front desk manager vacatures in Nijmegen

Voor een adviesbureau zijn wij op zoek naar een Management Assistent

Het gaat om een ruimtelijk-economisch adviesbureau die overheden en marktpartijen helpen bij prioriteiten stellen van een toekomstbestendige woon- en werkomgeving. Nederland staat namelijk voor grote uitdagingen op het gebied van woningbouw, duurzame energie, circulaire economie en meer ruimte voor water en groen. Hun adviezen zijn gericht op brede welvaart, waarbij economie, mensen en natuur samen floreren.

Ze bieden innovatieve en deskundige oplossingen, gesteund door een team van 30 experts. Ze organiseren webinars, trainingen en congressen om kennis te delen en samen te werken aan de toekomst.

ABOUT THE JOB

In deze functie ben je een belangrijke spil in ‘t web van de organisatie; de motor-olie van kantoor! Je biedt constante ondersteuning en assistentie aan de directie en de adviseurs waar nodig, zodat zij efficiënt kunnen werken. Je bent dus flexibel en assertief, vooral omdat geen dag hetzelfde hoeft te zijn, waardoor ook je takenpakket hybride is.

Je belangrijkste taak is het redigeren van o.a offertes, rapporten en andere documenten, waarbij je strikt let op naleving van de huisstijl, tekstindeling, grammaticale correctheid (spelling-check) en tone of voice. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Dit omvat het beheren van de front desk, waar je zorgt voor (telefonische) bereikbaarheid en gastvrijheid voor klanten en relaties. Je houdt de kantoorruimtes representatief, bereidt ruimtes voor meetings voor, en regelt waar nodig catering. Verder beheer je de agenda's van directie en adviseurs, plant afspraken in, en regelt reserveringen voor restaurants en hotels. Overall bewaak je klantcontact en klanttevredenheid, en ben je scherp in het signaleren van kansen en mogelijkheden als het gaat om relevante aanbestedingen / tenders, en verstrek je hier intern de juiste informatie over zodat collega's hierop kunnen inspelen.

Waar liggen dus jouw verantwoordelijkheden?

• Redigeren: je taalvaardigheid is zo verfijnd dat zelfs de kleinste nuance niet aan je voorbijgaat.
• Frontdesk/receptie management
• Catering kantoor/reserveringen/vergaderruimtes
• Agendabeheer/afspraken inplannen
• Tijdschrijven, prospects, klantenbestand, LinkedIn, klanttevredenheid
• Backoffice beheer
• Tendermanagement / aanbestedingen

Dit is wie je bent

• Je bent detailgericht met een scherp oog voor tekst en vormgeving.
• Nauwkeurigheid is jouw tweede natuur; je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit en consistentie van alles wat je onder handen krijgt.
• Je bent proactief en organiseert je werk efficiënt, waardoor je moeiteloos schakelt tussen het redigeren van documenten en het beheren van dagelijkse kantooractiviteiten.
• Gastvrijheid en klantgerichtheid zijn voor jou vanzelfsprekend, en je weet op een vriendelijke en professionele manier relaties te onderhouden.

Dit is wat je krijgt

Allereerst een uitdagende baan in een gezellig team, met veel ruimte voor eigen initiatieven en ontwikkeling. Verder krijg je een werkplek in een prachtig rijksmonument in het centrum van Arnhem, op loopafstand van het station. Hybride werken is absoluut mogelijk. Je komt terecht in een dynamische werkomgeving met veel ambitieuze, informele en gezellige collega’s.

Salaris: 2850 per maand obv 40 uur
Aantal uur: 20/24 uur per week

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: Vanaf €2.850,00 per maand

Werklocatie: Fysiek