Herkenbaar? De telefonische kennismaking ging goed en de kandidaat lijkt erg geschikt voor je openstaande functie. Nu is het tijd voor het face-to-facegesprek. Je spreekt een tijd af die voor jullie allebei goed uitkomt, en dan… trekt de kandidaat zich terug! Je bent weer terug bij af.

Vervelend, vooral als een kandidaat gewoon niet komt opdagen. Voor mkb’ers is dit nog frustrerender, aangezien de eigenaar meestal meerdere rollen in het bedrijf heeft en de werving en selectie vaak zelf doet.

De werkloosheid daalt en dat betekent dat kandidaten het voor het zeggen hebben. En dat houdt weer in dat recruiters meer en meer te maken krijgen met sollicitanten die afzeggen of niet komen opdagen. Is daar nu echt niets aan te doen? Jawel. Probeer deze vijf tips eens.

1. Ontdek hoe geïnteresseerd de kandidaat daadwerkelijk is

Hoe druk je ook bent en hoe hard je ook iemand nodig hebt, neem wel de tijd om de juiste persoon te vinden. Stap één is dus om te ontdekken of een kandidaat oprecht interesse heeft in de openstaande functie.

Hoe? Ga meteen de diepte in tijdens een telefonische kennismaking. Bespreek taken en verantwoordelijkheden uitvoerig, zodat de kandidaat zich een goed beeld van de baan kan vormen. Probeer er ook achter te komen wat de kandidaat precies drijft, waarom hij naar een andere baan op zoek is en – uiteraard – wat zijn salarisverwachtingen zijn.

En belangrijker nog: luister. Passen zijn antwoorden bij de baan én de bedrijfscultuur? Je zoekt immers iemand die met beide een goede match is.

2. Houd contact

Communicatie en betrokkenheid zijn essentieel, dus wees expliciet en stel jezelf vriendelijk en oprecht op. Laat de kandidaat weten dat zijn interesse in je bedrijf erg gewaardeerd wordt.

Verplaats je in een kandidaat en beschrijf alles wat jij zelf zou willen weten: de belangrijkste informatie over het bedrijf en de baan zelf, maar ook de vervolgstappen van de sollicitatieprocedure. Volg het telefoongesprek op met een e-mail om zoveel mogelijk onzekerheid weg te nemen.

Daarnaast, vraag kandidaten bijvoorbeeld al tijdens de telefonische kennismaking of ze het je willen laten weten als ze besluiten zich toch terug te trekken. Bevestig bovendien de afspraken voor de gesprekken meerdere keren. En, laat ook iets van je horen naarmate de datum dichterbij komt.

Vertel met wie de kandidaat het sollicitatiegesprek zal gaan voeren en doe dat al in een vroeg stadium. Zo bouw je een vertrouwensbasis op, wat het risico op terugtrekken verkleint.

3. Houd rekening met de kandidaat

Probeer face-to-facegesprekken snel in te plannen. Want hoe langer je wacht, des te groter de kans dat een ander bedrijf je voor is. De mensen die je wilt spreken, hebben vaak een volle agenda. Flexibiliteit is dus essentieel – een mooie manier om een kandidaat te laten merken dat hij of zij belangrijk voor je is.

Hoe graag wil je deze kandidaat hebben? Soms is het de moeite waard net dat stapje extra te zetten, ook al is dat minder handig voor jezelf. Overweeg eens om een gesprek via video te voeren, of juist niet op kantoor maar in een café, of na kantooruren. Voorkom in ieder geval dat je een afspraak moet verzetten. Dat komt niet erg georganiseerd over op de kandidaat.

4. Wees eerlijk tegen jezelf

Vat afzeggingen niet persoonlijk op. Zie ze juist als een leermoment. Achterhaal bij de kandidaat waarom hij zich terugtrok en bekijk op basis daarvan wat je kunt doen om het wervingsproces bij jouw bedrijf te verbeteren.

Maar je kunt ook op een andere manier aan deze informatie komen. Als er duidelijk een patroon is aan te wijzen in de terugtrekkingen, dan is het zaak eens goed te bekijken hoe je bedrijf van buitenaf gezien wordt. Schrijven kandidaten online negatieve reviews? Is de sollicitatieprocedure net een tweedaagse marathon? Is het salaris dat je biedt wel conform het marktgemiddelde?

In het huidige digitale tijdperk kun je niet meer negeren wat mensen online zeggen. Leer er juist van. Of houd de controle door je eigen Bedrijfspagina te maken, waar je informatie kunt delen over het dagelijks werk bij jouw bedrijf en direct kunt reageren op de feedback van werkzoekenden.

5. Geef niet op

Zoals voor zoveel dingen in het leven, geldt ook voor recruitment dat opgeven geen optie is. En wees ook niet zo ongeduldig dat je iemand aanneemt alleen maar om de vacature te vervullen. Misschien mis je dan wel net die ene perfecte match met je bedrijf.

Als je een bepaalde kandidaat graag wilt, is de kans groot dat een andere werkgever hem ook interessant vindt. Creëer daarom waar mogelijk een buffer tegen afzeggingen door meerdere kandidaten te selecteren voor een sollicitatiegesprek. Nodig je normaal gesproken drie sollicitanten uit? Ga dan nu eens voor vijf. Want voorkomen is beter dan genezen.

Met deze vijf tips moet het lukken minder last te hebben van afzeggingen, zodat je meer kans maakt de juiste kandidaat te vinden voor je openstaande functie. Het talent is er wel, nu moet je het alleen nog binnenhalen!