In deze tweedelige blogserie hebben we het over aantasting van de bedrijfscultuur. Wat houdt dit in, hoe beïnvloedt het je bedrijf, welke subtiele indicatoren zijn er die je kunt herkennen en welke kleine (maar krachtige) veranderingen kun je doorvoeren om de schade te herstellen voordat het te laat is? 

De pandemie duurt voort en veel medewerkers werken langer thuis dan aanvankelijk de bedoeling was. Werkgevers zoeken naar innovatieve manieren om hun medewerkers tevreden, gezond en betrokken te houden, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Cultuuraantasting, wat inhoudt dat een bevolking, groep of organisatie zijn kernelementen verliest, blijft een risico.  

In 2020 moesten alle bedrijven van koers veranderen als gevolg van de pandemie. Dat betekende dat ze nieuwe strategieën en tactieken moesten implementeren en hun bedrijfscultuur gaandeweg moesten veranderen. Sommige van deze veranderingen hadden negatieve gevolgen. In deel één van deze blogserie over aantasting van de bedrijfscultuur bespraken we drie andere problemen: een afname in sociaal kapitaal, verminderde productiviteit en burn-outs. 

In deel twee komen er nog drie tekenen van een aangetaste werkcultuur aan bod die we vaak over het hoofd zien, allemaal op het gebied van communicatie. Daarnaast bekijken we wat we eraan kunnen doen en hoe we de medewerkerservaring kunnen verbeteren.

1. Slechte communicatie over bedrijfsbrede initiatieven

Wees zo transparant en empathisch mogelijk

Verandering is lastig en mensen maken zich in deze tijd vooral zorgen over hun toekomst. In deel één hadden we het over het belang van goede communicatie, maar zoiets is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Bedrijfsleiders moeten zich naast hun dagelijkse werkzaamheden meer dan ooit bezighouden met informatievoorziening aan medewerkers en daarbij gaan soms details verloren.

Er zijn een paar subtiele indicatoren die je kunt herkennen. Stellen mensen regelmatig dezelfde vragen? En merk je verwarring en frustratie op wanneer ze die vragen stellen? Als je steeds dezelfde vragen krijgt over bedrijfsbrede initiatieven, zoals wanneer er weer op kantoor kan worden gewerkt of vragen over veranderde prioriteiten binnen de organisatie, dan is het tijd om eens goed na te denken over je antwoorden. 

Je kunt verschillende kleine aanpassingen doorvoeren om de situatie te verbeteren. Deel zo veel mogelijk nuttige informatie met je team over bedrijfsbrede initiatieven. Organiseer regelmatig momenten voor feedback en betrokkenheid. Wees zo transparant en empathisch mogelijk en zorg ervoor dat je berichtgeving aansluit bij de missie en visie van het bedrijf. Concentreer je tot slot op dat waar je invloed op kunt uitoefenen. Misschien lukt het niet om wekelijkse contactmomenten met het management te regelen voor medewerkers, maar je kunt terugkerende vragen van je team wel escaleren naar leidinggevenden en anderen die kunnen helpen. 

2. Te weinig samenwerking tussen verschillende afdelingen 

Stimuleer betrokkenheid door iedereen op de hoogte te houden.

De meeste medewerkers in de Verenigde Staten werken nog steeds thuis en het blijft een leerproces hoe ze het beste met elkaar kunnen communiceren over projecten, voortgang en doelen. Het kan in deze situatie extra lastig zijn om op de hoogte te blijven van het werk van andere teams.

Er zijn een paar subtiele indicatoren die je kunt herkennen. Houd in de gaten of medewerkers vergaderingen met collega's buiten hun eigen team afzeggen en of ze ongeïnteresseerd lijken in het werk van anderen. Mensen kunnen ook beschermender of defensiever zijn over hun eigen projecten en zich alleen nog maar op individuele doelstellingen richten.

Je kunt verschillende kleine aanpassingen doorvoeren om de situatie te verbeteren. Stimuleer betrokkenheid door iedereen op de hoogte te houden. Deel de successen, tegenslagen en voortgang van je eigen team proactief met andere afdelingen waarmee je nauw samenwerkt en moedig hen aan hetzelfde te doen. Hierdoor zien medewerkers hoe ze elkaar beïnvloeden met hun werk en ontstaan er kansen om samen aan projecten te werken waar beide teams iets aan hebben.

3. Vergadermoeheid

Veel van ons waren aan het begin van de pandemie al Zoom-moe en we zijn inmiddels al flink wat maanden verder. Als medewerkers de hele dag door vergaderingen hebben met telkens een halfuurtje of een uur ertussen, heeft dat een negatieve impact op hun probleemoplossend vermogen en kosten tijdrovende klussen ze nog meer tijd.

Verminder het aantal onnodige vergaderingen door een 'agendaregel' in te voeren

Er zijn een paar subtiele indicatoren die je kunt herkennen. Als mensen last hebben van vergadermoeheid, uit dat zich onder andere fysiek (vermoeide ogen, hoofdpijn) en mentaal (cognitieve uitputting, verwarring over lichaamstaal en non-verbale communicatie, onzekerheid doordat ze constant moeten presteren). Net als de meeste oorzaken van aantasting van de bedrijfscultuur kunnen deze klachten een domino-effect veroorzaken dat een negatief effect heeft op de productiviteit, de motivatie en het moreel. 

Je kunt verschillende kleine aanpassingen doorvoeren om de situatie te verbeteren. Organiseer elk kwartaal een 'vergaderaudit' met iedereen uit je team en laat ze de businesscase beoordelen voor elke terugkerende en afzonderlijke vergadering op de agenda. Als bepaalde onderwerpen ook gemakkelijk per e-mail of telefoon kunnen worden besproken, doe dat dan. Je kunt het aantal onnodige vergaderingen ook beperken door een 'agendaregel' in te voeren: er moeten altijd minstens een paar punten worden opgeschreven over het doel van de vergadering en als niemand deze informatie kan verstrekken, moet de vergadering worden uitgesteld.

Om goed om te gaan met actuele en toekomstige veranderingen, is het belangrijk dat je in een vroeg stadium doorhebt dat de bedrijfscultuur wordt aangetast. Voer vervolgens oplossingen door waarmee je voorkomt dat de problemen terugkomen. Blijf vragen stellen, luister naar je medewerkers en ga na wat ze nodig hebben van hun organisatie en leidinggevenden. Zo creëer je voor iedereen een prettigere werkomgeving, ook virtueel.