van de werkzoekenden tussen de 18-34 jaar geven aan dat zij ghosten, omdat ze het ongemakkelijk vinden om de recruiter of hiring manager te vertellen dat ze niet langer geïnteresseerd zijn in de vacature. In de leeftijdsgroep 35-44 jaar geeft maar een vijfde dit als reden van ghosting. Hoe kunnen werkgevers dit in hun voordeel inzetten?

Communiceer tijdig en duidelijk. Wees vanaf het allereerste moment in het recruitmentproces helder en eerlijk in je communicatie. Zorg ervoor dat kandidaten alle benodigde informatie hebben en geef aan wie ze kunnen benaderen als ze verder nog vragen hebben of als er onduidelijkheden zijn. 13% van de ghosters zegt dat ze zonder bericht zijn afgehaakt, omdat ze geen idee hadden hoe ze zich konden afmelden. In de groep van 18-34 jarigen loopt dit percentage zelfs op tot 15%. Een drempel die werkgevers heel eenvoudig kunnen wegnemen.

15% van de kandidaten tussen 18-34 jaar ghost omdat ze niet weten wat ze moeten doen

Bron: Indeed

Stel de kandidaat centraal in je communicatie. Luister goed naar kandidaten en probeer te achterhalen wat hun wensen en behoeften zijn. Moedig hen aan om vragen te stellen en sta open voor hun antwoorden, ook als die anders zijn dan verwacht. Vraag regelmatig terugkoppeling, zodat je weet hoe ze ‘in de wedstrijd zitten’. Geef duidelijkheid. Vertel wat ze van jou kunnen verwachten, wat je van hen verwacht en wanneer. Maar wees tegelijkertijd mild als ze er anders in staan of meer tijd nodig hebben. 

“Sommige recruiters hebben geen geduld. Ze pushen me om snel te beslissen en luisteren niet naar wat ik zeg. Logisch toch dat ik dan gewoon stop met antwoorden?”, aldus een verontwaardigde kandidaat.

Wees empathisch. Stap in de schoenen van de kandidaat. Solliciteren is best spannend en voor velen voelt het als een sprong in het diepe. Bovendien vinden veel mensen het lastig om te zeggen wat ze denken. Stel je toegankelijk op, toon begrip en vraag naar de redenen van de beslissing. Deze kunnen wel eens heel anders zijn dan je dacht en je waardevolle nieuwe inzichten bieden.

“Ik had de perfecte kandidaat in procedure, maar tot mijn verbazing kwam ze niet opdagen voor het gesprek. Pas na vele pogingen kreeg ik haar aan de lijn. Terwijl ik dacht dat ik werd geghost, bleek dat ze in het ziekenhuis lag na een ernstig ongeluk”, vertelt een recruiter.

Sommige kandidaten geven aan dat ze plotseling zijn afgehaakt, omdat ze het toch te spannend vonden. Er zijn signalen dat dit tegenwoordig vaker voorkomt, nu veel interviews als gevolg van de coronamaatregelen digitaal plaatsvinden. Heb als werkgever oog voor de emoties van kandidaten en maak de recruitmentprocedure zo laagdrempelig en prettig mogelijk. 

Ik durfde niet goed te zeggen dat ik me had bedacht, dus ben ik gewoon niet naar het gesprek gegaan.”

Doe er alles aan om zoveel mogelijk stress weg te nemen bij sollicitanten. Bijvoorbeeld door hen tips en tricks te geven hoe zij zich het best kunnen voorbereiden op het gesprek. Maar ook door een duidelijke routebeschrijving en parkeertips te geven bij een gesprek op locatie. Gaat het om een digitaal interview, geef dan duidelijk aan hoe dit in zijn werk gaat en hoe de kandidaat zo goed mogelijk tot zijn recht kan komen.

Vertel van tevoren hoe de sollicitatieprocedure is ingericht, wat je van de kandidaat verwacht en waar hij of zij belangrijke informatie kan vinden. Lees hier tips hoe je stress kunt voorkomen in het sollicitatieproces.

“Het is een paar keer gebeurd: ik kreeg een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek, maar vond het uiteindelijk te spannend. Dat durfde ik niet goed te zeggen, dus ben ik gewoon niet gegaan”, zegt een respondent.

Blijf in contact. Net als in een relatie, heeft de ander soms een beetje aanmoediging nodig. Ook in recruitment kan continue communicatie wonderen doen. Je houdt op die manier de vinger aan de pols, zodat je snel kunt achterhalen wat er omgaat in de kandidaat. En daar kun je dan direct op inspelen. 

Een van de geïnterviewden vertelt: “Ik was nog jong en nieuw in de branche. Ik zat in een sollicitatieprocedure voor een verantwoordelijke functie bij een toonaangevende organisatie. Maar toen kreeg ik twijfels. Ik was bang dat ik niet goed genoeg was en vroeg me af waarom ze überhaupt met mij in zee zouden gaan. Ik ben toen zelf afgehaakt en daar heb ik nog steeds spijt van. Wie weet hoe mijn carrière had gelopen als ik toen had doorgezet.”

Wat als de hiring manager op tijd het gesprek was aangegaan? Dan had hij waarschijnlijk de twijfels kunnen wegnemen, ghosting voorkomen en een veelbelovend, gemotiveerd talent aangenomen. 

#2 Transparantie

Talent heeft alle troeven in handen in deze krappe arbeidsmarkt. Toch blijft het zoeken naar een baan stressvol. Kandidaten hebben vaak meerdere sollicitaties tegelijkertijd lopen en  moeten dit combineren met hun huidige baan en verantwoordelijkheden. Bovendien is verandering altijd spannend, hebben ze keuzestress en willen ze weten waar ze aan toe zijn.

15% van de kandidaten zegt te hebben geghost  omdat het sollicitatieproces onduidelijk was

Bron: Indeed

Gebrek aan transparantie in het recruitmentproces is voor 15% van de werkzoekenden reden om zonder bericht af te haken. Voor Generatie Z en Millennials gaat het zelfs om een nog hoger percentage. Houd kandidaten op de hoogte gedurende het gehele sollicitatieprocedure. Vertel ze waar ze staan in het proces en laat tijdig weten of ze kansrijk zijn, of dat ze beter verder kunnen kijken.

Transparantie kan ook helpen als het recruitmentproces onverhoopt veel tijd in beslag neemt. Een veelgehoorde klacht is dat kandidaten vinden dat het allemaal veel te lang duurt. Veel gesprekken, lange tijd tussen de interviews, wachten op terugkoppeling. Het zijn allemaal momenten waarop je als werkgever het risico loopt waardevolle kandidaten kwijt te raken.

Een kwart van de respondenten geeft aan wel eens een werkgever geghost te hebben vanwege het ellenlange sollicitatieproces. Ook hier geldt dit des te meer voor Generatie Z en Millennials. Communiceer helder over de tijdlijnen in elke fase van het proces, zodat werkzoekenden realistische verwachtingen hebben en hun planning hierop kunnen aanpassen.

#3 Betrouwbaarheid en eerlijkheid

Eerlijkheid duurt het langst. Dat geldt privé, maar net zo goed in de werksfeer. Werkgevers die laten zien dat ze hun kandidaten waarderen en respecteren en hun beloften nakomen, voorkomen proactief ghosting tijdens het sollicitatieproces. 

Het is niet niks om een vertrouwde werkkring achter je te laten en ergens opnieuw te beginnen. Er moet heel wat gebeuren voordat een kandidaat bereid is om bij het kruisje te tekenen. Als werkgever moet je ze in elke fase van het sollicitatieproces verleiden en overtuigen, hen geruststellen en laten zien dat je betrouwbaar bent.  

Het is begrijpelijk dat een kandidaat gaat twijfelen als hij het gevoel heeft dat er ergens iets niet klopt. Communiceer duidelijk en wees eerlijk. Schets een oprecht beeld over het bedrijf, de rol, de verantwoordelijkheden en het salaris. Neem ook de ‘zachte kant’ mee in je verhaal, zoals de bedrijfscultuur, de verwachtingen en de dynamiek in het team. Voor recruiters en hiring managers begint het verhaal met eerlijk zijn naar jezelf. Vraag vervolgens goed door in het gesprek met de kandidaat, zodat je allebei goed kunt beoordelen of er sprake is van een match. 

Sommige recruiters beloven van alles, maar vervolgens hoor ik helemaal niets meer”

“Ik loop al heel wat jaartjes mee en merk dat recruiters vaak niet eerlijk zijn in gesprekken. Ze beloven van alles, maar vervolgens hoor ik vaak helemaal niets meer. Of ze sturen me naar een interview voor een baan die ver onder mijn niveau is, of gewoon ronduit slecht betaalt”, schrijft een respondent.

Authenticiteit is een belangrijk onderdeel van eerlijkheid. Schets een duidelijk en waarheidsgetrouw beeld van de rol en het bedrijf. Bijvoorbeeld door te vertellen hoe een gemiddelde dag eruit ziet, of - beter nog - deel reviews en testimonials van (ex)medewerkers. Vraag vervolgens met oprechte interesse welke delen van dit verhaal aanspreken en welke minder. Als je belangstellend en authentiek het gesprek aangaat, voelt een kandidaat zich uitgenodigd om ook eerlijk te zijn, waardoor ghosting helemaal niet nodig is. 

De kunst van het afwijzen 

Nee zeggen, daar voelen de meeste mensen zich niet prettig bij. Dit geldt voor kandidaten, maar net zo goed voor recruiters en hiring managers. Een persoon of een baan afwijzen is misschien wel een van de belangrijkste en tegelijkertijd meest onderschatte factoren in de candidate experience. Voor kandidaten is het verleidelijk om te ghosten in plaats van persoonlijk te melden dat ze niet langer geïnteresseerd zijn. Ook voor werkgevers is het verleidelijk een directe afwijzing te ontwijken. Het komt nog regelmatig voor dat kandidaten tijd en moeite hebben geïnvesteerd in hun sollicitatie, om vervolgens niets meer te horen van het bedrijf. 

Onthoud dat slecht nieuws nog altijd beter is dan geen nieuws. Kandidaten hebben er recht op te weten waar ze aan toe zijn. En als je het doet, doe het dan goed. In dit artikel vind je 7 tips om kandidaten respectvol af te wijzen.

Wees op zijn minst zo netjes om te laten weten dat ik de baan niet krijg en waarom”

“Niets is erger dan een oorverdovende stilte na een sollicitatie. Ik word er onzeker en boos van. Wees op zijn minst zo netjes om te laten weten dat ik de baan niet krijg en waarom”, zegt een vertwijfelde kandidaat.

#4 Aandacht

In deze krappe arbeidsmarkt heeft talent de banen voor het uitzoeken. Dat betekent dat je als werkgever alles uit de kast moet halen om hen te verleiden voor jou te kiezen.Doe dat met respect. Vergelijk het met de liefde. Wie denk je dat de meeste kans maakt op een duurzame relatie? De zelfingenomen, gespierde uitslover die helemaal vol is van zijn eigen prestaties, allerlei eisen stelt en alleen maar over zichzelf praat? Of degene die aandacht heeft voor zijn partner, attent en belangstellend is en gaat voor een win-win situatie voor beide partijen? 

“Ik heb een keer geghost omdat ik degene die mij interviewde irritant vond. Ze was arrogant en neerbuigend. Ik heb echt geen zin om met dat soort mensen samen te werken”, vertelt een geïnterviewde.

Dergelijke reacties horen we vaker. Kandidaten zijn sneller geneigd te ghosten als ze vinden dat recruiters of hiring managers zich onaardig, oneerlijk of respectloos gedragen.

Recruitment draait om relaties bouwen

De resultaten van ons onderzoek over ghosting in recruitment leren ons eigenlijk hetzelfde als wat ook weten uit het dagelijks leven. Het draait om relaties bouwen. In het recruitmentproces is dit de relatie tussen de kandidaat en de werkgever. En net als bij elke relatie zijn communicatie, transparantie, eerlijkheid en aandacht bepalend of je wel of niet met elkaar in zee wilt gaan en het goed hebt met elkaar.

Ontbreekt een van deze elementen, dan gaat het mis en raak je als werkgever ongewild veelbelovende kandidaten kwijt. Wil je ghosting voorkomen? Onderzoek dan hoe je onze tips zo goed mogelijk kunt verweven in elke fase van je recruitmentproces. Het helpt je waardevolle en duurzame relaties aan te gaan met kandidaten, zodat je sneller en eenvoudiger je juiste talenten voor je organisatie kunt aantrekken en vasthouden.